RegistermodernisierungSteuer-ID ins Register

Kaum ein Gesetz, das im Laufe der vergangenen zwölf Monate Bundestag und Bundesrat passierte, hat so viele Diskussionen hervorgerufen wie das Registermodernisierungsgesetz (ReMoG). Das betrifft sowohl die Öffentlichkeit als auch das parlamentarische Vorspiel zu diesem Gesetz. Im Kern der Diskus­sion stand dabei die Vereinbarkeit des Gesetzes mit einem Urteil des Bundesverfassungsgerichts aus den frühen 1980er-Jahren. Nahezu 40 Jahre später ist klar, dass sich die Welt stark verändert hat und es sicher angesagt ist, die neue Welt und die Grundgedanken des damaligen Urteils in Einklang zu bringen. Das ist aber die Aufgabe der Juristen. Von nicht minderer Bedeutung ist, wie die mit dem Gesetz angepeilten Ziele praktisch, vor allem technisch, umgesetzt werden können. Mit dem RegMoG soll es möglich werden, Verwaltungsdaten sicher und datenschutzkonform der richtigen Person zuzuordnen. Als veränderungsfestes Ordnungsmerkmal dient die Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID). Der Grundgedanke des Gesetzes ist es, ein verwaltungsinternes, registerübergreifendes Identitätsmanagement mit maximaler Transparenz (Datencockpit) zu schaffen.

Gemeinsamer Hintergrund

Verschiedentlich wird die Regis­termodernisierung als Folge oder als Parallelprozess des Onlinezugangsgesetzes (OZG) gesehen. Das ist zu kurz gegriffen. Der gemeinsame Hintergrund, sowohl für die Registermodernisierung als auch für das OZG, muss eine moderne Verwaltung mit effektiven Strukturen und effizienten Abläufen sein. Die dafür notwendige Verwaltungsmodernisierung ist leider nicht mit dem gleichen Engagement vorangetrieben worden, wie das OZG. Deshalb ist es auch nicht zielführend, die Registermodernisierung nur als Unterstützung für das OZG zu sehen. Vielmehr ist sie eine elementare Voraussetzung für die gesamte zukünftige Verwaltung, die Online-Lösung eingeschlossen.
Wenn in diesem Zusammenhang von einem registerübergreifenden Identitätsmanagement gesprochen wird, muss klar sein, dass dieses Identitätsmanagement und die notwendige digitale Identität des Bürgers zwei grundlegend verschiedene Dinge sind. Das Identitätsmanagement verbindet die einzelnen Verwaltungssegmente miteinander, die digitale Identität verbindet den Online-Bürger mit der Verwaltung. Für eine einfache und geradlinige Umsetzung des Once-Only-Prinzips sind beide Themen zwingend erforderlich. Die digitale Identität, um dem Bürger quasi Einlass in die Verwaltung zu gewähren und das Identitätsmanagement, um den durch den Bürger ausgelösten Vorgang umfassend und verwaltungs­übergreifend bearbeiten zu können.

Einen Schritt weiter gehen

Für den Bürger sieht das Gesetz das Datencockpit vor, denn es soll für ihn verifizierbar sein, in welchen Fällen mit der Identifikationsnummer Daten übermittelt wurden. Vielleicht müsste man im Interesse des Bürgers sogar noch einen Schritt weitergehen. Zukünftig sollte automatisch jede Nutzung der Steuer-ID protokolliert werden. Dies muss nicht Bestandteil des Datencockpits sein, eine solche Protokollierung wäre ausreichend für verwaltungsinterne Prüfzwecke.
Doch bevor über irgendeine Nutzung der Steuer-ID nachgedacht werden kann, muss die Nummer in alle Register aufgenommen werden. Dieser Schritt ist viel aufwendiger als derzeit prognostiziert. So hat etwa das Personenstandsregis­ter nicht zur Aufgabe, aktuelle Daten zu führen. Ein Abgleich der Basisdaten wird somit nur schwer oder mit hohem Aufwand möglich sein. Es gibt auch Register, die nicht zwingend (rechtlich definiert) eine permanente Aktualisierung der gespeicherten Registerdaten vornehmen. Dies dürfte im Adressbereich und im Bereich der Namensänderung zu unmittelbaren Problemen führen.

Nicht genau genug

All diese Schwierigkeiten sind sofort behoben, wenn die Identifikationsnummer in den Registern eingetragen ist. Dann können die Basisdaten über die Steuer-ID und das Geburtsdatum der Person bei der Registermodernisierungsbehörde gemäß RegMoG §6, Absatz 3.2 abgerufen werden. Aber Voraussetzung ist eben, dass die Identifikationsnummer in den verschiedenen Registern enthalten ist. Dazu soll die Abfrage nach §6, Absatz 3.1 genutzt werden, wonach Familienname, Wohnort, Postleitzahl und Geburtsdatum für eine Abfrage erforderlich sind. Alle Erfahrungen zeigen jedoch, dass diese Abfrage nicht genau genug ist.
Somit lautet die zentrale Frage, wie die Identifikationsnummer in die einzelnen Register gelangt. Dazu ist zunächst deren jeweilige Datenqualität zu prüfen. Sind die notwendigen Daten für eine Abfrage bei der Regis­termodernisierungsbehörde oder bei der Meldebehörde überhaupt vorhanden? Was passiert, wenn dem nicht der Fall ist? Sind die Daten innerhalb des Registers in sich schlüssig?

Tiefenprüfung erforderlich

Im VOIS-Projekt des Software-Unternehmens HSH wurden solche Verfahrensweisen bereits vorgedacht. Denn die Erfahrung zeigt, dass es durch Schreibfehler in der Vergangenheit, durch nicht aktualisierte Daten oder andere Missverständnisse (etwa Parallel- oder Mehrfacherfassung) immer wieder erforderlich ist, eine Tiefenprüfung von Einzelfällen vorzunehmen. Aufgrund dieser Erfahrungen ist klar, dass ein rein automatisierter Prozess zur Eintragung der Identifikationsnummer nicht möglich ist. In jeder registerführenden Stelle wird es zu einem manuellen Aufwand kommen, der nur schwer einzuschätzen ist, jedoch in jedem Fall höher liegt als vom Gesetz erwartet.

Komplexe Abfrage

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Registermodernisierung ist das bereits erwähnte Datencockpit. Die dafür notwendigen Protokolle müssen an den einzelnen Registern erstellt werden. Dies macht eine Abfrage durch das Cockpit sehr komplex. Es ist gegebenenfalls zu prüfen, ob nicht ein Protokollregister auf jeder Verwaltungsebene zweckmäßig sein könnte, sodass es in einer Kommunalverwaltung nur eine relevante Datenquelle für Abfragen gibt. Das sollte die Geschwindigkeit und die Komplexität einer Cockpit­abfrage wesentlich verbessern.
Es ist unstrittig, dass in einer modernen Verwaltung die Ämter und Behörden untereinander vernetzt sein müssen. Das erwartet der Bürger als Kunde der Verwaltung und als Steuerzahler – eine effiziente, an den Bedürfnissen des Bürgers orientierte Verwaltung. Nicht zuletzt verlangen dies auch die Mitarbeiter der Verwaltung, denn auch sie wollen moderne Arbeitsmittel und -prozesse für ihre Tätigkeit nutzen. Es gilt: Alles in allem ist das Regis­termodernisierungsgesetz ein wichtiger praktischer Schritt hin zu einer modernen Verwaltung.