FachverfahrenVernetztes Jugendamt

Die fachlichen und technischen Anforderungen an eine Software für das Jugendamt waren bei der Stadt Köln im Jahr 2014 derart gestiegen, dass die Ablösung der damals genutzten Anwendungen alternativlos war. Eine neue, zeitgemäße Software musste her. Im Jahr 2016 entschied sich die nordrhein-westfälische Stadt deshalb für die Lösung Fallmanagement für das Jugendamt des Anbieters AKDN-sozial. Die Web-Anwendung ermöglicht die umfassende Fallbearbeitung aller Hilfen nach dem achten Buch Sozialgesetzbuch (SGB VIII). In Köln war mit dem Fallmanagement für das Sozialamt bereits das Schwesterverfahren erfolgreich im Einsatz.
Die Arbeit in der Jugendamts­software beginnt in den angebundenen Fachbereichen mit der Zentralkartei, über die alle an den Hilfen beteiligten Personen erfasst und gefunden werden können. Darüber hinaus besteht eine Schnittstelle zum Einwohnermeldeverfahren der Verwaltung. Sie ermöglicht eine Datenübernahme und Aktualisierung, sowie die Anbindung an das Ausländerzentralregister. Anschließend kann für diese Personen ein Fall angelegt werden.

Alle notwendigen Daten in einer Software

Des Weiteren hält die Software für die Bearbeitung der Beistandschaft alle notwendigen Daten des Kindes, der Eltern und weiterer Beteiligter vor, die jeweils in Beziehungen untereinander gesetzt werden können. Die Kernaufgaben der Beistandschaften sind Beratungen nach den Paragrafen 18 und 52a SGB VIII sowie das Führen von Beistandschaften gemäß Paragraf 1712 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Dokumente an eine Person oder an einen Fall zu speichern. Auch eigene Vordrucke können erstellt und abgelegt werden. Im Rahmen des Vordruck-Managements stehen zurzeit circa 80 fallbezogene Vorlagen zur Bearbeitung bereit, die aus dem Fall heraus mit den notwendigen Grundinformationen befüllt und im Rahmen eines Dialogmenüs ergänzt werden. Die Anwendung verfügt über eine standardisierte Schnittstelle zum Dokumenten-Management-System (DMS), über welche die Dokumente zukünftig der entsprechenden E-Akte hinzugefügt werden können.

Unterhaltstitel erfassen und verwalten

Im Modul Beistandschaft ist es möglich, Unterhaltstitel zu erfassen und zu verwalten. Indem automatisierte Sollstellungen aus dynamischen Unterhaltstiteln generiert werden, werden Änderungen von Düsseldorfer Tabellen, Kindergelderhöhungen und Alterssprünge automatisch in das System eingepflegt. Im Rahmen einer Beistandschaft vereinnahmt die Stadt Unterhaltszahlungen vom entsprechenden Elternteil oder von Drittschuldnern und leitet diese unter Umgehung des städtischen Haushalts an den Unterhaltsberechtigten oder seinen gesetzlichen Vertreter weiter. Durch die Schnittstelle zur Titelverwaltung ist es möglich, Rückstands- und Anspruchsberechnungen vorzunehmen.
Um Unterhaltsansprüche zu berechnen, soll eine zusätzliche Fach-Software eingesetzt werden, die grundsätzlich auch über eine Schnittstelle mit dem Fallmanagement für das Jugendamt verbunden werden kann. Die Stadt Köln plant noch in diesem Jahr den Testbetrieb einer entsprechenden Anwendung.

