GüterslohAusländerbehörde erhält virtuellen Mitarbeiter

Seit Kurzem unterstützt ein Software-Roboter die Mitarbeitenden in der Ausländerbehörde der Stadtverwaltung Gütersloh bei der täglichen Arbeit. Der digitale Assistent übernimmt im internen Prozess der ausländerrechtlichen An- und Abmeldung von EU-Bürgern wiederkehrende manuelle Aufgaben. In weiteren Bereichen der Stadtverwaltung ist der Einsatz robotergesteuerter Prozessautomation in Vorbereitung. 

Routineaufgaben erledigt künftig der Roboter

Ziel ist es nach Angaben der Stadt Gütersloh, durch Robotic Process Automation (RPA) interne Abläufe zu vereinfachen und gleichzeitig den Service für die Bürgerinnen und Bürger zu verbessern. Die Ausländerbehörde sei nun die erste Abteilung im Rathaus, in der Mitarbeitende so von niedrigschwelligen Routineaufgaben wie Dateneingaben dauerhaft entlastet würden. 

„Die Unterstützung durch Software-Roboter hilft uns, die erhebliche Verdichtung von Aufgaben zu bewältigen, die wir in nahezu allen Bereichen der Verwaltung erfahren“, führt Carsten Schlepphorst, Beigeordneter der Stadt Gütersloh für Digitalisierung, IT, Personal, Organisation und Feuerwehr, aus. Da der gestiegene Bedarf an Personal seit einigen Jahren vor dem Hintergrund der notwendigen Sparmaßnahmen im städtischen Haushalt nicht gedeckt werden könne, sei der zunehmende Einsatz digitaler Assistenten in Standardprozessen alternativlos und sinnvoll. In jüngster Zeit seien durch die Fachbereiche der Stadtverwaltung mehrere Dutzend Prozesse identifiziert und angemeldet worden, die zur Entlastung und Unterstützung automatisiert werden könnten, so der Digitalisierungsdezernent.

RPA funktioniert wie ein virtueller Mitarbeiter. In der Gütersloher Ausländerbehörde wird dem Software-Roboter beispielsweise eine Klickstrecke beigebracht, die er anschließend selbstständig immer wieder durchführt. Vom Ausfüllen von Formularen bis hin zur Eingabe von Daten in die Fachverfahren arbeite der Roboter dann schnell und fehlerfrei, so die Stadt weiter. Bemerke er das Fehlen von Dokumenten – etwa wenn er im Melderegister ein Ausweisdokument einer Person nicht finden kann –, schicke er eine hinweisende E-Mail an ein Funktionspostfach. Über abgeschlossene Meldevorgänge werde der Abteilungsleiter ebenfalls automatisiert und gesammelt per E-Mail benachrichtigt. 

Sinnvolle Unterstützung und Entlastung

Die Software wurde vom städtischen Fachbereich Digitalisierung und Geoinformation in intensivem Austausch mit der Ausländerbehörde individuell an deren Bedarfe angepasst. „Der Einsatz des Roboters bedeutet für uns weniger Routinearbeit und mehr notwendige Zeit für die komplexeren Aufgaben, bei denen menschliches Urteilsvermögen gefordert ist“, erläutert Jörg Braaksma, Leiter der Abteilung Ausländerbehörde im städtischen Fachbereich Bürger- und Ausländerangelegenheiten. Auch Fachbereichsleiterin Claudia Wiegelmann war sofort vom Nutzen der Software überzeugt, als deren Einführung vom Fachbereich Digitalisierung und Geoinformation vorgeschlagen wurde: „Wir sind froh über diese sinnvolle Unterstützung und Entlastung.“  

Von der Prozessautomation indes nicht berührt ist die Verpflichtung der anzumeldenden Person zur persönlichen Vorstellung im Bürgerbüro. Das persönliche Erscheinen ist weiterhin erforderlich.