GifhornDigitale Baugenehmigung

Die Stadt Gifhorn hat ihr Baugenehmigungsverfahren digitalisiert und kommt so der gesetzlichen Forderung einer elektronischen Antragstellung nach. Als Ergebnis einer circa einjährigen gemeinschaftlichen Projektarbeit wurde das digitale Baugenehmigungsverfahren eingeführt. Baugenehmigungen können ab sofort online beantragt werden – rechtssicher und medienbruchfrei.

Die niedersächsische Stadt mit etwa 44.000 Einwohnern hat in den vergangenen drei Jahren rund 650 Baugenehmigungsverfahren abgewickelt. Mit der Änderung der Niedersächsischen Bauordnung (NBauO) und der Niedersächsischen Bauvorlagenverordnung (NBauVorlVO) zum 1. Januar 2022 wurde die elektronische Kommunikation in bauordnungsrechtlichen Verfahren zur Norm erklärt. Dies stellte die Stadt vor die Herausforderung, ihre papierbasierte Antragsabwicklung grundlegend zu reformieren. Denn das Handling der papierbasierten Antragstellung führte häufig zu langen Bearbeitungszeiten. Reiko Müller, Verantwortlicher im Geschäftsbereich II für Digitalisierung, Projektkoordination und technische Umsetzung des digitalen Bauantragsverfahrens, erinnert sich: „Diese Vorgehensweise belastete sowohl die Verwaltung als auch die Antragstellenden, die auf zeitnahe Entscheidungen angewiesen sind.“

Technische Hürden gemeistert

Nach Festlegung der Rahmenbedingungen koordinierte die Stadt Gifhorn die Umsetzung der Antragsstrecke. Um dieses Vorhaben zu erfüllen, wurde das Unternehmen MACH ProForms mit der Errichtung von fünf Onlinediensten, wie der Beantragung einer Baugenehmigung, eines Bauvorbescheids und einer Abweichung, beauftragt, um ein medienbruchfreies E-Government zu gewährleisten. Ziel war es, neben einer NBauO-konformen Datenstrecke für die reibungslose elektronische Übermittlung von Anträgen und Anlagen im XBau-Standard auch einen transparenten sowie schnellen Ablauf des digitalen Genehmigungsverfahrens, eine papierlose Bearbeitung, vollständige elektronische Aktenführung, schnellere Informationsverteilung, Anbindung des Kassensystems und das Generieren von Statistiken zu schaffen.

Monatliche Termine wurden durchgeführt, um sich über den Stand der Umsetzung auszutauschen. „Die gemeinsamen Meetings haben alle Beteiligten motiviert und abgeholt, um trotz der sonstigen vielfältigen Aufgaben aller ziel­orientiert an der Fertigstellung des Projekts zu arbeiten“, fasst Reiko Müller zusammen.

Im Implementierungsprozess führten die komplexen gesetzlichen Anforderungen bezüglich Authentifizierung, Zertifikaten und Signaturen zur Verzögerung der technischen Umsetzung und Koordinierung der beteiligten Partner. Bei der Pilotanbindung waren insbesondere der Wechsel vom Servicekonto Niedersachsen zur BundID sowie die Integration des ELSTER-Zertifikats technische Hürden, die jedoch erfolgreich überwunden wurde.

Verfahrensdauer wird verkürzt

Während der Projektdurchführung wurde deutlich, dass das föderale System im Baurecht viele Herausforderungen mit sich bringt. Reiko Müller erklärt, dass Datenschutzanforderungen und Sicherheitsmechanismen zwar wichtig sind, jedoch zu kleinteilig gedacht werden. Er fordert eine Nachjustierung von Bund und Ländern zur Vereinheitlichung und Definition von Standards, um die kommunale Handlungsfähigkeit zu verbessern. Er ist der Ansicht, dass eine einheitliche Lösung auf kommunaler Ebene notwendig ist, um finanzielle und personelle Aufwendungen dauerhaft zu senken.

Nach der Implementierung kann die Bauaufsichtsbehörde jetzt alle Antragsdaten automatisiert ins Fachverfahren einlesen, was eine Entlastung der Verwaltung darstellt. „Damit ermöglichen wir eine schnellere Bearbeitung. Dabei entfallen weitestgehend auch das Einscannen, die manuelle digitale Ablage der Dokumente und die Datenpflege im Fachverfahren“, so Müller. Die Stadt Gifhorn bearbeitet jährlich etwa 220 Baugenehmigungsanträge; durch das digitale Verfahren wird die Verfahrensdauer verkürzt und somit auch der Wirtschaftsstandort gefördert.

Für Anfang 2025 ist die Einrichtung einer sicherheitskonformen Hosting-Beteiligungsplattform geplant, die als digitale Bauakte fungieren soll. Diese Plattform wird den Austausch von Dokumenten zwischen Entwurfsverfassern und Bauherren erleichtern.

Projektteam mit regelmäßigen Terminen hilft

Ein Blick über die Grenzen von Gifhorn hinaus zeigt, dass es in Rheinland-Pfalz weitere Fortschritte im Bereich digitaler Bauanträge gibt: Die Stadt Worms beteiligt sich aktiv an der zweiten Implementierungswelle des Digitalen Bauantrags, um vereinfachte Genehmigungen zu ermöglichen. Auch hier ist – wie bei der Stadt Gifhorn – eine Plattform (Vorgangsraum) vorgesehen, die es Antragstellern ermöglicht, ihre Bauanträge online einzureichen und weitere Beteiligte hinzuzuziehen.

Schlussendlich wurde durch die nahtlose Integration der verschiedenen Systeme eine effiziente Datenübertragung für die Baugenehmigungsverfahren der Stadt Gifhorn geschaffen, die als Ausgangspunkt für eine automatisierte Gestaltung der Prozesse dient.

Vereinheitlichungen im Baurecht und gesetzliche Standards auf Bundes- und Landesebene sind wünschenswert, um Formulare auf kommunaler Ebene zu harmonisieren. Dies würde die Planbarkeit verbessern und finanzielle Entlastungen für Dienstleister bringen. Reiko Müller empfiehlt anderen Bauämtern, die ein digitales Baugenehmigungsverfahren einführen möchten, frühzeitig ein Projektteam mit regelmäßigen Terminen einzurichten. Er betont, dass die Unterstützung der Verwaltungsspitze entscheidend ist und personelle Ressourcen über das Projektende hinaus eingeplant werden sollten. Eine Vernetzung aller Beteiligten sei ebenfalls empfehlenswert.

Die Entwicklungen in den Städten Gifhorn und Worms verdeutlichen das Bestreben vieler Kommunen, durch digitale Lösungen eine effizientere Verwaltung zu schaffen und Bürgern sowie Unternehmen den Zugang zu Verwaltungsdienstleistungen zu erleichtern.