MünchenStädtische Büroplätze flexibel buchen

Digitalisierung und Homeoffice führen immer häufiger zu einer Loslösung vom festen Büroarbeitsplatz – auch innerhalb der Verwaltung. Zunehmend attraktiv werden Büroraumkonzepte mit freier Wahl von Ort und Arbeitsplatz. So kann die Wahl des Arbeitsplatzes aktivitätsbasiert je nach Terminplan und Wegstrecken erfolgen. Verfügbare Büroflächen können effizienter genutzt werden. Aber wie können Beschäftigte wissen, welche Arbeitsplätze gerade wo zur Verfügung stehen? In München wurde dazu eine digitale Lösung gefunden, die jetzt in den Pilotbetrieb geht. In ihrem Digitalblog „München. Digital. Erleben.“ berichtet die bayerische Landeshauptstadt über das Projekt.

Eine etablierte Sharing-Plattform als Basis

Eine standortübergreifende Arbeitsplatz-Flexibilität setzt Transparenz hinsichtlich Verfügbarkeit und Ausstattung von Arbeitsplätzen voraus. Man braucht also ein Tool, das die benötigten Informationen zur Verfügung stellt und eine unkomplizierte Buchung erlaubt. Beim städtischen Innovationswettbewerb 2021 hatte das auf etliche Standorte verteilte Kreisverwaltungsreferat (KVR) die Frage nach einem solchen Tool als Challenge eingereicht. Die Energiegenossenschaft Isarwatt entwickelte einen Prototypen und gewann die Challenge: Deren bereits vorhandene Sharing-Plattform klink wurde als Web-App für den standortübergreifenden Einsatz bei der Stadt München erfolgreich im städtischen Umfeld erprobt. Die erforderlichen Anpassungen wurden in enger Abstimmung mit der Stadt konzipiert, umgesetzt und getestet. Im Anschluss erprobten rund 70 Beschäftigte aus sieben Referaten die Web-App klink im Zuge einer achtwöchigen Pilotphase. Neben dem KVR stellten fünf weitere Referate und das Munich Urban Colab dafür Räume zur Verfügung.

Nutzen nicht nur für Verwaltungsbeschäftigte

Die anschließende umfangreiche Evaluation habe den angestrebten Nutzen gezeigt, berichtet die Landeshauptstadt München in ihrem Blog: Die Web-App klink, die auf der gleichnamigen Sharing-Plattform basiert, kann die nötige Transparenz für eine standortübergreifende Buchung von Büroarbeitsplätzen herstellen. Dazu hinterlegen die Raumverantwortlichen an den Standorten – meist Beschäftigte im Facility Management – Informationen zu geteilten Räumen und Arbeitsplätzen. Dabei können Nutzungsgruppen definiert und berechtigte Personengruppen flexibel freigeschaltet werden. Technisch möglich wäre es auch, einzelne Räume für verifizierte Personen aus der Stadtgesellschaft – etwa Vereine oder Jugendverbände – zugänglich zu machen oder das Raumangebot über die Plattform öffentlich zu teilen.
Das Pilotprojekt und die gewonnenen Erkenntnisse bilden die Grundlage für weitere Überlegungen und Schritte hin zu einem nachhaltigen Einsatz einer Sharing-Plattform für städtische Arbeitsplätze.