Kita-LösungenKIVAN erleichtert den Alltag

Seit ihrem Start im Jahr 2008 wurde die Kita-Software KIVAN von Anbieter Lecos fortlaufend weiterentwickelt. Die Anwendung legt den Fokus auf zwei elementare Grundlagen im Kita-Management: die Anmeldung, Vergabe und Verwaltung von Betreuungsplätzen sowie die Abrechnung von Elternbeiträgen, Sonder- und Zusatzleistungen. Mit zahlreichen Funktionen und Modulen gehört KIVAN technologisch zu den bundesweit führenden Kita-Lösungen. Derzeit wird die Software von 1.600 Einrichtungen in ganz Deutschland eingesetzt und erleichtert somit den Arbeitsalltag von unzähligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Kita, bei Trägern oder in den Fachbereichen der Kommunen.
Auch Heike Wehmer, Mitarbeiterin im Fachbereich Tagesbetreuung von Kindern bei der Stadt Güters­loh, erfreut sich seit einiger Zeit an der Unterstützung durch KIVAN. In der ostwestfälischen Großstadt wurde die Kita-Management-Software im November 2019 eingeführt. „Wir haben seit 2014 bereits mit einer anderen Kita-Software gearbeitet, die langfristig leider nicht alle unsere Erwartungen erfüllen konnte“, berichtet Wehmer. „Also haben wir uns nach einer Alternative umgesehen. Wir wussten, dass die Stadt Harsewinkel im Kreis Gütersloh bereits seit mehreren Jahren mit der Software aus Leipzig arbeitet. Deshalb haben wir beschlossen, uns KIVAN einmal genauer anzuschauen.“ In Harsewinkel war das E-Kita-Management-System in Zusammenarbeit mit IT-Dienstleister regio iT im November 2017 eingeführt worden. Die positive Entwicklung des Projekts veranlasste schließlich den gesamten Kreis ­Gütersloh dazu, KIVAN flächendeckend zu verwenden. Die Projektleitung liegt hierbei vollständig in der Verantwortung von regio iT (wir berichteten).

Kreisweit einheitliches System

„KIVAN bietet einfach alles, was wir brauchen. Die bessere Übersichtlichkeit, der strukturierte Aufbau der Startseite und die gesamte Handhabung haben mich sehr beeindruckt. Außerdem haben wir nun kreisweit ein einheitliches System in Benutzung, was sehr vorteilhaft ist“, meint Heike Wehmer. Die zweifache Mutter ist bei der Stadt Gütersloh bereits seit mehr als 14 Jahren im Fachbereich Tagesbetreuung von Kindern tätig. Sie arbeitet täglich mit dem Online-Portal und unterstützt unter anderem Eltern bei der Anmeldung mit KIVAN. Die Restplatzvergabe und der Abgleich mit dem Melderegister liegen ebenfalls in Wehmers Aufgabenbereich.Mittlerweile arbeiten alle 54 Kindertageseinrichtungen der Stadt Gütersloh mit der Kita-Management-Lösung. „Unsere Einrichtungen nutzen KIVAN unter anderem, um Bedarfsmeldungen und Platzzusagen zu machen. Auch bei der Vertragsverwaltung ist die Software eine große Unterstützung“, erklärt Heike Wehmer.
KIVAN enthält eine Vielzahl an Funktionen. Aufgrund seiner Modularität lässt sich das System individuell an die einzelnen Kundenbedürfnisse anpassen. Auch in Gütersloh werden die vielfältigen Funktionen der Lösung geschätzt: „Am besten gefällt mir die Kommentarfunktion, die ist wirklich klasse“, sagt Heike Wehmer. „Damit kann ich den Kitas wichtige Detailinformationen zu den Antragstellenden zukommen lassen, welche die Entscheidung über die Platzvergabe positiv beeinflussen können – zum Beispiel, ob es sich um ein Kind mit Behinderung handelt oder ob es besondere Familienkonstellationen gibt. Auch für mich selbst ist diese Funktion hervorragend für die Dokumentation. Ich kann so immer alle Besonderheiten eines Antrags noch einmal nachlesen.“

Schnelles Anfreunden mit der Software

Um Eltern schnell und auf kurzem Wege über Veränderungen und Neuigkeiten zu informieren, sei die Möglichkeit, Serien-E-Mails zu verschicken, unabdingbar geworden. „Aber auch die Funktion des EWO-Abgleichs, also die Gegenprüfung der Daten mit dem Einwohnermelderegister, möchte ich nicht mehr missen“, berichtet Wehmer, „keine Doppelanmeldungen mehr und auch kein ‚Schummeln‘ mehr von Eltern, die einen Fremdgemeindeantrag umgehen möchten. Das erspart mir wirklich sehr viel Arbeit.“
Das KIVAN-Team legt großen Wert auf die Zufriedenheit seiner Kunden und auf eine enge Zusammenarbeit. Aus diesem Grund sind die Ansprechpartner immer bereit, Wünsche, Anmerkungen oder Beschwerden entgegenzunehmen. „Auf meine E-Mails bekomme ich nach spätestens 24 Stunden eine Antwort. Die Mitarbeitenden bei KIVAN haben stets ein offenes Ohr und der Austausch klappt wirklich super. Besonders bei der Einführung des neuen Systems war das Team sehr geduldig und freundlich, sodass man sich schnell mit der Kita-Software anfreunden konnte“, zieht Heike Wehmer ein positives Fazit.