Kitaplatz-VerwaltungGut gerüstet

Die Verwaltung und Vergabe von Kinder­betreuungsplätzen ist eine He­rausforderung. Das gilt nicht nur im Hinblick auf Abläufe, Datenaktualität, Bedarfsplanung, Vergabetransparenz und die vielfältigen Kommunikationsaufgaben. Mit den Eltern, Kommunen, Trägern und Betreuungseinrichtungen sind zudem verschiedene Nutzergruppen beteiligt, deren Interessen in Einklang gebracht werden müssen.
Mit Little Bird erhalten Kommunen eine OZG-Lösung mit dem Reifegrad 3, welche die Verwaltung entlastet. „Bereits kurz nach der Einführung erfolgten über 90 Prozent der Platzanmeldungen über das Elternportal von Little Bird. Wir haben heute deutlich weniger Aufwand, einen besseren Überblick und verlässliche Informationen. Nicht nur, was die Kita-Belegung und Bedarfsplanung angeht, sondern auch im Hinblick auf die Betreuungsverträge, Beitragsberechnung oder die Abrechnung von Kindern aus Fremdgemeinden“, sagt Elke Bentheim, Fachstellenleiterin Kinderbetreuung der Gemeinde Kirchzarten im Südschwarzwald.

Alltagsaufgaben vereinfachen

Durch die Digitalisierung mit Little Bird können Kommunen zahlreiche Alltagsaufgaben vereinfachen oder automatisieren. Das Ergebnis: stets aktuelle, einheitliche und übersichtliche Daten, unterstützt durch eine Dubletten­erkennung sowie ein durchgängig nachvollziehbares und vor allem trägerübergreifendes Vertragsmanagement. Mithilfe eines Ranking- oder Punktesystems lässt sich die Platzvergabe objektiv und fair gestalten. Eine integrierte Plausibilitätsprüfung der Elterneingaben wirkt fehlerhaften Datensätzen entgegen. Der Prüfmechanismus verhindert, dass manche Eltern mehrere Plätze angeboten bekommen und belegen, während andere leer ausgehen oder unnötig lange auf ein Angebot warten müssen. Auch die Abrechnung von Kindern aus Fremdgemeinden erfolgt mit Little Bird einfach und transparent.
Oft wählen Kommunen zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) eine Software, die nur einen Teil des Gesamtprozesses abbildet. Dann können sich Eltern etwa online für einen Betreuungsplatz anmelden, die Daten lassen sich anschließend aber nicht für nachgelagerte Prozessschritte weiterverwenden. Soll die Digitalisierung nicht zu einem Mehraufwand und frustrierten Mitarbeitenden führen, muss die Lösung alle Abläufe abbilden und die Interessen aller Beteiligten berücksichtigen. Die Vorteile eines ganzheitlichen Ansatzes erläutert Armin Zeißler, Leiter des Eigenbetriebs Kinderbetreuung in der hessischen Stadt Bensheim: „Durch die Einführung von Little Bird in unserer Stadt wurde die Vergabe von Kitaplätzen deutlich vereinfacht und effizienter gestaltet. Die Eltern haben durch das Elternportal die Möglichkeit, sich jederzeit anzumelden. Die Kita-Leitungen schätzen den strukturierten und selbsterklärenden Aufbau von Little Bird. Für die Verwaltung ist das Programm eine große Arbeitserleichterung, wobei vor allem der persönliche Support hervorzuheben ist. Nachdem nun auch die Tagespflege in das Elternportal eingebunden wurde, wird die Stadt Bensheim im nächsten Schritt das Abrechnungsmodul einführen.“

Anbindung an andere Systeme

Für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit freien Trägern und anderen Beteiligten ist deren Anbindung an das kommunale Kita-Verwaltungssystem unerlässlich. Little Bird bietet daher sowohl eigene Lösungen für jede Nutzergruppe als auch Schnittstellen für jede gängige Fremd-Software. „Für Kommunen ist die reibungslose Zusammenarbeit mit Trägern und Kita-Leitungen von großer Bedeutung, unter anderem, weil deren Daten für ein Gesamtbild der Kita-Situation unerlässlich sind“, erklärt Anke Odrig, die Little Bird im Jahr 2009 gegründet hat. Neben Schnittstellen zu anderer Kita-Software ermöglicht Little Bird die Datenübermittlung an Abrechnungssysteme wie DATEV, SAP oder Sage und an landesspezifische Statistikmeldesysteme wie KitaWeb, Kita-Data-Webhouse, KiBiz, BayKiBiG, Kidz und IDEV.
Zusätzlich bietet Little Bird die KIKOM-App an. Iris Bothe, Dezernentin für Jugend, Bildung und Integration im niedersächsischen Wolfsburg, erklärt: „Wir haben die App eingeführt, um sowohl Eltern als auch unseren pädagogischen Fachkräften die Arbeit und die Kommunikation zu erleichtern.“ Die App erlaubt es, Mitteilungen direkt auf das Smartphone der Eltern zu senden, verfügt über eine Direktübersetzung in 30 Sprachen und macht alle Kita-Termine jederzeit einsehbar. Eltern können die Anwendung zudem nutzen, um ihr Kind krankzumelden oder Einverständniserklärungen zu erteilen. Mehr noch: Mit der App lassen sich Anwesenheitszeiten erfassen, virtuelle Elterngespräche und Elternabende durchführen oder Dokumente digital zustellen und unterzeichnen. Ein weiteres, viel genutztes Feature ist die Essensbestellung und -abrechnung.

Kein Grund zu Zögern

Einige Kommunen zögern noch, ihre Kitaplatz-Verwaltung zu digitalisieren. Das ist angesichts der Komplexität der Aufgabe nachvollziehbar, aufgrund der enormen Vorteile, die eine umfassende Digitalisierung bietet, aber unbegründet: „Wir haben unsere Kita-Verwaltung bereits vor über 13 Jahren mit Little Bird digitalisiert und als Pilotkunde auch an der praxisnahen Weiterentwicklung mitgewirkt. Wir können uns heute gar nicht mehr vorstellen, ohne die Vorteile dieses Systems zu arbeiten. Besonders gut gefällt uns, dass es stetig weiterentwickelt wird“, sagt Sylvia Röder, Leiterin des Amts für Schule und Familie in der sächsischen Stadt Heidenau.
Mit Little Bird sind Kommunen für die Zukunft gerüstet. So können damit auch weitere Betreuungsangebote verwaltet werden – etwa die Ganztagsbetreuung in der Grundschule, auf die Eltern ab 2026 einen Rechtsanspruch haben.