NiederrheinInterkommunal zu KI

Die Gemeinden Issum und Kranenburg sowie die Städte Kevelaer, Kleve und Rees haben in einer interkommunalen Beschaffungskooperation Nutzungslizenzen für den datenschutzkonformen KI-Assistenten merlin_assistiert der Firma Merlin Digital Solutions erworben. Wie die Stadt Rees berichtet, wird die cloudbasierte Lösung als Software as a Service (SaaS) betrieben. Das Projekt zeige, wie interkommunale Zusammenarbeit im Bereich Digitalisierung Synergieeffekte schafft, die für kleinere Kommunen allein wirtschaftlich kaum realisierbar wären.

Die Beschaffung von KI-Lösungen stellt kleine und mittlere Kommunen vor erhebliche Herausforderungen: Einzeln betrachtet reicht der Lizenzbedarf aufgrund der Mitarbeiterzahl selten aus, um eine wirtschaftlich tragfähige Beschaffung vorzunehmen. Durch die gemeinschaftliche Bündelung des Bedarfs konnte nach Angaben der Stadt Rees ein Lizenzmodell vereinbart werden, das für alle Beteiligten eine tragfähige Kosten-Nutzen-Relation sicherstellt. Auf Initiative der Städte Rees und Kevelaer hätten sich die fünf beteiligten Kommunen am Niederrhein für die interkommunale Beschaffungskooperation zusammengeschlossen.

Zunächst erstellten die beteiligten Kommunen einen gemeinsamen Anforderungskatalog im Rahmen einer zentralen Bedarfsanalyse. Nach der Markterkundung und einem umfassenden Anbietervergleich liegen sowohl der Abschluss der individuellen Verträge als auch die Einführung des KI-Systems in der Verantwortung der jeweiligen Kommunen, heißt es vonseiten der Stadt Rees. Die fachliche Steuerung werde dabei von den jeweiligen Digitalisierungsverantwortlichen koordiniert und begleitet.

Mehr als ein einfacher Assistent

Wie die Stadt Rees weiter mitteilt, steht merlin_assistiert als interner KI-Assistent einigen Power Usern der beteiligten Kommunen zur Verfügung. Die Power User seien im Rahmen des KI-Kompetenzaufbaus gezielt ausgewählt worden. merlin_assistiert entlaste sie bei Routineaufgaben, sodass sie gewonnene Zeitressourcen in komplexere Tätigkeiten investieren können. Gleichzeitig liefere der KI-Assistent Impulse für eine noch höhere Qualität der Aufgabenerledigung. Der Funktionsumfang gehe dabei deutlich über einen einfachen Textgenerator hinaus.

Kernelement ist die SmartSelectAI-Funktion: Da verschiedene Large Language Models (LLMs) unterschiedliche Stärken aufweisen – etwa in der Code-Generierung, der strukturierten Textproduktion oder der Bildgenerierung – wählt SmartSelectAI auf Basis des jeweiligen Prompts automatisch das am besten geeignete KI-Modell unter Berücksichtigung der datenschutzkonformen Anwendung aus und spielt dieses transparent in den Output. Der Assistent greife dabei auf verschiedene führende Sprachmodelle zurück.

Darüber hinaus ermöglicht die Plattform die Erstellung spezifischer Assistenten als Agenten, die organisationsweit oder rollenbasiert geteilt werden können, so die Stadt Rees. Ein einmal konfigurierter Assistent für wiederkehrende Aufgaben, wie etwa die Erstellung von Pressemitteilungen, den First-Level-Support für IT-Anliegen oder die Beantwortung häufiger Bürgeranfragen, steht damit der gesamten Organisation oder berechtigten Nutzergruppen zur Verfügung. Eine organisationsweite Prompt-Bibliothek sichere den wissensorganisatorischen Mehrwert: Bewährte Prompts werden zentral gepflegt, geteilt sowie kontinuierlich weiterentwickelt und tragen somit im Prompt Engineering zur weiteren Fortbildung der KI-Kompetenz bei. Zusätzlich können Mitarbeitende eigene Projekte anlegen, um ihre individuelle Arbeitsorganisation strukturiert zu unterstützen und kontextbezogen mit dem KI-System zu arbeiten.

Nachnutzung möglich

Die Lösung ist auf eine DSGVO-konforme Nutzung im öffentlichen Sektor ausgelegt, teilt die Stadt Rees des Weiteren mit. Verarbeitete Inhalte werden gegenüber den eingesetzten KI-Modellen in einer Zero-Data-Retention-Konfiguration verarbeitet; die Speicherung der Kundendaten erfolge verschlüsselt auf Servern in Deutschland.

Der bestehende Lizenzrahmen sei zur Nachnutzung und Lizenzbeschaffung für weitere Kommunen offen. Interessierte könnten von den Vorteilen der interkommunalen Zusammenarbeit profitieren und sich bei Bedarf per E-Mail an info@hallomerlin.de oder digital@stadt-rees.de wenden.