Schlaue SchuleVoIP im Bildungswesen

Sicheres Kommunizieren, digitale Identitäten, der Datenschutz und ein reflektierter Umgang mit Medien stehen im Fokus der Digitalstrategien für die Schulen hierzulande. Beispielsweise wurden im Rahmen des DigitalPakts Schule an die sechs Milliarden Euro bewilligt, um die IT-Infrastruktur der Bildungseinrichtungen zu verbessern und Schüler wie Lehrkräfte digital fit zu machen. Der Digitalpakt 2.0 soll noch dieses Jahr folgen.

Kaum verändert hat sich in den zurückliegenden Jahren hingegen die allgemeine Kommunikation an den Schulen. „Sie erfolgt häufig noch über klassische Telefonanlagen“, sagt Christian Stredicke, CEO von Vodia, einem internationalen Anbieter von cloudbasierten und Voice over Internet Protocol (VoIP)-Telefonanlagen. Muss das Sekretariat auf diesem Weg beispielsweise Informationen an Lehrer oder Eltern weitergeben, kann das einigen Aufwand verursachen. „Allein das Heraussuchen der jeweiligen Telefonnummer sorgt für Verzögerungen“, erklärt Stredicke. „Noch mehr Zeit kostet es unter Umständen, bis die Nachricht dann tatsächlich beim Adressaten angekommen ist.“

VoIP-Anlagen können hier einen großen Unterschied machen, weiß der CEO, der sich seit 20 Jahren mit modernen Telefonsystemen beschäftigt. „Durch digitale Rufannahmen oder die automatisierte Verarbeitung mittels Sprachnachrichten und Künstlicher Intelligenz (KI) können Informationen rasch erfasst, weitergeleitet und dokumentiert werden. Dies entlastet das Sekretariat und beschleunigt die Kommunikation im Alltag ebenso wie Notfall. Die Privatsphäre und der Datenschutz bleiben dabei gewahrt.“ Um eine solche Telefonanlage handelt es sich bei Vodia PBX. 

Schlaue Schule in Deutschland

Wie mit Vodia PBX ein zeitgemäßes Kommunikationssystem für Bildungseinrichtungen entstehen kann, zeigt das Unternehmen im Projekt Schlaue Schule. Dabei handelt es sich um eine cloudbasierte Plattform, die den Informationsaustausch zwischen Lehrern, Eltern und der jeweiligen Schule erleichtern soll. Sie erfüllt laut Vodia vollständig die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). In Deutschland ging das Toolkit im Jahr 2024 an den Start. „Unser VoIP-System ist in die Schlaue Schule implementiert“, sagt Stredicke. „Neben vielen anderen Funktionen kann es nahtlos in Schulverwaltungssysteme und digitale Klassenbücher integriert werden.“

Über die Schlaue Schule können die Bildungseinrichtungen Einverständniserklärungen, Benachrichtigungen und Krankmeldungen schnell und sicher mit Vorlagen und Sprachfunktionen aus der Vodia-Telefonanlage versenden. Diese Vorlagen und Sprachfunktionen ersetzen unsichere Kanäle wie E-Mail oder Messenger-Dienste; Lehrkräfte können so alle Kommunikationsprozesse jederzeit rechtssicher dokumentieren. Zu den Sprachkommunikationsfunktionen gehören unter anderem die Integration von Microsoft Teams, die Steuerung von Schulklingeln und Durchsagen sowie die Rufnummernanzeige für Lehrer. Die Einsatzmöglichkeiten des Systems können laut Anbieter je nach Größe der Schule flexibel angepasst werden.

