KommunalgremiumAlle Ebenen beteiligen

Der IT-Planungsrat (IT-PLR) ist das zentrale Gremium für die Koordination der Zusammenarbeit von Bund und Ländern in Fragen der Informationstechnik, der Steuerung von E-Government-Projekten, der Erarbeitung und Verabschiedung fachunabhängiger und fachübergreifender IT-Interoperabilitäts- und IT-Sicherheitsstandards sowie weiterer Aufgaben. In seiner 30. Sitzung im Oktober 2019 hat der IT-PLR die Einrichtung eines Kommunalgremiums (KoG) beschlossen. Mit diesem sollte die kommunale Stimme auch institutionell verankert werden, mit dem Ziel „des unmittelbaren Dialogs mit kommunalen Bedarfsträgern in Ergänzung zu der bestehenden Einbindung der kommunalen Spitzenverbände im IT-PLR.“ Die Föderale IT-Kooperation (FITKO) sollte die Entscheidung umsetzen; zugleich galt es, das KoG in die Gremienstruktur des IT-PLR zu integrieren.
Lange hatte die kommunale Familie darum gebeten, unmittelbar und frühzeitiger in die Konzeption und Umsetzungsplanung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) eingebunden zu werden. Denn föderal bedeutet, alle Ebenen im System zu beteiligen, und nicht die Kommunen als Anhang unter dem jeweiligen Bundesland zu subsummieren. Nach rund der Hälfte des fünfjährigen OZG-Korridors wurde dieser Systemfehler korrigiert.

Auftaktsitzung Ende August

Pandemiebedingt wurde die für das Frühjahr 2020 geplante Auftaktsitzung schließlich Ende August in den Räumlichkeiten der FITKO in Frankfurt am Main physisch durchgeführt. Das 14-köpfige Kommu­nalgremium unter dem Vorsitz der FITKO setzt sich zum einen zusammen aus den Städten Leipzig, Düsseldorf und Paderborn, den Kreisen Groß-Gerau, Cochem-Zell und Aschaffenburg (Vertretung: Deutscher Landkreistag), der Verbandsgemeindeverwaltung Kaiseresch, dem Hessischen Städtetag sowie dem Deutschen Städte- und Gemeindebund. Zum anderen hat die Bundes-Arbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister, Vitako, einen Vertreter aus ihrer Geschäftsstelle sowie je einen Vertreter der kommunalen IT-Dienstleister AKDB und ekom21 entsendet. Weiter sind zwei Vertreter der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) Teil des Gremiums.

Beratungsfunktion zeitnah wahrnehmen

In einem ersten Schritt erarbeitete das Gremium seine Ziele und Werte und legte seine Arbeitsweise fest, um seine Beratungsfunktion für den IT-PLR möglichst zeitnah und wirksam wahrnehmen zu können. In Anlehnung an die Aufgabenstellung des IT-PLR hat das Gremium zwei Arbeitsinhalte konkretisiert: die Ausgestaltung eines übergreifenden kommunalen IT-Bedarfsmanagements sowie die Etablierung einer kommunalen Informations- und Kommunikationsplattform zu Kooperations- und Standardisierungsvorhaben sowie zu aktuellen Entwicklungen in der föderalen IT.
Die Bündelung des kommunalen IT-Bedarfsmanagements ist eine Herkulesaufgabe, die aber aufgrund der bisherigen Erfahrungen der Kommunen im OZG-Kontext dringender denn je ist. Dabei liegt der Fokus nicht auf einer Gleichmachung der bunten und heterogenen IT-Landschaft der Kommunen. Vielmehr geht es darum, notwendige und wirkungsvolle Standards zu schaffen, um die kommunale Realität mit der sich gerade entwickelnden föderalen OZG-Technologielandkarte in Einklang zu bringen.

