InterviewMit Agenten Zeit sparen

Herr von Ardenne, Ihr Start-up lector.ai bietet mit Lector eine Plattform zur automatisierten Verarbeitung eingehender Behördenpost – inwiefern ist die Lösung für den Einsatz in Kommunen besonders geeignet?

Kommunen erhalten auch 2026 noch enorme Mengen an Post – ob klassisch per Brief oder digital per E-Mail. Was viele bei der Einführung ihrer E-Akte überrascht: Ein großer Teil der manuellen Sortier- und Zuordnungsarbeit verschwindet nicht, er verlagert sich nur in den digitalen Raum. Hier setzt Lector an. Unsere Plattform übernimmt diese Sortierung automatisiert und lässt sich flexibel an die unterschiedlichen E-Akte-Systeme anbinden, die in den Kommunen im Einsatz sind. So wird die E-Akte nicht zur zusätzlichen Belastung, sondern ist von Anfang an sauber und strukturiert gepflegt – ohne dass dafür knappes Fachpersonal gebunden werden muss.

Worin unterscheidet sich agentische KI von klassischen KI-Chatbots oder herkömmlicher OCR-Software?

Der entscheidende Unterschied liegt im Handeln. Agentische KI-Systeme verstehen nicht nur Texte und Dokumente, sie können auf dieser Grundlage eigenständig Aufgaben im digitalen Raum ausführen – ein Dokument einordnen, an der passenden Stelle in der E-Akte ablegen oder Informationen zusammentragen. Möglich wird das, weil diese Systeme moderne Sprachmodelle mit digitalen Werkzeugen kombinieren. Das hat das Potenzial, die klassische Sachbearbeitung spürbar zu verändern – nicht, indem es Menschen ersetzt, sondern indem es ihnen die repetitive Routine abnimmt.

Wo liegen aus Ihrer Sicht derzeit noch die größten (technischen) Herausforderungen?

Die Modelle selbst sind erstaunlich gut – sie lesen und verstehen Dokumente heute in einer Qualität, die vor wenigen Jahren undenkbar war. Die eigentliche Herausforderung liegt im Maßstab. Eine typische deutsche Kommune verarbeitet viele tausend Schriftstücke am Tag, und dafür sind erhebliche Rechenressourcen in Form von Grafikkarten nötig. Diese in die Cloud zu verlagern, ist technisch möglich und sicher, stellt die Kommunen aber regelmäßig vor regulatorische Fragen. Hier würde es enorm helfen, wenn es klare Vorgaben und verlässliche Einschätzungen zum Betrieb solcher Modelle in zentralen Rechenzentren gäbe. Das ist weniger eine technische als eine regulatorische Aufgabe – und genau an dieser Stelle kann das Bundesdigitalministerium viel bewegen.

„Agentische Systeme funktionieren dort am besten, wo sie unterstützen und nicht ersetzen.“

Welche organisatorischen Veränderungen müssen Kommunen vornehmen, um agentische KI sinnvoll für die Dokumentenverarbeitung einzusetzen?

Die wichtigste Veränderung ist eine gedankliche: Agentische KI nimmt viel Arbeit ab, ersetzt den Menschen aber nicht – sie verschiebt seine Rolle. Die Tätigkeit verlagert sich von der reinen Sachbearbeitung hin zu Qualitätssicherung und Prozessüberwachung, der Mensch behält Kontrolle und Verantwortung. Der größte Fehler wäre, auf genau diese Kontrolle zu verzichten. Agentische Systeme funktionieren dort am besten, wo sie unterstützen und nicht ersetzen. Dazu gehört ein genaues Verständnis dafür, wo die Systeme an ihre Grenzen kommen – etwa bei seltenen Fehlern oder Halluzinationen. Hier bauen die Kommunen gerade sehr schnell Know-how auf.

Gemeinsam mit dem Neckar-Odenwald-Kreis wurde Lector für die Teilnahme am Agentic AI Hub des Bundesdigitalministeriums ausgewählt (wir berichteten) – welche Bedeutung hat das für Sie?

