Kreis PeineKulturwandel eingeleitet

Die Digitalisierung soll Informationen schneller zugänglich, vergleichbar und verarbeitbar machen. Künstliche Intelligenz erweitert diesen Ansatz durch die systemische Integration um eine neue Dimension. Während die Digitalisierung Daten sichtbar macht, verknüpft KI diese zu Bedeutungen in konkreten Arbeitsprozessen. Während die Digitalisierung Prozesse abbildet, vernetzen KI-Systeme diese zu Handlungseinheiten. 

Damit beginnt der nächste Kultur­wandel: vom datenbasierten hin zum integrativen Informationszeitalter. Dies wirft für Kommunen die Frage auf, wie diese Integration in das komplexe Informations- und Aufgabensystem mit Organisation, IT, gesetzlichen Grundlagen, Bundes-, Landes- und europäischen Regelungen sowie einer Vielzahl unterschiedlichster Prozesse gelingen kann.

Strategische Ausrichtung

Für den Landkreis Peine stand bei der strategischen Ausrichtung zum Einsatz von KI in der Verwaltung nicht die Frage im Vordergrund, welche Einzellösungen möglichst schnell zum Einsatz kommen können, sondern dass alle künftig eingesetzten KI-Tools zentral gesteuert werden und sich durch den Zugriff auf die in den Datenbanksystemen (oder anderen Softwarekomponenten) der Organisation gespeicherten Daten erweitern und entwickeln können. Einzelne KI-Programme oder -Komponenten wären eher als Insellösungen in der Verwaltung nutzbar. Eine integrative Lösung, die KI nahtlos in bestehende IT-Systeme und Unternehmensdaten integriert und eine effiziente Orchestrierung, Steuerung und Überwachung von KI-Workflows bietet, ist eine KI-Middleware. Darüber hinaus muss damit die Zielsetzung gewährleistet werden, kommunale Geschäftsprozesse KI-gestützt unter Einhaltung der Vorgaben der DSGVO und des Artificial Intelligence Acts der EU (AI Act) umzusetzen.

Die Kreisverwaltung möchte gemeinsam mit einem verlässlichen Partner eine nachhaltige Basis entwickeln und hat sich daher für die Firma brainocons und ihre KI-Middleware brainomatics sowie die damit verknüpfbaren Verwaltungsassistenten auf der Grundlage standardisierter Schnittstellen und Datenformate entschieden. Dies bildet die Grundlage für die Anbindung nutzbarer Wissensquellen.

Anforderungen an Wissensquellen

Es ist allgemein bekannt, dass die Qualität der Ergebnisse von KI-basierten Unterstützungssystemen maßgeblich von der Qualität, Aktualität, Struktur und fachlichen Verlässlichkeit der zugrunde liegenden Informationen abhängt. Das gilt insbesondere, wenn die Antworten nicht allein aus dem allgemeinen Trainingswissen großer Sprachmodelle wie ChatGPT abgeleitet werden, sondern auf kommunalen internen und externen Wissensquellen beruhen. Konkret stellt sich die Frage, welche Anforderungen diese Wissensquellen erfüllen müssen, damit sie unter Berücksichtigung der DSGVO, des AI Acts und der fachlichen Qualitätsanforderungen zuverlässig für KI-basierte Unterstützungsprozesse genutzt werden können.

Von besonderer Bedeutung ist die technische Erschließung der zugrunde liegenden Informationen. Damit KI-basierte Unterstützungssysteme interne oder externe Wissensquellen gezielt nutzen können, müssen Inhalte aus Dokumenten, Datenbanken oder Fachverfahren entsprechend aufbereitet werden. Ein häufig eingesetztes Verfahren ist die Erstellung von Embeddings. Dabei werden Texte oder Textabschnitte in numerische Vektoren überführt, sodass semantisch ähnliche Inhalte gefunden und einem Sprachmodell als Kontext bereitgestellt werden können. Die Vektorisierung ist jedoch kein Ersatz für qualitativ hochwertige Wissensquellen. Sie macht Informationen jedoch besser auffindbar. Maßgeblich bleiben die fachliche Richtigkeit, Aktualität, Vollständigkeit, Struktur und rechtliche Zulässigkeit der verwendeten Inhalte.

Plausibilität allein reicht nicht

Eine allgemeine KI klingt oft überzeugend, da sie Sprache gut imitiert. Für eine Kommunalverwaltung reicht es jedoch nicht, wenn etwas nur plausibel klingt. Entscheidend ist, dass die Antworten begründet und prüfbar sind, beispielsweise durch Quellen, klare Regeln und sichtbare Zuständigkeiten. Genau das leisten konfigurierte Bots und Agenten. Sie arbeiten nicht im allgemeinen Raum, sondern mit den spezifischen Dokumenten, der Terminologie und den Leitplanken der jeweiligen kommunalen Verwaltung. Die eingangs kurz beschriebene systemische Integration von Informationen führt dazu, dass vorhandene Prozesse überdacht, neu modelliert und somit verändert werden. 

Im Landkreis Peine ist die Prozessaufnahme abgeschlossen. Die nachfolgende Modellierung wird durch KI unterstützt. Das in den Prozessen aufgebaute Wissen wird in Wissensbots genutzt und fließt somit wieder in die Prozesspraxis zurück. Dadurch verändert sich das Verwaltungshandeln.

Dafür ist eine kulturelle Veränderung in der Verwaltung unerlässlich, die durch ein entsprechendes Changemanagement, organisatorische Anpassungen und die Qualifikation der Mitarbeitenden erreicht werden kann. Aktuell wird deshalb auch ein Schulungskonzept für Administratoren und Key User vorbereitet. Auf Basis einer speziell für KI konzipierten Dienstanweisung für Mitarbeitende und die Organisation wird zudem eine nutzerbasierte Qualifikation für die in der Verwaltung angebotenen Bots entwickelt.

Weitere Wissensbots geplant

Für die nähere Zukunft ist die Entwicklung weiterer Wissensbots geplant. Im Fokus stehen die Themen Fördermittelmanagement und Informationssicherheit/BCM sowie ein interner Chatbot zur zentral betriebenen IT-Infrastruktur. Darüber hinaus wird das Projekt SmartScan geprüft. 

Dabei handelt es sich um eine KI-Anwendung, die Dokumente, Bilder oder Barcodes mithilfe von KI einscannen, analysieren und verarbeiten kann. Sie soll vorzugsweise in Leistungsbereichen zum Einsatz kommen, in denen noch handschriftlich ergänzte Anträge und Ähnliches zur Fallbearbeitung herangezogen werden müssen.

Die Middleware wird ständig weiterentwickelt. Es stehen bereits verschiedene Sprachmodelle zur Verfügung, die über Voicebots implementiert werden können. Neben der technischen Umsetzung geht es auch darum, zu lernen, wie KI idealerweise in der Kommunalverwaltung integriert wird und welche Schritte und Fragestellungen dafür notwendig sind. Bei Einführung, Umsetzung und Weiterentwicklung wird die Verwaltung sozusagen an die Hand genommen. 

Das ist auch notwendig, da die Veränderung von Routinen (auch durch Prozessmanagement und KI) in der Regel nicht von allein geschieht und Arbeitsaufwand erfordert. Für die praktische Arbeit ist das Erkennen von Verbesserungspotenzialen entscheidend. Genau dies kann KI leisten, es darf aber nicht als Selbstverständlichkeit angesehen werden.