Auch für den Unterricht selbst ist die Schlaue Schule eine zuverlässige und sichere Lösung. „Viele Lehrer und Schüler kommunizieren seit einigen Jahren über Chat-Gruppen etwa per WhatsApp oder aber via E-Mail“, sagt Stredicke. „Das geht nicht nur schnell. Es können neben den Texten auch Bilder und Dokumente mit nur einem Klick verschickt werden. Eine sichere Lösung ist das allerdings nicht. Es entstehen viele unstrukturierte Kommunikationsvorgänge, die am Ende weder eindeutig noch rechtssicher protokolliert werden können“, warnt der VoIP-Experte. „Auch der Datenschutz ist hier nicht gegeben – unter anderem, weil Messenger-Dienste häufig mit den privaten Geräten der Lehrkräfte verknüpft sind. Bei WhatsApp etwa werden alle Kontakte des jeweiligen Handys an den Anbieter übermittelt. Gerade bei sensiblen Themen wie dem Lernstand, sozialen Problemen oder anderen personenbezogenen Daten ist größte Vorsicht geboten – von echter Privatsphäre kann hier keine Rede sein“, gibt Stredicke zu bedenken. Die Lösung? „Verbindungsdaten dürfen die interne Plattform nicht verlassen und müssen DSGVO-konform verarbeitet werden. So können mit der Plattform Schlaue Schule und der integrierten Vodia PBX Lehrkräfte die Dienste auf jedem Endgerät nutzen, ohne sich rechtlich angreifbar zu machen.“

Digitale Kommunikation für alle

Eine Plattform wie die Schlaue Schule versammelt ganz unterschiedliche Nutzer. Dazu zählen Kinder und Jugendliche, jüngere Lehrkräfte und Eltern aber auch ältere Personen, die nicht mit digitalen Tools aufgewachsen sind. Damit die Lösung von allen problemlos eingesetzt werden kann, ist eine benutzerfreundliche Bedienung unerlässlich. Vodia PBX erfüllt auch diese Voraussetzungen, erklärt Christian Stredicke: „Der Service erfordert keine lange Eingewöhnung. Die reduzierte Weboberfläche ist selbsterklärend und bringt sofort Vorteile im Schulalltag. Zudem unterstützen wir mit einem ausführlichen Onboarding und kontinuierlichen Support.“

Sehr hilfreich kann Vodia PBX außerdem in Notfallsituationen sein. „Lehrkräfte können über Notfalltasten im Klassenzimmer sofort einen Alarm auslösen“, sagt Stredicke, der mit seinem Unternehmen bereits zahlreiche Schulen in den USA ausgestattet hat. „Die Vodia-Telefonanlage benachrichtigt dann automatisch die Schulleitung, den Rettungsdienst und die Polizei. Gleichzeitig werden die Lehrkräfte je nach Bedrohungslage per Lautsprecher oder diskreter SMS gewarnt.“ Ist die Bedrohungslage vorüber, werden die gesamte Schule, Betreuungspersonen und Eltern erneut über das VoIP-System informiert. „Mit herkömmlichen Telefonanlagen verstreichen im Notfall oft wertvolle Minuten, die technologisch nicht notwendig wären“, fasst der Experte zusammen.

Dynamisches Grundgerüst für die Schulleitung

Vodias Schlaue Schule ist laut Anbieter die perfekte Wahl für Bildungseinrichtungen, die ein VoIP-Kommunikationssystem in ihre Verwaltungssysteme integrieren möchten. Die Implementierung sei einfach, schnell und störe den Betrieb nicht. Solange eine Schule über ein stabiles Netzwerk, eine Internetverbindung und ein professionelles IT-System verfügt, könne sie Vodia PBX lokal hosten oder in der Cloud nutzen und damit komplexe, teure und wartungsintensive Analog- und Altsysteme ersetzen. „Dank der Migrationstools und der vorhandenen Telefone ist die Einrichtung schnell erledigt“, erklärt CEO Stredicke. „Die Integration in Alarmsysteme, digitale Klassenbücher, Türen, Systeme für Heizung, Lüftung und Klimatechnik, Beleuchtung, Single Sign-On und unseren KI-Lösungen sorgt für jederzeit reibungslose Abläufe.“

Die Schlaue-Schule-Lösung von Vodia erfüllt nicht zuletzt die Anforderungen des Digitalpakts Schule und wird bereits von deutschen Bildungseinrichtungen eingesetzt, heißt es vonseiten des Unternehmens. „Mit VoIP-Telefonanlagen haben Schulen schon positive Erfahrungen gemacht“, fasst Stredicke zusammen. „Aber es gibt viele Tools, die die digitale Kommunikation gerade in Notfällen verbessern können. Dank der Vorteile und der Sicherheit, die VoIP-Systeme im schulischen Umfeld bieten, gibt es immer noch Raum für Verbesserungen.“ Vodia bietet den deutschen Schulen eine kostenlose Registrierung für das Schuljahr 2025/2026 an.