Adressatengerechte Information

Großen Optimierungsbedarf sehen die Teilnehmer hinsichtlich einer adressatengerechten Information der Kommunen durch Bund und Länder. Eine besondere Bedeutung liegt in der konkreten Ausgestaltung des Sender-Empfänger-Verhältnisses. Der bloße Hinweis auf allgemein zugängliche Informationsplattformen, in denen abstrakte Sachstände abgeholt werden müssen, reicht nicht aus. Zu Recht werden konkrete Informationen gefordert, vergleichbar mit Ausführungsbestimmungen bei neuen oder geänderten Gesetzen. Sofern diese noch nicht existieren, ist es eine Bringschuld von Bund und Ländern, hierüber offen und transparent zu kommunizieren, damit auf kommunaler Seite zumindest entsprechende Vorbereitungen getroffen werden können. Diese iterative Vorgehensweise scheint noch stark verbesserungsfähig. Zugleich sehen die KoG-Vertreter Verbesserungsmöglichkeiten in der Kommunikation unterei­nander, etwa zu bereits entwickelten und produktiv genutzten Online-Diensten. Hier gilt es, vorhandene Plattformen oder Formate interkommunalen Austausches zu nutzen oder zu reaktivieren.

Geschützter Raum

Die Mitglieder des KoG sind sich der Chance bewusst, die ihnen seitens des IT-PLR angeboten wird. Die Teilnehmer haben sich daher selbst auferlegt, im KoG vertrauensvoll, unbürokratisch und unpolitisch wirken zu wollen. Ziel ist es, die Vielfalt der Anforderungen und bestehenden Lösungen der kommunalen Familie zu würdigen, und trotzdem in einem geschützten Raum zu einem lösungs- und sachorientierten Austausch fähig zu sein. In diesem Zusammenhang haben sich die Teilnehmer auch damit beschäftigt, wie die Zusammenarbeit im KoG konkret gestaltet werden kann. Dabei ist das Spannungsverhältnis auf der operativen Umsetzungsebene einerseits sowie der strategischen Zielebene andererseits auszubalancieren. Das ist nicht gerade einfach, denn die Bandbreite und Vielfalt in der kommunalen Familie ist groß und bunt. Es wird also die Aufgabe sein, Erwartungen und Wünsche zu diskutieren und um die bestmöglichen Anforderungsprofile zu ringen, die dann an den IT-PLR adressiert werden.

Monatliche Videokonferenzen

Der Arbeitsturnus sieht zwei physische Treffen pro Jahr sowie monatlich virtuelle Videokonferenzen vor. Die Mitglieder können Themen, die für sie der Klärung oder der Bearbeitung bedürfen, in das Gremium einbringen. Zugleich wird eine frühzeitige Einbindung in konzeptionelle Überlegungen und Vorhaben erwartet, um rechtzeitig und inhaltlich fundiert beraten zu können.
Aktuell hat das KoG in einer Videokonferenz im November 2020 über Inhalte der 33. Sitzung des IT-PLR beraten. Schwerpunkte waren dabei die Interpretation des EfA-Prinzips (Einer für Alle), die Möglichkeiten zur Nutzung des FIT-Store für Kommunen sowie die Bewertung des aktuellen Konzeptionsstands der Plattform FIT-Connect. So können Kommunen Online-Dienste aus dem FIT-Store nicht direkt abrufen; dazu sind nur der Bund und die Länder berechtigt. Folglich wird sich das KoG dafür einsetzen, dass die Art und Weise, wie Länder ihren Kommunen in Zukunft Online-Dienste anbieten und verfügbar machen, ebenfalls auf Basis des EfA-Prinzips und bestenfalls mit einem einheitlichen Geschäftsmodell erfolgt. Hierzu werden konkrete Anforderungen definiert und dem IT-PLR vorgelegt.
Auch wenn noch nicht ganz klar ist, wie die einzelnen Rädchen im Kommunalgremium sowie in der Gremienstruktur des IT-Planungsrats ineinandergreifen können, war die große Bereitschaft der kommunalen Familie spürbar, die OZG-Umsetzung positiv zu gestalten und sich dabei aktiv einzubringen.