BayernStarkes Trio

Die kommunale Landschaft ist mit ihren unterschiedlichen Aufgaben, Verantwortlichkeiten, verschiedenen Fachverfahren, individuellen Bedarfen vor Ort und ungleichen personellen und finanziellen Mitteln in vielerlei Hinsicht sehr heterogen. Die Herausforderungen, denen die Kommunen im Kontext der Digitalisierung gegenüberstehen wiederum ähneln sich sehr stark. Dazu zählen: Personal- und IT-Fachkräftemangel, begrenzte finanzielle Spielräume, fehlende Standards und Schnittstellen, gewachsene Strukturen sowie rechtliche Hürden. Um mittels Digitalisierung Prozessoptimierungen und Effizienzsteigerungen zu erzielen, müssen Großstädte zusätzlich besondere Anforderungen in den Verwaltungsabläufen berücksichtigen. Die Städte München, Augsburg und Nürnberg haben sich deshalb für einen gemeinsamen Weg entschieden.
In der Kooperation der Städte, welche sich kurz M-A-N nennt, wird an verschiedenen Digitalisierungsthemen gearbeitet. Dabei verbindet die drei Kommunen ein Ziel: Die Daseinsvorsorge für alle Bürgerinnen und Bürger bleibt auch in Zeiten der Digitalisierung die zentrale Aufgabe. Das gilt vor allem für die urbanen Zentren, zu denen die drei größten Städte Bayerns zählen und in denen summiert rund 18 Prozent der Einwohnerinnen und Einwohner des Freistaats leben. Vielfältige Fragen rund um die Modernisierung der Verwaltung stehen an und die Attraktivität und Zukunftsfähigkeit der Städte müssen gesichert werden. Damit dies erreicht werden kann, müssen die Kommunen bei der digitalen Transformation deutlich an Geschwindigkeit zulegen. So wollen die drei Städte durch eine gemeinsame und abgestimmte Vorgehensweise sowie den Austausch von Lösungen effizienter und schneller agieren sowie gegenseitig von Erfahrungen profitieren.

Kooperationsvertrag als Grundlage

Doch wie sieht diese Zusammenarbeit in der Praxis aus? Die Grundlage bildet eine Kooperationsvereinbarung, welche die Digitalisierungsverantwortlichen der drei Städte im Jahr 2019 geschlossen haben. Hintergründe und Ziele der Zusammenarbeit, ein geplantes Vorgehen sowie Bestimmungen zu Kostentragung, Vertraulichkeit, Datenschutz und IT-Sicherheit bilden die Eckpfeiler. Darauf aufbauend finden quartalsweise gemeinsame Treffen auf Ebene der Digitalisierungsreferentinnen und -referenten statt. Darin geht es darum, konkrete Themen der Kooperation zu identifizieren, sich über diese sowie Aktuelles rund um die Digitalisierung der Verwaltung auszutauschen und sich dazu zu positionieren. Anschließend werden Arbeitsgruppen gebildet, die sich aus Vertreterinnen und Vertretern der drei Städte zusammensetzen und die identifizierten Themen auf operativer Ebene angehen. Aktuelle Themen der M-A-N-Kooperation sind die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) sowie der Aufbau eines Daten-Managements, insbesondere auch im Hinblick auf die anstehende Registermodernisierung und die Entwicklung eines Open-Data-Portals.