Zentral geführtes Sorgeregister

Die Abteilung Beistandschaft erteilt unter anderem auch Sorgebescheinigungen. Grundvoraussetzung dafür ist die Abfrage beim zentral geführten Sorgeregister der Stadt. Dieses wurde zuvor in Form einer lokalen Datenbank vorgehalten. Eine Halbtagskraft gab telefonische Auskünfte. Das war nicht sehr effektiv und die Verwaltung kam zu dem Schluss, dass eine neue technische Grundlage benötigt wird. Daher wurde die bisherige Lösung durch ein neu geschaffenes Register-Modul in der AKDN-sozial-Anwendung abgelöst. Nun können alle Berechtigten darauf zugreifen und Auskünfte erhalten.
Im Anschluss musste eine weitere Kernaufgabe der Beistandschaften technisch auf zeitgemäße Füße gestellt werden: Die Beurkundungen nach dem Beurkundungsgesetz (BeurkG). Das Jugendamt bietet Eltern die Möglichkeit, kostenlose Beurkundungen vorzunehmen. Das kann unter anderem eine Vaterschaftsanerkennung, eine Sorgeerklärung oder eine Unterhaltsverpflichtung sein.

Urkundenmodul seit Anfang 2021 produktiv

Die Abbildung der Urkunden mit zahlreichen Varianten konnte nach umfangreicher rechtlicher Vorprüfung im Kölner Sachgebiet für Grundsatzangelegenheiten der Beistandschaft erfolgen. Die Übersetzung in die entsprechenden Programmiervorgaben konnte die Fachbetreuerin des Fallmanagements für das Jugendamt über das integrierte Vordrucksystem vornehmen. Das Urkundenmodul ist seit Anfang 2021 produktiv.
Bis dahin wurden Dokumente jahrelang über Word-Vorlagen erstellt und nach der Vorbereitung lokal gespeichert. Im Vertretungsfall standen sie dann nicht zur Verfügung. Dass es nun möglich ist, Dokumente auch im Homeoffice vorzubereiten und den vor Ort sitzenden Kollegen anschließend zur Verfügung zu stellen, wird deshalb sehr geschätzt.
Als die Bundesregierung aufgrund der Belastungen durch die Corona-Krise entschied, in den Monaten September und Oktober 2020 einen Kinderbonus auszuzahlen, hat AKDN-sozial die erforderliche Berücksichtigung dieses Bonus bei der Unterhaltszahlung in der Anwendung pünktlich zur Verfügung gestellt. Das hat die Arbeit der Beistände sehr erleichtert.

Reibungslose und sichere Abläufe

Ein umfangreiches Rechte- und Rollenkonzept stellt die Absicherung der korrekten Zuständigkeiten zur Fallbearbeitung und des Datenschutzes in der Stadt Köln mit seinen neun Bezirksjugendämtern sicher. Der Vertretungsmodus innerhalb der Bezirke gewährleistet gerade in Zeiten einer angespannten Personalsituation und unter den aktuellen Corona-Einschränkungen einen reibungslosen und sicheren Ablauf.
Die Sorgeerklärung sowie Kindesunterhalt und Beistandschaft wurden als OZG-Leistungen definiert. Dazu müssen die Anträge digital gestellt werden können. Anschließend wird die Übersetzung der entgegengenommenen Daten ins Fachverfahren und die Übermittlung der Entscheidung über den Antrag via Serviceportal erfolgen.

Meldungen für Bundesstatistik per Knopfdruck

In der Lösung von AKDN-sozial besteht die Möglichkeit, benötigte Auswertungen über SQL-Abfragen im System zu hinterlegen. Mit der Exportfunktion können die Auswertungen in gewohnten Formaten wie in Excel oder Access zu Verfügung gestellt werden. Diese liefern unter anderem die Angaben für die jährliche Bundesstatistik. Außer dem Fachbereich der Beistandschaften arbeiten in Köln auch die Amtsvormundschaft und die Jugendgerichtshilfe bereits erfolgreich mit dem Fallmanagement für das Jugendamt.
Der Allgemeine soziale Dienst (ASD) und der Gefährdungsmeldungssofortdienst (GSD) sind ebenfalls an die Software angebunden, erfassen bisher neben den personenbezogenen Daten allerdings nur solche, die für die Erstellung der Bundesstatistik nach SGB VIII erforderlich sind.
Die Meldungen zu verschiedenen Teilen der Bundesstatistik werden im Verfahren per Knopfdruck erzeugt und anschließend auf den entsprechenden Portalen der IT-Landesämter hochgeladen.