Lizenz-ManagementMieten oder kaufen?

Mit dem Trend zu Cloud Computing verändern auch Software-Hersteller ihr Geschäftsmodell: Mietoptionen rücken zunehmend in den Mittelpunkt der Angebotspalette. Unternehmen und Behörden stehen diesem neuen Konzept noch skeptisch gegenüber. Dabei spricht weit mehr für das Mietmodell, als bislang angenommen. Die meisten Hersteller bieten zwar bereits seit mehreren Jahren neben den klassischen Kauflizenzen auch Mietmodelle an. Jedoch waren diese in der Vergangenheit wenig attraktiv. Das lag hauptsächlich daran, dass die Anwendung dem Kunden am Ende der Laufzeit nicht gehörte. Die Programme zu mieten hat sich deshalb meist nur dann gerechnet, wenn der Nutzer die Lizenzen nach Vertragsende nicht mehr benötigte.

Flexibel und wirtschaftlich

Kauflizenzen bedeuten in der Regel eine einmalige Investition mit dauerhaftem Nutzungsrecht. Besteht ein Bedarf an stets aktuellen Anwendungen, müssen die Behörden und öffentlichen Einrichtungen einen zusätzlichen Wartungsvertrag abschließen. Selbst gelegentliche Updates sind kostenpflichtig. Hinzu kommt, dass unregelmäßige Update-Zyklen der Hersteller die langfristige Budgetplanung erschweren. Unter Begriffen wie Software-Abonnement oder Subscription-Lizenz bietet der Markt neue, attraktivere Mietmodelle. Sie umfassen neben den Lizenzen häufig Zusatzdienste wie E-Mail-Programme, Kalenderfunktionen oder Dokumentenspeicher. Dadurch kann der Nutzer zu jeder Zeit und von jedem Ort auf seine Daten zugreifen – und gleichzeitig IT-Kosten und internen Speicherbedarf senken. Um von den Mietmodellen zu profitieren, ist jedoch nicht zwangsläufig ein Umstieg auf Cloud-Anwendungen erforderlich. Denn auch Standard-Mietverträge verbessern Flexibilität und Wirtschaftlichkeit.
Gekaufte Software-Lizenzen können nicht wieder zurückgegeben werden. Der Käufer trägt also das Risiko der Überlizenzierung selbst. Ändert sich der Bedarf der eingesetzten Nutzungsrechte, ist die kontinuierliche Anpassung häufig sehr aufwendig und kostspielig. Anders beim Mietmodell: Hier sind die IT-Verantwortlichen in der öffentlichen Verwaltung jederzeit in der Lage, flexibel zu reagieren und die Verträge an den schwankenden Bedarf anzupassen. Auch das Lizenz-Management gewinnt an Transparenz. Denn in der Praxis sind Unternehmen und Behörden in Bezug auf ihre Software oftmals unterlizenziert. Das heißt, sie nutzen mehr Programme als sie gekauft oder lizenziert haben. Das kann im Falle eines Audits teuer werden: Sie müssen ungeplant nachlizenzieren oder sogar mit rechtlichen Sanktionen seitens der Hersteller rechnen. Wird der Dienst hingegen gemietet und nach Verbrauch abgerechnet, entstehen keine unvorhergesehenen Kosten.

Verschiedene Aspekte berücksichtigen

Aufgrund ihrer Charakteristika erfordern Investitionen in den Kauf von Software-Lizenzen darüber hinaus einen strukturierten, sorgfältigen und oft langwierigen Entscheidungs- und Genehmigungsprozess. Auch bindet die Organisation ihr Vermögen langfristig. Des Weiteren entspricht die Abschreibungsdauer oft nicht dem tatsächlichen Nutzungszeitraum der Programme, Folgekosten für Updates und Upgrades sind nur schwer planbar. In der internen Kostenverrechnung müssen die Verantwortlichen diese Positionen dann über mitunter kompliziert zu ermittelnde Verrechnungssätze abbilden. Für die Mietversion spricht zudem, dass die Software immer auf dem aktuellen Stand ist – und das ohne zusätzlichen Aufwand. Hingegen kann es bei gekauften Programmen passieren, dass sie nur mit Einschränkungen oder überhaupt nicht mehr nutzbar sind, etwa wenn ein Upgrade auf ein neueres Betriebssystem vorgenommen wird.
Bei der Gegenüberstellung von Kauf- und Mietoptionen sollten Behörden sich unter anderem Gedanken über folgende Fragen machen:
• Kann der Bedarf an Software eindeutig festgestellt werden oder stehen größere Umstrukturierungen an, wodurch der kurzfristige Bedarf unklar ist? Schwankt der Software-Bedarf generell häufig?
• Ist die Einrichtung in einer Branche tätig, wo Kunden und Partner permanent den aktuellsten Stand der Technik verlangen?
• Gibt es viele langfristig Angestellte, die dauerhaft mit den Programmen arbeiten oder überwiegen zeitlich befristete Verträge, für die Software nur projektbezogen benötigt wird?
• Wie ist es um die kurz- und mittelfristige Haushaltslage der Einrichtung bestellt?
• Wie ist die vertragliche Situation für die Beschaffung von Software-Lizenzen?
• Welche Leistungen sind beim Kauf der Lizenz beinhaltet?
• Sind angebotene Zusatzdienste wie Cloud-Speicherplatz für die Behörde von Nutzen?

Mehr als eine Übergangslösung

Die Investitionssicherheit ist beim Software-Kauf heute nicht mehr höher als beim Mieten, sondern häufig sogar niedriger. Mietkonzepte stellen also längst nicht mehr nur eine Übergangslösung dar, sondern treten mehr und mehr in Konkurrenz zu den klassischen Kauflizenzen. Behörden und öffentliche Einrichtungen sollten die Gesamtkosten beider Lizenzmodelle gegenüberstellen und sowohl Ausrichtung als auch IT-Strategie bei der Entscheidung berücksichtigen. Ganz allgemein sind Abos zwar für Behörden aller Größen relevant und interessant. Allerdings gilt: Je größer eine Einrichtung ist, desto mehr Abhängigkeiten bestehen zwischen den Anwendungen. Diese Abhängigkeiten machen es oft schwer, alle Services zu nutzen, die Mietmodelle besonders interessant machen. Eine kleine Behörde kann die Zusatzdienste dagegen schneller in komplettem Umfang einsetzen und dadurch Kosten sparen.