De-MailAuch im Sozialamt erlaubt

Den „Leitfaden für elektronische Kommunikation und Langzeitspeicherung elektronischer Daten“ hat das Bundesversicherungsamt jetzt in der Version 4.0 herausgegeben. Das Dokument bietet eine wichtige Orientierungshilfe für Sozialkassen, Behörden und Unternehmen aus dem Gesundheitsbereich, für die das Sozialgesetzbuch (SGB) weisenden Charakter hat. Dazu zählen zum Beispiel Kranken-, Renten- oder Unfallkassen, aber auch Sozial- und Jugendämter. In dem Leitfaden geben die Prüfdienste des Bundes und der Länder an, dass elektronische Dokumente auch per De-Mail verschickt und empfangen werden dürfen. Das Unternehmen FP Mentana-Claimsoft, akkreditierter De-Mail-Anbieter und Tochterunternehmen der börsennotierten Francotyp-Postalia Holding AG (FP), begrüßte dies. Von dem aktuellen Leitfaden gehe ein wichtiges Signal aus. „Die Sozialkassen und andere Organisationen finden darin sehr konkrete Vorgaben sowohl zum Einsatz der De-Mail als auch zu deren Archivierung. An solchen praxisnahen und deutlichen Aussagen mangelte es bisher. Aus Gesprächen mit unseren Kunden wissen wir, dass viele von ihnen auf diese entscheidenden Leitlinien gewartet haben“, erklärte Hans Szymanski, Vorstandssprecher von Francotyp-Postalia. „Die Auseinandersetzung mit dem elektronischen Versand und der korrekten Archivierung digitaler Dokumente scheint im ersten Moment hochkomplex – aber sie lohnt sich. Die Institutionen können auf diese Weise viele ihrer Kommunikationsprozesse enorm verschlanken und beschleunigen, ohne dass sie dabei Einbußen in Sachen Rechtssicherheit hinnehmen müssen.“