Aufteilung in drei Arbeitsgruppen

Der Erfahrungsaustausch und die Abstimmung im Bereich des OZG teilt sich in drei Arbeitsgruppen auf: Unter Leitung der Stadt Nürnberg geht es im Technik-Team um die in den drei Städten eingesetzten technischen Komponenten zur OZG-Umsetzung sowie die Definition von technischen Standards und geeigneten Schnittstellen zu den verschiedenen Fachverfahren. Das Herzstück bildet dabei der Formularservice. Die drei Städte nutzen hier das gleiche Produkt. Im Fach-Team, welches von der Stadt Augsburg geleitet wird, geht es um fachliche und prozessuale Umsetzungsfragen: Ist der Online-Dienst auch richtig aufgebaut? Gibt es Schwierigkeiten beim Ausfüllen für Bürgerinnen und Bürger? Wie erfolgt die weitere Bearbeitung des Antrags innerhalb der Verwaltung? Welche Herausforderungen in der Nutzung gibt es in den Dienststellen und wie kann man diesen erfolgreich begegnen? Schließlich bearbeitet das Kern-Team unter Federführung der Landeshauptstadt München grundlegende Fragestellungen rund um die Umsetzung des OZG: Welche Leistungen werden in welcher Stadt priorisiert? Wie geht man weiter vor? Welche neuen rechtlichen Entwicklungen zeichnen sich ab und wie will man auf diese reagieren? Auch geht es um die gemeinsame Pressearbeit und die Zusammenarbeit mit weiteren Kommunen sowie dem Freistaat Bayern.
Alle drei Arbeitsteams nutzen eine gemeinsame Sharing-Plattform, welche München der Städtekooperation als virtuelle Heimat zur Verfügung stellt. Neben der Plattform sind es aber vor allem die pro Arbeitsgruppe monatlich stattfindenden Online-Besprechungen, die einen echten Mehrwert haben.

OZG-iF-Store

Ein Highlight der M-A-N-Kooperation ist der so genannte OZG-iF-Store, der sich ebenfalls auf der Kooperationsplattform befindet. Dabei handelt es sich um eine Sammlung von Online-Diensten, die sukzessive zur freien Verwendung für die jeweils anderen Kooperationspartner hochgeladen werden – inklusive hilfreicher Zusatzinformationen. Durch den gegenseitigen Austausch von Online-Diensten konnte man innerhalb der drei Städte ein Einer-für-Alle-Prinzip etablieren, welches ein schnelleres Vorankommen bei der OZG-Umsetzung möglich macht und den drei Städten eine Spitzenposition im interkommunalen Vergleich eingebracht hat.
Im Themenfeld Daten-Management ist für Veröffentlichungen im breiten Feld von Open Data zunächst Kenntnis über die in den vielen Dienststellen und Betrieben der jeweiligen Städte vorhandenen Datensilos zu gewinnen. Welche Datenbestände in welcher technischen und organisatorischen Form zur Einbindung in eine Open-Data-Plattform genutzt werden können, ist mit den jeweils Verantwortlichen abzustimmen. Die Abfrage selbst wird seitens der Stadt Augsburg vorbereitet und – dank insoweit vergleichbarer Systemlandschaft in den Städten München und Nürnberg – jenen zur Nachnutzung bereitgestellt.

Austausch statt Konkurrenz

Einen weiteren Mehrwert bietet die Städtekooperation bei der Entwicklung gemeinsamer Positionen und einem gemeinsamen Auftreten im Dialog mit dem Bund und dem Freistaat. Dabei versteht sich M-A-N nicht als Konkurrenz zu den kommunalen Spitzenverbänden, mit denen man intensiv im Austausch steht. Vielmehr ist das Städtebündnis als Ergänzung zu sehen, um auf die besonderen Herausforderungen und Problemstellungen der Großstädte aufmerksam zu machen.
Nach inzwischen knapp drei Jahren lässt sich festhalten, dass Kooperationen unter Partnern mit vergleichbaren Aufgaben, Strukturen und Problemstellungen sowohl strategisch als auch operativ ein effizienter und damit sinnvoller Weg sein können, den heutigen Herausforderungen zu begegnen. Sie stehen nicht im Wettstreit mit etablierten Verbänden, sondern helfen bei der arbeitsteiligen Aufgabenerledigung über formale Zuständigkeitsgrenzen hinweg.
Manuel Reyes Garcia ist Leiter des Teams Prozess- und Change Management im Amt für Digitalisierung, Organisation und Informationstechnik der Stadt Augsburg; Jutta Krey ist IT-Strategin E-Government im IT-Referat der Stadt München; Michael
Summerer ist E-Government Beauftragter und OZG-Programmleiter im Amt für Digitalisierung und Prozessorganisation der Stadt Nürnberg. Alle drei sind Mitglieder des Kern-Teams der M-A-N-Kooperation.