Für uns ist das vor allem ein Signal, dass wir mit unserem Ansatz richtig liegen und unsere Vision von einer moderneren Verwaltung geteilt wird. Dass das Thema beim Bund inzwischen hohe Priorität hat und sein Potenzial klar erkannt wird, ist ein großer Schritt. Wir verstehen unsere Rolle dabei als Pionierarbeit – was uns besonders beeindruckt, ist die Geschwindigkeit, mit der das Projekt tatsächlich umgesetzt wird.

Welche konkreten Ziele verfolgt das Pilotprojekt?

Unser Ziel war es, möglichst niedrigschwellig zu zeigen, wo agentische Ansätze konkret Zeit sparen. Dafür haben wir uns die Auskunftsanfragen vorgenommen, die jede Bürgerin und jeder Bürger nach Artikel 15 DSGVO an die zuständige Behörde stellen kann. Alle gespeicherten Daten zusammenzutragen und die Dokumente so zu schwärzen, dass die Rechte Dritter gewahrt bleiben, ist ein sehr aufwendiger Prozess – und genau deshalb hervorragend zu automatisieren. Das Ergebnis: In einzelnen Fällen konnten wir die Bearbeitungszeit von mehreren Arbeitstagen auf wenige Minuten reduzieren – und das bei vergleichsweise geringem Implementierungs- und Integrationsaufwand. Die bislang vielleicht wichtigste Erkenntnis aus dem Projekt: Die Zahl der kleinen, niedrigschwelligen Verbesserungen, die sich auf diese Weise umsetzen lassen, ist nach wie vor riesig. Man muss nicht den ganz großen Wurf wagen, um etwas zu verbessern. Unseren Auskunftsanfrage-Agenten kann übrigens jede Kommune mit einer gepflegten E-Akte direkt nutzen. Darüber hinaus unterstützen wir die Kommunen bei der Sortierung und Ablage ihrer gesamten Eingangspost. Der Anwendungsfall aus dem Neckar-Odenwald-Kreis ist also eher der Anfang als das Ende.

Welche Signalwirkung hat Ihrer Meinung nach das Pilotprogramm Agentic AI Hub insgesamt – könnte es den Beginn eines grundlegenden Kulturwandels in der Verwaltung markieren?

Wenn das BMDS die richtigen Rahmenbedingungen bei Vergabe und Regulatorik schafft – und danach sieht es derzeit aus –, bekommen die vielen motivierten Mitarbeitenden in den Kommunen kräftigen Rückenwind. Was dann entstehen kann, ist eine neue Effizienzwelle, getragen von vielen schnellen Verbesserungen und positiven Erlebnissen im Alltag. Und genau diese kleinen Erfolge verändern eine Kultur oft nachhaltiger als jede große Reform. Die Sorge, kleinere Kommunen könnten bei einem solchen Wandel abgehängt werden, kann ich ein Stück weit entkräften. Sie profitieren unter Umständen sogar stärker als große, da sie kürzere Entscheidungswege haben und dank KI-Agenten heute mit deutlich weniger Aufwand automatisieren können als noch vor wenigen Jahren. Der Abstand, der früher vor allem von Personal und Budget abhing, wird durch diese Werkzeuge eher kleiner als größer.

Wo sehen Sie die kommunale Verwaltung beim Thema agentische KI in fünf Jahren?

Fünf Jahre sind in der KI-Welt eine enorm lange Zeit – wenn man auf die rasante Entwicklung der vergangenen zwei Jahre zurückblickt, fällt eine Prognose schwer. Ich bin überzeugt, dass einige Kommunen als Vorreiter bis dahin einen Großteil ihrer Behördenprozesse agentisch abwickeln werden. Andere werden die Entwicklung zunächst abwarten – aber dann umso schneller aufholen, weil die Werkzeuge bis dahin noch einmal deutlich einfacher geworden sein werden. Insgesamt erwarte ich, dass agentische KI in der Verwaltung in fünf Jahren kein Sonderfall mehr ist, sondern Alltag.