Kita-AppsVon der Zettelwirtschaft zur digitalen Kommunikation

Die Digitalisierung der Kommunikation zwischen Eltern und Kindertagesstätten (Kitas) bietet immense Vorteile. Kita-Apps werden immer häufiger genutzt. Sie steigern die Effizienz, ermöglichen datenbasierte Entscheidungen und erhöhen die Resilienz in Krisensituationen. Das geht aus der aktuellen Studie „Hallo Kita – Digitale Kommunikation zwischen Eltern und Betreuungseinrichtungen“ des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO hervor.

Strukturiertes Vorgehen

„Unsere Studie soll Kita-Träger, die noch keine Kita-App nutzen, motivieren und unterstützen“, sagt Harriet Kasper, Co-Autorin und Wissenschaftlerin am Fraunhofer IAO. Die Studie zeigt den Nutzen für die verschiedenen Akteure auf und stellt ein Vorgehensmodell vor, das die Auswahl und Einführung solcher Apps erleichtern soll. Dieses besteht aus fünf Schritten:

• Bedarfsermittlung: Informationssammlung und einfache Befragungen zur Ermittlung des Bedarfs.
• Anforderungsdefinition: Workshops mit den zukünftigen Nutzenden zur Erstellung eines Pflichtenheftes sowie zur Ermittlung des Hardwarebedarfs und der Gesamtkosten.
• Angebotsbewertung: Einholen, Evaluation und Auswahl der Angebote.
• Systemeinführung: Systemkonfiguration, Schulungen und Supportmöglichkeiten umsetzen.
• Betrieb: Nutzung der App in den Einrichtungen und beim Träger.

Tschüss Zettel im Kita-Rucksack, hallo Kita-App

Eltern von Kita-Kindern ohne digitale Kommunikationsmöglichkeiten sehen sich laut Fraunhofer IAO mit vier zentralen Problemen konfrontiert: der Vielzahl unterschiedlicher Kommunikationskanäle, der aufwändigen Zettelwirtschaft, dem langsamen Informationsfluss und dem ineffizienten Austausch zwischen Tür und Angel. Hier setzen Kita-Apps an. Zu den Vorteilen zählen die Reduzierung des manuellen Aufwands, eine einfache und schnelle Kommunikation sowie eine bessere Vernetzung und Dialogmöglichkeiten. Dabei kommt es auf die genaue Funktionsweise der App an: „Eine Kita-App sollte einfach zu bedienen sein, geringe technische Hürden aufweisen und über ein solides Datenschutzkonzept verfügen. Wichtige Funktionen sind die Übermittlung von Krankmeldungen, die direkte Kommunikation mit der Kita, ein gepflegter Kalender und Umfragefunktionen“, erklärt Verena Pohl, Wissenschaftlerin am Fraunhofer IAO und ebenfalls Co-Autorin.

Erfolgreiche Einführung und Datenschutz

Die Auswahl und Einführung einer Kita-App liegt in der Verantwortung des Trägers, wobei der Datenschutz von Anfang an eine wesentliche Rolle spielt, berichtet Pohl. Als Praxisbeispiele wurden die mit den städtischen Kita-Trägern in Ludwigsburg, Stuttgart und Waiblingen geführten Interviews aufbereitet, um den Leserinnen und Lesern einen konkreten Eindruck solcher Projekte zu geben.

Die Autorinnen der Studie betonen die dringende Notwendigkeit einer flächendeckenden Einführung von Kita-Apps, um die Kommunikation zwischen Eltern und Betreuungseinrichtungen nachhaltig zu optimieren.