Lizenz-ManagementDurchblick schaffen

Was in der freien Wirtschaft bereits gang und gäbe ist, kommt jetzt auch auf die Kommunen zu: Immer mehr Software-Hersteller machen von ihrem Audit-Recht Gebrauch und überprüfen bei Verwaltungen die korrekte Nutzung von Software-Lizenzen und die Einhaltung von Lizenzverträgen. In vielen Kommunen ist die IT-Infrastruktur seit Jahren gewachsen. Oft wissen die Verantwortlichen nicht mehr genau, welche Software-Lizenzen in der Organisation vorhanden sind, wo die Verträge liegen und wer die Software nutzt. Wenn es dann noch zu umfangreichen Umstellungen im IT-Betrieb kommt, treten Fragen rund um die Software Compliance häufig in den Hintergrund. Im schlimmsten Fall mit teuren Konsequenzen: Erst kürzlich hat ein Software-Hersteller von einer Kommune Nachzahlungen im sechsstelligen Bereich verlangt.

Professionelles SLM senkt Kosten

Dabei sind mögliche Strafen und Nachforderungen für nicht bezahlte Nutzungsrechte nur ein Teil des Problems. Umgekehrt werfen viele Kommunen ihr Haushaltsgeld sprichwörtlich zum Fenster hinaus, indem sie jahrelang für Programme zahlen, die zwar installiert, aber nicht mehr genutzt werden. Zudem steigt die Komplexität bei der Verwaltung von Software-Lizenzen zusätzlich dadurch, dass immer mehr Kommunen einzelne Lösungen aus der Cloud beziehen und es zu einer Kombination aus herkömmlichen Lizenzmodellen und On-Demand-Lösungen kommt.
Diese Entwicklungen führen dazu, dass Kommunen ihre Programme und Anwendungen nicht mehr nebenbei verwalten können. Ziel muss es daher sein, ein organisatorisch abgegrenztes Software-Lizenz-Management (SLM) zu etablieren. Dieses schafft Transparenz über bestehende Lizenzen und Verträge und führt so zu mehr rechtlicher Sicherheit. Zudem sparen Kommunen bares Geld: Nach den Erfahrungen der ICT-Managementberatung Detecon International können Organisationen ihre Software-Kosten durch ein professionelles SLM um 15 bis 30 Prozent pro Jahr senken.
Aktuell gibt es noch einen zweiten Grund für Kommunen, sich über ein professionelles SLM Gedanken zu machen: die von vielen Verwaltungen angestrebte Zertifizierung nach den IT-Grundschutz-Katalogen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Die Grundschutz-Kataloge weisen an diversen Stellen auf eine notwendige Transparenz hinsichtlich der eingesetzten Software hin. Unter anderem fordert das BSI eine „Lizenzverwaltung und Versionskontrolle von Standard-Software“. An anderer Stelle weist die Sicherheitsbehörde darauf hin, dass Organisationen ihre Mitarbeiter grundsätzlich verpflichten müssen, einschlägige Gesetze, Vorschriften und Regelungen einzuhalten – und dazu zählt auch der rechtmäßige Umgang mit Software und den entsprechenden Lizenzen. Daneben lassen sich über 20 weitere Anforderungen des BSI identifizieren, die ein Asset- und Lizenz-Management fordern.

Erster Schritt: Bestandsaufnahme

Zu Beginn eines SLM-Projektes sollte ein Lizenz-Manager benannt werden. Er etabliert Prozesse in der Verwaltung, prüft diese regelmäßig und passt sie bei Bedarf an. Sinnvoll ist im ersten Schritt eine Bestandsaufnahme. Dabei sollten Kommunen Fragen klären wie: „Welche IT-Komponenten und Software-Lizenzen sind vorhanden? Wofür und von wem werden die Lizenzen genutzt?“. Stellt sich heraus, dass Mitarbeiter für dieselbe Aufgabe unterschiedliche Produkte verwenden, ist häufig eine Vereinheitlichung ratsam. In manchen Fällen reicht es auch, eine Lizenz durch einen kostenlosen Viewer zu ersetzen. Grundsätzlich gilt: Je weniger Programme im Umlauf sind, desto einfacher ist das Management der Lizenzen und desto geringer ist auch der Aufwand für die Support-Mitarbeiter. Prüfen und gegebenenfalls optimieren sollten die Verantwortlichen auch die Verträge mit den einzelnen Software-Herstellern. Oft lassen sich mittels Umstellung von Einzelbestellungen auf Volumenverträge und durch Anpassung der Laufzeiten Vorteile erzielen. Damit es nach einem SLM-Projekt nicht erneut zu einem Wildwuchs kommt, empfiehlt es sich außerdem, sämtliche Anwendungen und Lizenzen ausschließlich zentral zu beschaffen und in einem Lizenzpool zu verwalten. Im Idealfall sollte der Lizenz-Manager nicht nur die vorhandene Hard- und Software regelmäßig auf den Prüfstand stellen, sondern auch die Verträge mit externen Servicedienstleistern. Denn es kann sich durchaus lohnen, die bestehenden Verträge alle zwei bis drei Jahre neu zu verhandeln.

Abstimmung mit dem IT-Management

Ein weiterer wichtiger Aspekt für eine funktionierende Lizenzverwaltung ist die enge Zusammenarbeit mit dem IT-Management. Dabei spielt vor allem die Abstimmung der Applikationsstrategien mit den Lizenzeinkäufen eine wichtige Rolle. Beispielsweise sollten die Verantwortlichen darauf achten, dass neu gekaufte Software mit den eingesetzten Betriebssystemen kompatibel ist. Eine besondere Bedeutung erfährt dieser Aspekt aktuell dadurch, dass Microsoft seinen Support für Windows XP im April 2014 einstellen wird. Viele Organisationen sind dann mehr oder weniger gezwungen, auf ein neues Betriebssystem umzusteigen. Im Fall eines Wechsels müsste das IT-Management gemeinsam mit dem Lizenz-Management testen, ob alle vorhandenen Anwendungen auch unter dem neuen Betriebssystem einwandfrei laufen oder ob einzelne Applikationen ausgetauscht werden müssen. Nicht zuletzt sollten auch die operativen IT-Abteilungen sowie die Mitarbeiter für das Thema Lizenzen sensibilisiert werden. Viele Angestellte nutzen ihre privaten Endgeräte heute auch am Arbeitsplatz. Dabei kommt es immer wieder vor, dass sie eigene Software mitbringen und auf ihren Firmenrechnern installieren oder von den Administratoren aufspielen lassen. Kommunen sollten ihre Belegschaft daher immer wieder darauf hinweisen, dass solche unbedarften Aktionen im Ernstfall erhebliche finanzielle Konsequenzen haben können.