EssenHundesteuermarke auf dem Smartphone

Über die jährliche Hundesteuer wird der kommunale Aufwand für das Halten von Hunden besteuert. Das Vorgehen und die Steuersätze können je nach Ort und Rasse variieren. Im nordrhein-westfälischen Essen muss die An- und Abmeldung eines Hundes in den Haushalt beim Steueramt zum Beispiel innerhalb von zwei Wochen erfolgen. Dafür steht ein elektronisches Formular im Bereich Onlinedienstleistungen bereit, über das auch eventuell benötigte Nachweise hochgeladen werden können. Anschließend erhält man den Hundesteuerbescheid mit einer digitalen Hundesteuermarke als ordnungsgemäße Anmeldebestätigung per Post.

Seit Jahresbeginn ersetzte die digitale Hundesteuermarke für Bürgerinnen und Bürger mit Smartphone die bisherige Metallmarke, die etwa am Hundehalsband befestigt wurde – das Verfahren soll damit digitaler, bürgerfreundlicher und nachhaltiger werden.

Sach- und Prozesskosten entfallen

Die digitale Hundesteuermarke wird über einen persönlichen QR-Code sicher und verschlüsselt in der Wallet-App des Smartphones bereitgestellt, wie man es von Kreditkarten oder Tickets kennt. So steht sie sofort, ohne Wartezeit zur Verfügung, kann selbstständig heruntergeladen werden, ist bei Kontrollen leicht vorzuzeigen und geht nicht verloren. Da die erhobenen Daten zu Hund, Rasse, Halter und Steuernummer verschlüsselt verarbeitet sind, können sie auch nur für Kontrollzwecke verwendet werden. Zudem sind sie auf den Halter personalisiert, sodass mehrere Hunde auf einmal verifiziert werden können.

Die Marke funktioniert auf jedem Smartphone, unabhängig vom genutzten Betriebssystem. Wer kein Smartphone hat, kann den QR-Code trotzdem in Papierform als Nachweis nutzen. „Insgesamt spart uns der medienbruchfreie Prozess von der Anmeldung bis zur Bereitstellung viel Zeit und Geld. Die Verwaltung konzentriert sich nun auf Ausnahmefälle“, sagt Anke Hammacher, Abteilungsleiterin Kommunalsteuer der Stadt Essen. „Die Marken müssen nicht mehr wie früher bestellt, geprägt, gelagert und verschickt werden, wir vermeiden Postrückläufer und das Neuausstellen bei Verlust gehört auch der Vergangenheit an.“

Handlungsdruck steigt

Auch wenn die personellen und organisatorischen Ressourcen vieler Kommunen derzeit für die Grundsteuerreform aufgewendet werden, lohnt es sich, sich auch mit der Einführung der digitalen Hundesteuermarke zu beschäftigen. Sie ist in wenigen Schritten, direkt im Fachverfahren umsetzbar. Wer von Beginn an eine professionelle, voll funktionsfähige und nutzerfreundliche Lösung wählt, beugt dem steigenden Handlungsdruck vor. „Wir haben uns daher bewusst für ein umfassendes Add-on entschieden, das langfristig dem aktuellen technischen Stand und den Gewohnheiten und Erwartungen von Bürgerinnen und Bürgern an einen modernen Service entspricht“, erklärt Anke Hammacher. „Das dies der richtige Weg zu sein scheint, bestätigt uns die Auszeichnung als innovatives Digitalisierungsprojekt.“

Bei der Stadt Essen ist die digitale Hundesteuermarke in die Systemarchitektur Suite4KA für Steuern, Gebühren und Abgaben von Anbieter Nagarro integriert, ein Modul der SAP S/4HANA-Lösung Suite4Public für kommunale Geschäftsprozesse. Genutzt werden die vorhandenen Stammdaten. Der Prozess ist vollautomatisiert, sodass für Mitarbeitende kein Mehraufwand entsteht. Zudem wird die Kennzeichnungspflicht erfüllt und eine fälschungssichere Signierung verwendet, damit das Vorgehen rechtskonform ist.

Farben, Logo und Datenfelder sind individuell auf die Stadt Essen und ihr Corporate Design angepasst. Da die Lösung als Template entwickelt wurde, ist sie schnell implementiert – in Essen innerhalb von drei Monaten. „Die technische Voraussetzung aufseiten der Kommunen besteht in der Integration in das Bürgerportal beziehungsweise den Self-Service-Bereich. Außerdem ist eine Apple Developer Lizenz für die Signatur erforderlich“, sagt Norbert Rheindorf, Line of Business Public Sector bei Nagarro.

Mit Changemanagement begleiten

Damit auch die Einführung der digitalen Hundesteuermarke als Chance und Mehrwert empfunden wird, wurden das Projekt konsequent nach den Anforderungen und Bedürfnissen der Nutzenden ausgerichtet. Das Projekt umfasst damit nicht nur technische, rechtliche oder strukturelle Aspekte, sondern auch den Changemanagement-Prozess. „Durch die Digitalisierung ändern sich in den meisten Kommunen die Arbeitsabläufe, Prozesse und organisatorischen Regeln. Zum Beispiel müssen Workflows, Rollenverantwortlichkeiten und Zuständigkeiten beim Datenmanagement angepasst werden. Das Changemanagement vor dem Go-live ist daher entscheidend“, weiß Norbert Rheindorf.

Um Mitarbeitende gut zu begleiten, empfiehlt es sich, Mehrwerte sichtbar zu machen. Je nach Größe der Kommune sollte zunächst der aktuelle Ist-Zustand erfasst, validiert und dokumentiert werden. Auch wenn der Bearbeitungsprozess bereits lange etabliert und effizient sein mag, lohnt es sich, diesen beispielsweise mittels eines Prozessdiagramms zu visualisieren. Alt- und Neuprozess lassen sich somit besser vergleichen. Außerdem ist es ratsam, in allen Schritten die Sachbearbeitungsebene einzubeziehen und anstehende Veränderungen transparent und frühzeitig zu kommunizieren, um die Akzeptanz zu erhöhen. Anke Hammacher: „Wir begleiten die Einführung der digitalen Hundesteuermarke seit Beginn fortlaufend mit unterschiedlichen internen und externen Kommunikations- und Marketingmaßnahmen.“

Teil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie

Die Einführung der digitalen Hundesteuermarke ist nur ein Projekt von vielen der Stadt Essen im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie. Als eine der ersten Kommunen setzte sie vergangenes Jahr den digitalen Gewerbesteuerbescheid um. Seitdem ist es möglich, die rund 3.500 Gewerbesteuerbescheide im Monat digital, statt in Papierform an ortsansässige Unternehmen zu verschicken. Zuvor ging bereits die elektronische Personal- und Kindergeldakte als ein Teil des neuen flächendeckenden Zentralen Dokumentenmanagementsystems produktiv.

Mit den Projekten erfüllt die Stadt Essen ihr Ziel, Dienstleistungsangebote für Bürger und Unternehmen möglichst einfach und standardisiert nutzbar zu machen. Die Digitalisierung hilft Arbeitsprozesse zu beschleunigen, den Bürgerservice zu verbessern, die Interaktion mit der Verwaltung zu erleichtern und die Mitarbeitenden von zunehmenden Aufgaben zu entlasten. Nächster großer Meilenstein ist die Transformation zu SAP S/4HANA, außerdem stehen die Themen E-Rechnung, einmalige Einnahmen und individuelle Bescheiderstellung auf der Agenda.