Nordrhein-WestfalenBAföG-Fachverfahren fürs ganze Land

Unterstützung nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz, kurz: BAföG, ermöglicht es Jugendlichen und jungen Erwachsenen, eine Ausbildung zu absolvieren, auch wenn die Eltern diese Ausbildung nicht finanzieren können. In Nordrhein-Westfalen wurden im Jahr 2024 rund 114.000 BAföG-Anträge gestellt, davon rund 98.000 per E-Mail oder Post. Das Aufstiegs-BAföG (AFBG) hat eine individuelle Förderung zum Ziel, um Teilnehmerinnen und Teilnehmer an Maßnahmen der beruflichen Aufstiegsfortbildung finanziell zu unterstützen – neben dem bekannten Meister-BAföG kennt das Bundesgesetz insgesamt 700 mögliche Förderziele. Im Jahr 2024 wurden dazu rund 17.000 Anträge gestellt. Auch im Bereich des Aufstiegs-BAföG gehen mit 86 Prozent die weitaus überwiegenden Anträge per E-Mail oder Post ein. „Damit ist nicht nur Frust auf allen Seiten vorprogrammiert, sondern auch Langsamkeit für Antragsteller und bearbeitende Behörden“, sagt die Ministerin für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung, Ina Scharrenbach.

Schneller, besser, digitaler

Damit die Anträge auf BAföG und auf Aufstiegs-BAföG in Zukunft schneller und besser bearbeitet werden können, stellt Nordrhein-Westfalen nun auf ein landesweit einheitliches digitales Verfahren um. Der erste Meilenstein sei mit dem Vertragsabschluss mit dem IT-Dienstleister Datagroup für das Softwareverfahren BAFSYS gelungen, so die Ministerin.

Laut Datagroup deckt das Fachverfahren BAFSYS die Antragsbearbeitung und -verwaltung für das BAföG und das Aufstiegs-BAföG ab. Rund 1.000 Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter im ganzen Land erhalten einen virtuellen Arbeitsplatz, der eine vollständig elektronische Aktenführung von der Antragstellung bis zur Bescheiderteilung ermöglicht. Die technische Neuerung ist aber nur der erste Schritt, betont Scharrenbach: „Und nun geht es an die Prozesse: Denn eine neue Software macht die Antragsbearbeitung selbst nicht schneller. Die Kernarbeit beginnt jetzt. Unser Ziel: weniger Papierkram, mehr Tempo und eine Verwaltung, die so smart ist wie die Generation, die sie unterstützt.“

Lösung BAFSYS bereits bewährt

Nordrhein-Westfalen wird das zwölfte Bundesland sein, welches die IT-Lösung BAFSYS einsetzt. Hinzu kommen Einführung und Betrieb einer E-Akte für die Studierendenwerke und die kommunalen Ämter im Land Nordrhein-Westfalen. Und auch die Bezirksregierung Köln soll – in ihrer Zuständigkeit für die Bearbeitung von entsprechenden Anträgen – an die E-Akte angeschlossen werden. Außerdem soll zukünftig ein Service Desk für sämtliche Fragen und Themen rund um das Fachverfahren und dessen Nutzung zur Verfügung stehen.

Bis zum Spätsommer 2026 soll die gesamte Infrastruktur aufgebaut und zusammen mit dem Land, den zwölf Studierendenwerken und den 53 kommunalen Ämtern für Ausbildungsförderung in Betrieb genommen werden. Es ist vorgesehen, die Altdaten und laufenden Vorgänge unmittelbar mit der Umstellung in das neue System zu integrieren. Eine zusätzliche Effizienzsteigerung wird von einem ergänzenden, integrierten Forderungsmanagement erwartet, an welchem laut Digitalisierungsministerium ebenfalls mit Hochdruck gearbeitet wird.