WellheimLösung für Bürgermeister

Der Markt Wellheim hat in den vergangenen Jahren IT-technisch aufgerüstet, zuletzt 2012 durch die Einführung des Finanzverfahrens OK.FIS Kameral der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB). Robert Husterer ist seit fünf Jahren Bürgermeister der 2.700 Einwohner zählenden Kommune und wird auf der nächsten Bürgerversammlung sein iPad dabeihaben. Darauf installiert: das neue Führungscockpit der AKDB. Mit dieser mobilen Lösung lassen sich Kennzahlen aus den jeweiligen Fachverfahren für Einwohner-, Finanz- und Personalwesen individuell auf dem mobilen Endgerät anzeigen.
Als erster Anwender des Führungscockpits sieht Bürgermeister Husterer schon jetzt viele Situationen, in denen ihn die neue Anwendung der AKDB unterstützen soll. „Auf Bürger- oder Anliegerversammlungen kommen permanent Fragen, für deren Beantwortung aktuelle Daten notwendig sind. Als es vor Kurzem um die energetische Sanierung unserer Grundschule ging, hätte ich zum Beispiel ad hoc die Kosten der einzelnen Gewerke benötigt.“ Tagsüber ist es vielleicht noch mit einem Anruf beim Kämmerer getan, der die Zahlen rasch zusammenträgt. Auf abendlichen Versammlungen aber muss Robert Husterer die Fragenden in der Regel auf den nächsten Tag vertrösten. Die genaue Antwort bleibt er zunächst schuldig – und die Argumentation wackelig. Ähnlich ist es auch bei Anliegerversammlungen zum Straßenausbau, wenn Bürger wissen möchten, wie viel ihr Eigenbeitrag ausmacht und welcher Teil umlagefähig ist. Aktuelle Haushaltszahlen aus OK.FIS wären da hilfreich. Warum die Grundschulsanierung überhaupt nötig ist, ließe sich wiederum hervorragend anhand der Jahrgangszählung aus OK.EWO ableiten – läge sie denn beim Elternabend vor.

Mobiler Zugriff

Zumeist geht es also um Finanzzahlen, Einwohnermelde- und auch Personaldaten. Diese drei Fachverfahren hat die AKDB deshalb als erstes in das Führungscockpit integriert. Mit seinem iPad hat Robert Husterer künftig einen übersichtlichen und ansprechend aufbereiteten Zugriff auf diese Daten: „Dem Bürger gegenüber wirkt man dadurch viel kompetenter, weil Gesagtes auf Anhieb mit Zahlen belegt und die Glaubwürdigkeit sowie die eigene Verhandlungsposition gestärkt werden kann. Außerdem fühlen sich die Bürger besser beraten, weil sie auf ihre Fragen sofort eine fundierte Antwort erhalten.“
Die Arbeit mit dem Führungscockpit unterscheidet sich vom vollwertigen Zugriff auf die Fachanwendungen am PC. Als Business Intelligence Tool konzipiert, erlaubt das Führungscockpit einen rein lesenden Zugriff auf die Informationen. Es werden keine Daten lokal auf dem iPad abgespeichert. „Das ist auch überhaupt nicht nötig“, so der Wellheimer Bürgermeister. „Es geht nicht darum, von unterwegs aus in den Anwendungen zu arbeiten und irgendwelche Haushaltszahlen zu ändern. Es geht allein um eine unkomplizierte Einsicht in aktuelle Kennzahlen. In unserem Beruf ist es notwendig, schnell auf Informationen zugreifen zu können, um reagieren zu können. Dafür ist das Führungscockpit genau das richtige Instrument.“ Daher unterscheidet sich auch die Oberfläche des Führungscockpits sichtlich von der des normalen Software-Nutzers.

Flexibel zusammenstellen

Die Berichte im Führungscockpit lassen sich binnen weniger Minuten je nach Einsatzzweck neu zusammenstellen. In Vorbereitung der nächsten Gemeinderatssitzung zur Grundschulsanierung etwa legt sich Robert Husterer spezielle Favoriten für die jeweilige Fragestellung an. So nutzt er Jahrgangszahlen aus dem Einwohnermeldeverfahren OK.EWO in Verbindung mit den Berichten Zahlwege aus dem Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen HKR und der Jahresrechnung aus der Finanz-Software OK.FIS. Für ein Mitarbeitergespräch benötigt er spezielle Daten aus dem Personalwirtschaftssystem OK.PWS und dem Haushaltsplan. Beim Termin im Kirchenamt zur anstehenden Friedhofsanierung sind wiederum Kostenvoranschläge aus OK.FIS gefragt. Die kommunalen Kennzahlen werden als vordefinierte Berichte für das Führungscockpit bereitgestellt. Den Turnus, in welchem die Berichte generiert werden, kann der Anwender selbst festlegen. Die AKDB stellt die Daten dann automatisiert aus den Fachverfahren OK.FIS, OK.EWO und OK.PWS über das Rechenzentrum bereit und macht sie auf dem iPad verfügbar. Voraussetzung hierfür ist, dass der Kunde die jeweiligen Fachverfahren im Einsatz hat. Auf Basis der vordefinierten Berichte kann der Anwender die Ansichten für sein Endgerät mit wenigen Mausklicks individuell konfigurieren. Die Maske sieht somit jedes Mal etwas anders aus.

Führungscockpit für Bürgerservice

Mit dem Führungscockpit will die AKDB Kommunen auf dem Weg zu mehr E-Government und mehr Bürgerfreundlichkeit unterstützen. Die Einrichtung auf dem iPad ist denkbar einfach: Nach dem Herunterladen der Reboard App im iTunes Store von Apple, der Anwendung, unter welcher das Führungscockpit läuft, erfolgt eine automatisierte Konfiguration durch den Download der Konfigurationsdateien aus dem AKDB-Kundenportal. Damit steht das Führungscockpit zur Nutzung auf dem Tablet-PC bereit. Im Kundenportal wird ein Benutzerhandbuch zur Verfügung gestellt, das anschaulich erklärt, wie das Führungscockpit einzurichten ist. Dabei werden die verschiedenen Darstellungs- und Analysemöglichkeiten sowie die Einrichtung von Favoriten durch die Nutzung der Filterfunktion erläutert.
Mit Blick auf den weiteren Ausbau des Führungscockpits kann sich Robert Husterer vorstellen, künftig auch GIS-Daten über das mobile Endgerät abrufen zu können. „Man steht bei Grenzstreitigkeiten oft mit den Bürgern draußen vor Ort und könnte dann blitzschnell geografische- und Eigentumsrechte klären“, so der Wellheimer Bürgermeister.