Oy MittelbergIT in einer Hand

Mit dem Umstieg auf die Finanz-Software OK.FIS hat die Gemeinde Oy Mittelberg (4.600 Einwohner) auch den Anbieter gewechselt und Software, Hardware und sogar den gesamten IT-Betrieb an die Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) übergeben: Die Lösung heißt NextGO.hybrid. Die Arbeitsprozesse laufen seither laut IT-Dienstleister reibungslos und größtenteils medienbruchfrei. Auch bezüglich Datenschutz und Informationssicherheit habe sich die Kommune weiter verbessern können.
„Für den richtigen Systemaufbau war es wichtig, dass viele Verfahren und die dafür benötigte EDV-Hardware vom gleichen Dienstleister stammen“, erläutert Jonas Ettensperger, EDV-Verantwortlicher der Gemeinde. Neben den bereits verwendeten Fachverfahren der AKDB sollte auch das Programm fürs Einwohnerwesen ausgetauscht werden. Die Gebühren können auf diese Weise sofort nach der Bezahlung in der Finanz-Software weiterbearbeitet werden. Dieser Schritt war mit dem Wechsel zu OK.CASH für die Gebührenkasse verbunden.
Bürgerinnen und Bürger können über das neu eingeführte AKDB-Bürgerserviceportal Verwaltungsdienste auch digital in Anspruch nehmen. Das sind zwanzig Web-Formulare und Online-Dienste, die ebenfalls von der AKDB und ihrer Tochter digitalfabriX geliefert werden. Viele Anträge können online gestellt werden, so etwa die Beantragung einer Eheurkunde, einer Meldebescheinigung oder der Briefwahlantrag. „Die Anschaffung wurde übrigens zu 80 Prozent gefördert“, sagt Ettensperger. Beim Dokumenten-Management-Systems ist die bayerische Gemeinde auf komXwork umgestiegen.

Sicherheitsinfrastruktur erneuert

„In dem Maße, in dem wir auf AKDB-Software umgestiegen sind, hatten wir noch ein kleines Problem: Wir betrieben eine Zeit lang einige Applikationen aus dem AKDB-Rechenzentrum – wie die Personal-Software OK.PWS – auf unserem eigenen Server. Dies mussten wir unbedingt vereinheitlichen, um mehr Effizienz in der Datenhaltung zu erreichen und Schnittstellen und komplizierte Datenroutings zu reduzieren“, erinnert sich der EDV-Verantwortliche. Und so fiel die Entscheidung, alle Applikationen ins Rechenzentrum der AKDB zu überführen, inklusive des Managements der gesamten EDV. Kurz: Monitoring, Patching, Updates und Back-ups gingen in die Verantwortung der AKDB-Systemhaustochter LivingData über.
Alexander Poslad, Team-Leiter bei LivingData, führt aus: „Im Vorfeld des Migrationsprojekts wurde die Security-Infrastruktur der Gemeinde erneuert und eine sichere Anbindung an das AKDB-Rechenzentrum hergestellt. Die NextGO-Migration wurde in zwei Teile aufgeteilt. Im ersten Schritt wurde die Tourist-Info auf NextGO migriert, alle Daten verschoben und der lokale Server der Tourist-Info abgelöst. Fünf Monate später erfolgte dann die Migration des Rathauses und der weiteren Außenstellen. Hierfür wurde in der Gemeinde zusätzlich ein NextGO-Hybrid-Server installiert.“