MünchbergStrategisch digitalisieren

Schon weit vor der Corona-Pandemie war Tanja Bauer klar: Die Digitalisierung einer Kommunalverwaltung ist nicht mit einer Handvoll Online-Diensten getan. Digitalisierung ist ein Paradigmenwechsel und betrifft jeden einzelnen kommunalen Prozessablauf. Und so beschloss die Leiterin der Hauptverwaltung der bayerischen Stadt Münchberg zusammen mit dem Ersten Bürgermeister Christian Zuber bereits im Januar 2020, das Thema systematisch anzugehen. „Als ich hörte, dass die AKDB ein Team Digitalisierungsberatung gegründet hat, habe ich sofort Kontakt aufgenommen“, sagt Bauer. „Denn wir haben viele Ideen, hinsichtlich der Digitalisierung. Allerdings fehlt uns im Tagesgeschäft die Zeit und die Struktur, diese Ideen anzupacken.“ So gibt es in der Stadtverwaltung keinen eigenen Digitalisierungsverantwortlichen, der Projekte antreibt, koordiniert und begleitet, berichtet die Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB). Damit sei Münchberg nicht allein: Eine aktuelle Studie der Hochschule Harz habe ergeben, dass nur 47 Prozent der befragten Kommunen in Deutschland über eine mittelfristige Planung zur Digitalisierung in ihrer Verwaltung verfügen. Diese planerische Rolle sollte das AKDB-Team Digitalisierungsberatung um Katja Köhler übernehmen.

Nahtlos integrieren

Nach einem ersten Sondierungsgespräch mit dem Bürgermeister stand laut AKDB fest: Münchberg baut zusammen mit dem kommunalen IT-Dienstleister eine Digitalisierungsstrategie auf. Die Ergebnisse sollen als Blaupause für andere Kommunen dienen. Corona und der Lockdown hätten einmal mehr klar gemacht, wie unentbehrlich die Digitalisierung interner Abläufe tatsächlich ist. Dass das Projekt nicht „auf der grünen Wiese“ entstehen würde, sei allen Beteiligten bewusst. „Jede Stadt und jede Gemeinde hat bestehende Strukturen und digitale Lösungen. Neue Lösungen müssen sich nahtlos integrieren“, erklärt Tanja Bauer. Das Beratungsteam der AKDB stellte laut eigener Angabe einen schrittweisen Plan auf. Dieser beginne mit einer Bestandsaufnahme, der so genannten Ist-Aufnahme, der ein Soll-Bild folge. Diese beiden Zustandsbeschreibungen sollen die Fragen beantworten, wo die Verwaltung in puncto Digitalisierung gerade steht und wie die Verwaltungsprozesse am Ende der Digitalisierung aussehen müssen.

Aufwand hat sich gelohnt

„Dazu wurden im ersten Schritt von Anfang Oktober 2020 bis Anfang Dezember mit fast allen Mitarbeitern der Stadtverwaltung Gespräche geführt“, sagt Tanja Bauer. Das Beratungsteam befragte sie zu ihrer Arbeitsweise, wie sie Dokumente bearbeiten und wo sie diese ablegen, wie sie zusammenarbeiten und Aufgaben verteilen oder weiterleiten und welche Arbeitsmittel sie dabei unterstützen. Die Ergebnisse wurden tabellarisch aufbereitet und in Kategorien zusammengefasst: Prozesse, Organisation, Wissen, Daten, Dokumente, Kommunikation. Eine große Menge an Daten, heißt es im Bericht der AKDB. Bauer führt aus: „Der Aufwand hat sich definitiv gelohnt. Ich bin beeindruckt, wie detailliert alles aufbereitet wurde. Und wie viele Erkenntnisse über unsere Arbeitsweise wir dadurch gewonnen haben. Das Aufbereiten nach Kategorien fand ich übrigens ein exzellentes Hilfsmittel – auch um künftig die Zusammenarbeit in der Verwaltung zu optimieren.“

Zahlreiche Aufgaben und Prozesse

Parallel zu den Interviews erarbeitete das Beratungsteam zusammen mit dem Team der Stadt in einem Soll-Bild einen idealtypischen Verwaltungsprozess aus: etwa von der ersten Kontaktaufnahme durch einen Bürger über die Durchführung eines Termins, das Aufgaben-Management, die Sachbearbeitung bis hin zum Ergebnis, meistens in Form eines Bescheids. Dabei wurde klar: Eine Kommunalverwaltung ist ein kleinteiliges Gebilde aus zahlreichen Aufgaben und Prozessen, das wesentlich komplexer ist als ein mittelständisches Unternehmen. „Stellen Sie sich vor, Sie sind in ein Wimmelbild geraten: An jeder Ecke passiert irgendetwas“, erklärt Tanja Bauer. Im nächsten Schritt werden die Unterlagen ausgewertet und eine Digitalisierungsstrategie erarbeitet, inklusive Maßnahmenplan. Diese Strategie soll dem Stadtrat als Basis für einen Grundlagenbeschluss – und als Leitbild für jede künftige Digitalisierungsentscheidung dienen. Bianca Langheinrich-Keim vom Stadtmarketing Münchberg sagt: „Egal, ob wir die Smart-Cities-Förderung bekommen oder nicht: Die Arbeit ist nicht umsonst. Wir wollen mit oder ohne Förderung vorankommen, und das nächste Förderprogramm kommt bestimmt.“

Teilnahme an Smart-City-Förderprojekt

Da sich die Stadt parallel für das Förderprojekt Smart Cities beworben hat, ist der Prozess noch nicht beendet, teilt die AKDB mit. Auch bei diesem Vorhaben unterstützte die Digitalisierungsberatung des kommunalen IT-Dienstleisters. „Stadtentwicklung und Verwaltungsdigitalisierung gehen Hand in Hand. Deswegen wollten wir uns unbedingt für dieses Förderprojekt bewerben“, so Langheinrich-Keim, welche die Smart-Cities-Bewerbung vorangetrieben hat. Das Bewerbungsteam der Stadt erarbeitete mit der AKDB die Bewerbungsunterlagen, die pünktlich zum 14. März eingereicht wurden. Dazu gehörte unter anderem die Ausarbeitung des Kosten- und Finanzplans und die Erstellung der Letters of Intent, berichtet die AKDB. Außerdem habe Münchberg seit vergangenem Jahr eine KulCity-Strategie ausgerufen: Um die Innenstadt zu beleben und Leerstände zu beseitigen, wolle die Kommune sich zum kulinarischen Genusszentrum entwickeln. Digitale Angebote seien zentraler Bestandteil der Strategie: etwa Online-Immobilien-Plattformen, eine Stadt-App für den stationären Handel oder Selfservice-Lösungen der Stadtbücherei. Einmal die Woche treffe sich – selbstverständlich virtuell – ein kleines Verwaltungsteam mit der Digitalisierungsberatung der AKDB und arbeite an der Kommune von morgen.