KatastrophenmanagementIm Ernstfall den Überblick behalten

Ob Cyber-Attacke, Pandemie, Überschwemmung oder Stromausfall: Die nächste Krise kommt. Niemand weiß, wann. Niemand weiß, wie sie aussehen wird. Klar ist: Es braucht ein gutes Krisenmanagement in den Verwaltungen, um auf jegliche Herausforderung reagieren zu können. Und zwar nicht nur bei Feuerwehr, Polizei und Hilfsorganisationen, sondern in der Verwaltung als Ganzes. Denn im Ernstfall verantwortet die Kommune die Steuerung des administrativ-organisatorischen Bereichs. Doch bevor überhaupt gehandelt werden kann, steht eine entscheidende Frage im Raum: In welcher Lage befinden wir uns eigentlich gerade?

Wann ist eine Krise eine Krise?

In den vergangenen Jahren hat der Begriff Krise Einzug in unseren Alltag gehalten. Der starke Zustrom Geflüchteter, die Coronapandemie, Cyber-Angriffe, Extremwetter: Sehr unterschiedliche Ereignisse mit sehr unterschiedlichen Auswirkungen wurden alle unter demselben Wort zusammengefasst. Das ist verständlich, aber im Krisenmanagement ein Problem. Denn Störung, Notfall, Krise und Katastrophe sind keine Stimmungsbeschreibungen, sondern fest definierte Fachbegriffe. An ihnen hängt, welche Strukturen greifen, wer entscheidet und welche Prozesse anlaufen.

Warum fehlt es an einem einheitlichen Verständnis? Zum einen kennt der Föderalismus keine bundesweit einheitlichen Definitionen: Berlin definiert neben der Katastrophe die Großschadenslage, Bayern das koordinierungsbedürftige Ereignis. Zum anderen bewerten unterschiedliche Akteure dieselbe Lage aus ihrer jeweiligen Rolle heraus verschieden. Und schließlich entscheidet die einzelne Kommune selbst über die Tragweite: Während der Fund einer Weltkriegsbombe in Köln zum Alltag gehört, kann derselbe Fund andernorts beim ersten Auftreten die gesamte Verwaltung an ihre Grenzen bringen.

Genau hier setzt der KGSt-Bericht 4/2026 „Kommunen in der Krise“ an. Er arbeitet mit vier Abstufungen: Störung, Notfall, Krise und Katastrophe. Die Logik dahinter ist einfach und folgenreich zugleich. Solange für ein Szenario Pläne vorliegen und diese greifen, bewegt sich eine Organisation im Notfallmanagement. Sobald die vorbereiteten Pläne nicht mehr ausreichen und eine komplexe Lage strategische Anpassungen sowie Ad-hoc-Entscheidungen erfordert, beginnt das Krisenmanagement. Im Umkehrschluss heißt das: Wer wenige Notfallpläne hat, landet schneller in der Krise. Und wer gut vorbereitet ist, braucht Krisenstrukturen seltener.

Sieben Fragen, eine Skala, ein klares Bild

Doch wie übersetzt sich diese Theorie in den Ernstfall, wenn die Zeit drängt und die Informationen unvollständig sind? Für genau diesen Moment hat die KGSt den Lagecheck entwickelt. Dabei handelt es sich um ein digitales Werkzeug, konkret eine Web-App, die mithilfe von Fragestellungen Orientierung bei der Lageeinschätzung bietet, Handlungsempfehlungen für die nächsten Schritte gibt und die Dokumentation mit Zeitstempel unterstützt. Anhand von sieben Fragestellungen wird die aktuelle Situation auf einer Skala von 0 bis 5 eingeschätzt. Damit die Einordnung gelingt, sind die Fragen mit Definitionen hinterlegt. Die einzelnen Begriffe lassen sich länderspezifisch auswählen und individuell ergänzen. Das ist gerade mit Blick auf die föderale Vielfalt wichtig.

Das Ergebnis der Einschätzung wird anschließend ins Verhältnis zu Störung, Notfall, Krise oder Katastrophe gesetzt. Aus einem diffusen Bauchgefühl wird so eine nachvollziehbare Einordnung. Und im letzten Schritt schlägt der Check auf Grundlage des KGSt-Berichts konkrete Handlungsempfehlungen in Form von Maßnahmen vor. Diese Schritte können an die Prozesse vor Ort angepasst, mit Verantwortlichkeiten hinterlegt und im Ernstfall auch als erledigt markiert werden. Der Lagecheck ist damit nicht nur Diagnose, sondern auch Kompass für das weitere Vorgehen.

