MünsterDigitalisierung des Rechnungswesens

Die Stadtverwaltung Münster bearbeitet ihre digitalen Rechnungen nun auch intern vollständig digital. Wie die Stadt mitteilt, geschieht dies zunächst in drei Pilotämtern: dem Amt für Immobilien-Management, der Stadtbücherei und dem Personal- und Organisationsamt.
Stadtkämmerin Christine Zeller, zuständige Dezernatsleiterin der Umstellungsprozesses, erläutert: „Wir schaffen damit medienbruchfreies Arbeiten und erhöhen die Transparenz für alle Beteiligten. Digitale Rechnungen lassen sich von jedem Arbeitsplatz aus bearbeiten – ob im Büro in der Stadtverwaltung oder im Homeoffice.“
Nach eigenen Angaben hat die Stadt im vergangenen Jahr eine Software über eine EU-weite Ausschreibung als technische Grundlage für die digitale Rechnungsbearbeitung ausgewählt. Den jetzigen Start des Systems habe das Amt für Finanzen und Beteiligungen gemeinsam mit dem städtischen IT-Dienstleister citeq intensiv vorbereitet.
Das Digitalisierungsprojekt sei nicht nur für die Stadtverwaltung von Vorteil: „Digitale Rechnungen lassen sich leicht erstellen und zügig an die Stadt schicken“, sagt Frank Möller, Leiter des Amts für Finanzen und Beteiligungen. Laut der Stadt profitieren Rechnungssteller darüber hinaus, weil sie Druck- und Portokosten sparen. Auch deshalb gehe die Stadtverwaltung davon aus, dass von den rund 120.000 Rechnungsbelegen, die sie jährlich bearbeitet, kurzfristig eine deutliche Anzahl rein digital eingehen wird. Hierfür habe die Stadtverwaltung eine eigene E-Mail-Adresse eingerichtet.
Damit werden Papierrechnungen wohl bald der Vergangenheit angehören. Bis dahin scanne die Stadt die Papierrechnungen bei Posteingang, sodass auch für dieses Eingangsformat eine rein digitale Weiterbearbeitung sichergestellt sei. Die 800 Aktenordner, die bislang jährlich mit den Papierrechnungen gefüllt wurden, seien dann ebenfalls Geschichte, sie werden durch ein digitales Archiv ersetzt.
Bis ins nächste Jahr hinein werden schrittweise alle Ämter und Eigenbetriebe der Stadt auf die digitale Rechnungsbearbeitung umgestellt. Ausblick darauf gibt die Stadtkämmerin Christine Zeller bereits heute: „2023 werden wir verwaltungsweit den Rechnungsprozess vollständig digital durchführen und damit unserem Ziel, digitale Prozesse nach innen und außen zu fördern, ein gutes Stück näherkommen. Dazu nutzen wir neben bekannten Formaten wie PDF-Dokumenten auch vollständig maschinenlesbare strukturierte Dateiformate. Das vereinfacht den Rechnungsprozess auf beiden Seiten – Rechnungsstellung und Rechnungsbearbeitung – nochmals enorm.“