Webinar „Kommune21 im Gespräch“Digitaler Arbeitsplatz für die Verwaltung

Im Rahmen der Webinar-Reihe „Kommune21 im Gespräch“ sprachen Kira Sojka vom Team Soest Digital, Erwan Guiziou, Manager DACH bei Jalios und der Kommune21-Chefredakteur Alexander Schaeff über die Einführung einer Digital-Workplace-Plattform bei der Stadt Soest. Das Thema stieß auf großes Interesse, was nicht nur die Teilnehmerzahl, sondern auch der rege Austausch belegte.
Die westfälische Kreisstadt nutzte lange Jahre eine historisch gewachsene Intranet-Lösung, die aber nicht mehr alle Anforderungen abdecken konnte. Die neue Lösung sollte wie das bisherige Intranet vor allem als Ablage für Informationen dienen. Zudem wünschte sich die Stadt ergänzende Funktionen wie etwa digitale Austauschräume und Tools für das Projekt-Management. Die Wahl fiel schließlich auf Jalios – nicht zuletzt, weil Jalios einer der wenigen Anbieter ist, deren Digital Workplace nicht nur in der Cloud, sondern wahlweise auch On-Premises betrieben werden kann. Diese Möglichkeit, die Datensouveränität zu behalten, sei eine wichtige Vorgabe gewesen, berichtet Kira Sojka vom Soester Digital-Team.

Jalios passt sich an

Das 2001 in Frankreich gegründete Unternehmen Jalios bietet neben seinem Digital Workplace kollaborative Intranet- und Enterprise-Social-Network(ESN)-Lösungen. Mit dem Public Sector hat Jalios Erfahrung: Rund zwei Drittel seiner 450 Kunden gehören zur öffentlichen Hand, berichtet Erwan Guiziou. Die Software kann sehr flexibel auf die genauen Bedarfe der Kunden abgestimmt werden: Rund 120 Module stehen zur Verfügung, um alle Anforderungen in den Bereichen Kommunikation, Zusammenarbeit, Wissensmanagement und Effizienz zu erfüllen. Genügten diese nicht, könnten weitere Module entwickelt werden. „Wir passen uns den Kunden an“, sagt Guiziou. So ist auch eine Anbindung vieler bereits bestehender Systeme und Fachverfahren technisch möglich, etwa aus den Bereichen Personal, Dokumenten-Management oder auch Logistik. Die Liste möglicher Schnittstellen – bei Jalios Konnektoren genannt – werde ständig erweitert. Die Lösung werde von Kunden mit 100 Arbeitsplätzen, aber auch in Organisationen mit nehreren tausend Mitarbeitenden genutzt.

Mitarbeiter bei der Planung einbinden

Bei der Soester Verwaltung ist das Kernstück des Digital Workplace das neue Intranet, hinzu kommen rund 60 Community-Bereiche mit einer sicheren Dokumentenablage, Kommunikation, Kalender und Terminplaner (jeweils für Abteilungen, Projekte oder aber alle Mitarbeitenden), ein Projekt-Management-Tool mit einem Canban-Board und einer Aufgabenverwaltung, ein Event-Management-Tool, mit dessen Hilfe Fortbildungen und interne Veranstaltungen organisiert werden sowie ein Workflow-Modul für interne Anträge.
Eine der größten Herausforderungen bei der Umstellung auf Jalios sei es gewesen, festzulegen, welche Funktionen wirklich gebraucht werden, berichtet Kira Sojka vom Digital-Team der Stadt. Wichtig für die Akzeptanz und den Erfolg der neuen Lösung war es, Mitarbeitende aus der Verwaltung schon frühzeitig einzubinden. „Wir haben eng mit unseren Digitallotsen zusammengearbeitet. Dadurch wurden wir auf Pain Points einzelner Abteilungen aufmerksam, die uns sonst entgangen wären“, sagt Sojka. Das Kernstück des neuen Digital Workplace, das Intranet, wurde an die Struktur und das Layout der altvertrauten Lösung angelehnt – ein Weg, um für Akzeptanz bei den Mitarbeitenden zu sorgen. Regelmäßige Schulungen begleiten die Einführung.
„Ein solches Tool einzuführen ist ein globales Projekt, das nicht nur die IT betrifft. Auch HR und andere Abteilungen sollten eingebunden sein“, erläutert Guiziou. In Soest habe das hervorragend geklappt.

Zeitersparnis und zufriedene Mitarbeiter

Effizienzgewinne sind schon jetzt, kurz nach der Einführung, spürbar. So sorgen das Event-Management-Modul und das interne Antragswesen für eine hohe Zeitersparnis. In diesen Bereichen war zuvor viel händische Arbeit notwendig. Auch die Communities werden rege genutzt, vor allem die sichere Dokumentenablage. Dort landet, was nicht aktenrelevant ist, aber kurz besprochen werden muss. Aufgrund der leichten Bedienbarkeit der Lösung habe es bei der Einführung wenig Reibungsverluste gegeben. Ein Monitoring zur Nutzung einzelner Funktionen erlaube es zudem, im Detail nachzubessern. Das Mitarbeiter-Feedback sei sehr positiv, betont Sojka.
Mit Jalios sei es beispielsweise möglich, zu sehen, welcher Kollege woran arbeite, und ein benötigtes Dokument könne schnell in der aktuellen Version gefunden werden. Damit träten insgesamt auch weniger Störungen durch Rückfragen auf, erklärt Erwan Guiziou. Er schätzt mögliche Effizienzgewinne auf 20 bis 30 Prozent, räumt aber ein, dass es keine offiziellen Messungen gebe, weil Zeitaufwände vor der Umstellung nicht erhoben würden.

Rechteverwaltung, KI und Wissensmanagement im Fokus

Bei den Fragerunden im Webinar wurde auf weitere Funktionen von Jalios eingegangen. So ist es etwa problemlos möglich, externe Mitarbeitende zu Communities hinzuzufügen. Auch die Kollaboration mit Externen ist machbar. Dazu verfügt Jalios über eine differenzierte Rechteverwaltung. „Einer unserer Kunden hat sogar ein vollständiges Extranet für einen Kunden aufgebaut“, berichtet Erwan Guiziou. Insbesondere für das Wissensmanagement wird die Einbindung von KI – etwa vom Heidelberger Unternehmen Aleph Alpha – vorangetrieben.
Wissensmanagement ist auch in Soest ein großes Thema: „Wir wollen das Know-how der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in Zukunft ausscheiden, bewahren“, berichtet Sojka – ein Thema, das viele Kommunalverwaltungen umtreibt. Entsprechende Funktionen sollen in Soest bald ergänzt werden, ebenso wie die Möglichkeit, Jalios per Tablet oder Smartphone zu nutzen.
Jalios erweitert sein Angebot kontinuierlich um neue Module, Konnektoren, Funktionen und – wie jetzt mit den KI-Assistenten – auch Technologien. Dennoch gilt die Maxime: „Wir verkaufen nichts, was eine Kommune oder Organisation nicht wirklich braucht – und wir gehen in dem Tempo vor, das die jeweilige Stadt vorgibt“, betont Guiziou. An einer Demonstration oder weiteren Informationen Interessierte können gerne Kontakt aufnehmen, so der Jalios-Manager Guiziou.