E-RechnungspflichtSo gelingt die Umstellung

Seit Anfang dieses Jahres verpflichtet das Wachstumschancengesetz deutsche Unternehmen dazu, E-Rechnungen entgegennehmen zu können. Kommunen kennen diese Verpflichtung schon länger. Bereits seit April 2020 müssen öffentliche Auftraggeber gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU technisch in der Lage sein, zumindest im oberschwelligen Bereich elektronische Rechnungen anzunehmen.

Die meisten Kommunalverwaltungen haben sich darauf eingestellt, E-Rechnungen annehmen zu können. Häufig sind die nachfolgenden Schritte allerdings noch nicht automatisiert. Hierzu zählen die Übernahme der Daten ins ERP- oder Buchhaltungssystem sowie die weitere Verarbeitung der Rechnung. Diesen Prozess sollten Kommunen nun auf den Prüfstand stellen. Funktioniert der aktuelle Ablauf auch mit einem sehr hohen Volumen von E-Rechnungen, kurz, ist er skalierbar? Spätestens ab 2028 ist die E-Rechnung das vorherrschende Format in Deutschland.

E-Rechnungsversand mitdenken

Bei der Auswahl einer E-Rechnungslösung gilt es zu prüfen, ob diese in SAP FI, MM oder PSM/PSCD integriert ist, um so die Schritte der Rechnungsbearbeitung zu erleichtern und zu beschleunigen. Beim Betrieb mehrerer Finanz- und ERP-Systeme muss sichergestellt sein, dass sie sich an all diese per Schnittstelle anschließen lässt. Eine einheitliche Schnittstellenstrategie ist essenziell, um Medienbrüche und manuelle Nacharbeiten zu vermeiden. Ferner sollte die Software in der Lage sein, E-Rechnungen aus dem ERP-System (wie etwa SAP) heraus zu erzeugen. Der öffentliche Sektor muss sich also darauf einrichten, elektronische Rechnungen auch versenden zu können. Dies gilt für alle Einrichtungen, die steuerpflichtig sind, wie Eigenbetriebe und KMU.

Die 2024 beschlossene EU-Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) sieht vor, den elektronischen Rechnungsaustausch in der EU auszuweiten und ein einheitliches, digitales Umsatzsteuer-Meldesystem zu etablieren. Dies könnte auch Kommunalverwaltungen betreffen und sie künftig zur durchgehenden Nutzung elektronischer Rechnungen verpflichten. Noch gibt es keine verbindliche Frist für eine solche Regelung, aber die Entwicklungen auf EU-Ebene deuten darauf hin, dass der elektronische Rechnungsversand perspektivisch zur Pflicht wird.

Schneller dank automatisiertem Abgleich

Der Softwarehersteller xSuite aus Ahrensburg, Spezialist für die Verarbeitung eingehender Rechnungen, hat angesichts der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich sein Portfolio ausgebaut. Mit xSuite eDNA (electronic Document Network Adapter) wurde im vergangenen Jahr eine neue Cloudplattform vorgestellt. Sie ermöglicht die Annahme verschiedener E-Rechnungsformate und deren Umwandlung in ein standardisiertes, leicht zu verarbeitendes Format. In der kommenden Version wird eDNA zudem den Versand elek­tronischer Rechnungen aus SAP SD unterstützen. Ergänzend dazu bietet xSuite umfassende Beratungs- und Implementierungsdienste an, um Kommunen bei der erfolgreichen Einführung der E-Rechnung zu begleiten.

Moderne Lösungen für die Rechnungsbearbeitung ermöglichen einen automatisierten Abgleich mit den Stammdaten des ERP-Systems. Kreditoren können eindeutig identifiziert werden, und Rechnungsdaten lassen sich direkt mit Bestellungen oder Lieferantenverträgen verknüpfen. Dadurch wird der Prozess nicht nur schneller, sondern auch sicherer, da Unstimmigkeiten frühzeitig erkannt werden können. Ein weiterer Vorteil ist die reduzierte Bearbeitungszeit. Rechnungen können innerhalb weniger Sekunden nach Eingang verarbeitet und zur Zahlung freigegeben werden, sofern alle Daten korrekt sind – das ist ein wichtiger Baustein bürgerfreundlicher Verwaltung und zudem der kommunalen Liquiditätsplanung dienlich.

Cloudbasierte Lösungen erleichtern Integration

Mit Einführung der E-Rechnungspflicht im Bereich B2B erwartet Kommunen ein deutlich erhöhtes Volumen eingehender elektronischer Rechnungen. Sie müssen ihre Abläufe in der Verarbeitung von E-Rechnungen und ihre IT-Infrastruktur gegebenenfalls anpassen, um dieses auffangen zu können. Die zunehmende Verbreitung von cloudbasierten Lösungen ermöglicht dabei eine flexible und skalierbare Integration, ohne dass hohe Investitionen in Hardware erforderlich sind.

Die Umstellung auf die E-Rechnung war für Kommunalverwaltungen nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern bot auch die Chance, interne Prozesse zu optimieren und Ressourcen effizienter einzusetzen. Ein frühzeitiges und planvolles Vorgehen bei der Implementierung einer E-Rechnungslösung ist demnach entscheidend, um alle Vorteile einer elektronischen, automatisierten Rechnungsverarbeitung voll ausschöpfen zu können. Der Abschied vom Papier ist daher kein Verlust, sondern ein Gewinn: weniger Fehler, geringere Kosten, effizientere Abläufe und mehr Transparenz in der gesamten Buchhaltung.