Der Charme liegt in der Niederschwelligkeit: kein komplexes Fachverfahren, keine teure Speziallösung, sondern ein Tool, das jede Kommune sofort nutzen und an die eigenen Strukturen anpassen kann. Auch die kleine Kommune ohne eigenes Krisenmanagementboard.

Digital ja, abhängig nein

Und hier kommt der Punkt, der gerade IT-Verantwortliche interessieren dürfte. Der Lagecheck ist ein digitales Instrument. Ausgerechnet für Szenarien, in denen digitale Werkzeuge zur Mangelware werden. Ein Widerspruch? Aus Sicht der KGSt ist es das Gegenteil, nämlich eine bewusste Gestaltungsentscheidung.
Aktuelle Informations- und Kommunikationstechnologien bieten enorme Möglichkeiten, das kommunale Krisenmanagement zu unterstützen. In der Planung und Vorbereitung lassen sich etwa Geo-Informationssysteme nutzen, um Evakuierungsrouten oder die Verteilung von Trinkwasser und Lebensmitteln effizient zu steuern. Die Auswertung vergangener Ereignisse hilft, künftige besser vorherzusehen. Daten sind, richtig genutzt, ein strategischer Erfolgsfaktor für die Krisenvorsorge.

Zugleich gilt eine unbequeme Wahrheit: Kommunales Krisenmanagement muss notfalls ohne IT-Unterstützung funktionieren. Bei Stromausfall, Cyber-Attacke oder Überschwemmung können genau die Technologien nicht zur Verfügung stehen, auf die man sich sonst verlässt. Je hochentwickelter und vernetzter das Krisenmanagement technisch aufgestellt ist, desto anfälliger wird es für Ausfälle. Und desto gravierender die Kaskadeneffekte, wenn ein Baustein wegbricht.

Die Konsequenz ist nicht der Verzicht auf Digitalisierung, sondern deren durchdachte Absicherung. Die KGSt empfiehlt, alle für die Krisenarbeit notwendigen Dokumente wie Ablaufpläne, Einsatztagebücher und Protokolle ergänzend analog vorzuhalten. Redundante Systeme sollten so gestaltet sein, dass die stromgestützte Technik im Zweifel ersetzt werden kann. Etwa Software, die online wie offline läuft, oder Funknetze als Ersatz für ausgefallene Kommunikationswege. Der KGSt-Lagecheck sollte daher auch lokal auf einzelnen Rechnern abgespeichert werden und vor allem für die Übung genutzt werden. Im Ernstfall müssen Kommunen ohne ihn auskommen können.

Vom Werkzeug zum System

So hilfreich ein einzelnes Tool ist: Es ersetzt kein Krisenmanagementsystem. Der Lagecheck entfaltet seine Wirkung erst als Teil eines Ganzen. Eingebettet in klare Meldewege, definierte Eingangskanäle und eine geübte Krisenorganisation. Eine wirksame Krisenbewältigung beginnt mit einer strukturierten, schnellen und verlässlichen Meldung des auslösenden Ereignisses. Der Lagecheck setzt genau dort an, wo aus einer eingegangenen Meldung eine bewertete Lage werden muss.

Aus Sicht der KGSt gehört Krisenmanagement deshalb in den Kern des kommunalen Produktportfolios, nicht an dessen Rand. Die politische Gesamtverantwortung liegt bei der Hauptverwaltungsbeamtin beziehungsweise dem Hauptverwaltungsbeamten. Die Sensibilisierung aber ist Aufgabe aller: Gutes Krisenmanagement muss gelebt werden, nicht nur dokumentiert.

Denn die entscheidende Frage im Ernstfall lautet nicht, welche Software man einsetzt. Sie lautet: Wissen wir, in welcher Lage wir stecken, und wissen wir, was jetzt zu tun ist? Wer diese Frage schnell und belastbar beantworten kann, hat den ersten und wichtigsten Schritt der Krisenbewältigung bereits gemacht. Der KGSt-Lagecheck ist dafür ein pragmatischer Anfang.