[21.6.2013] Die Berliner Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Umwelt bietet einen Online-Service an, mit dem Handwerker einfach einen Parkausweis beantragen können. Das Verfahren basiert auf dem intelliForm Formular-Server des Unternehmens cit, den die Senatsverwaltung als zentrale Plattform für E-Government nutzt.

Seit November 2012 gibt es in Berlin für Handwerker und Gewerbetreibende den so genannten Handwerkerparkausweis. Unternehmen wird damit eine nutzerfreundliche und unbürokratische Möglichkeit angeboten, bei Auftragsarbeiten unkompliziert zu parken. Die Ausnahmegenehmigung erlaubt es Dienstleistern, im Rahmen einer Auftragstätigkeit das eigene Fahrzeug ohne Parkschein abzustellen. Ziel der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Umwelt ist es, mit dem Ausweis die Wirtschaft in der Stadt zu fördern. Damit Handwerker den Parkausweis nutzen können, muss ein Antrag bei der Straßenverkehrsbehörde gestellt werden.
Bei der Umsetzung des Antragsverfahrens beschränkt sich der Berliner Senat nicht nur auf den klassischen Weg zum Amt, sondern bietet auch einen Online-Assistenten zum Ausfüllen des Antrags an. Die Web-Anwendung ist in die umfassende E-Government-Strategie der Senatsverwaltung eingebunden.

Optimierte Antragstellung

Dass Antragsverfahren nicht kompliziert und arbeitsintensiv sein müssen, zeigt die Berliner E-Government Strategie. Ein innovativer Online-Assistent unterstützt die Antragsteller beim Ausfüllen des Formulars im Internet. Dieser macht den Antrag für Handwerker und Dienstleister unkompliziert und einfach. Seit Umstellung des Verfahrens wurden rund 1.200 Anträge beschieden. Der überwiegende Teil der Antragsteller hat dabei den Formular-Assistenten genutzt, um Zeit zu sparen und den Antrag korrekt auszufüllen.
Auch die öffentliche Verwaltung kann so die Effizienz im Antrags- und Fall-Management optimieren. Durch den Assistenten werden die Nutzer so geführt, dass nur vollständige und schlüssige Anträge entstehen. „Die Stadtbezirke haben sich sehr positiv über das neue Online-Formular geäußert, da die Qualität der Anträge über den Formular-Assistenten viel besser ist“, sagt Ojunsuren Ruck von der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Umwelt. Damit erübrigen sich aufwändige Rückfragen und Bearbeitungsschleifen und der Antrag kann sehr viel schneller beschieden werden.

intelliForm Formular-Server

Das Verfahren basiert auf dem intelliForm Formular-Server des Unternehmens cit, den die Senatsverwaltung als zentrale Plattform für E-Government nutzt. Mit dieser Technologie lassen sich auch kleinteilige Antragsprozesse und Formulare webbasierend umsetzen. cit intelliForm bietet dafür nicht nur einen breiten Fundus an vorgefertigten Lösungsbausteinen, sondern lernt mit jedem Formular dazu. So wächst die Bausteinsammlung kontinuierlich an und neue Formularlösungen können daraus einfach zusammengeklickt werden. Damit sind selbst weniger komplexe Antragsverfahren oder Verfahren mit geringen Fallzahlen wirtschaftlich umsetzbar.
cit intelliForm bietet ein Stufenmodell für die Realisierung elektronischer Verfahren. Im Fall des Handwerkerparkausweises in Berlin erfolgt die Einreichung manuell. Dabei wird der Nutzer vom Assistenten durch den Antrag geführt, damit alle Angaben vollständig und plausibel sind. Anschließend wird der Antrag ausgedruckt, unterschrieben und mit Anlagen per Post eingereicht. Gerade diese einfache Stufe der Automatisierung bietet sich für kleinere Verfahren aufgrund des geringen technischen Integrationsaufwandes an. Es sind keinerlei Änderungen am Fachverfahren notwendig. Der Effizienzgewinn durch eine deutlich bessere Qualität der Eingangsdaten ist beachtlich.

Effizientere Verwaltung

Für Verfahren mit hohem Fall- und Datenaufkommen bietet sich eine elektronische Einreichung an. Auch hier werden die Daten mittels des Formular-Assistenten erfasst, dann jedoch in digitaler Form an das folgende Fachverfahren übermittelt. Damit werden nicht nur Laufzeiten reduziert, sondern auch eine zusätzliche Datenerfassung vermieden. Für komplexe Verfahren bietet cit zudem vollständige Lösungen im Antrags- und Fall-Management an.
In beiden Stufen ist das Ergebnis gleich: Die Verwaltung wird nutzerfreundlicher und effizienter. Das schont Mitarbeiter und Bürger gleichermaßen. „Wir bieten mit der cit intelliForm Produktfamilie effiziente und nutzerfreundliche Lösungen für die Verwaltung an. Diese Lösungen sind nicht nur für umfassende Antragsverfahren sinnvoll“, sagt cit-Geschäftsführer Thilo Schuster. „Auch die vielen kleinteiligen Antragsverfahren sind mit unserer Plattform wirtschaftlich umsetzbar. Hier bietet sich ein großes Potenzial, und gleichzeitig ist gerade mit den kleineren Verfahren der Einstieg besonders leicht.“ (al)

http://www.stadtentwicklung.berlin.de
http://www.cit.de

Stichwörter: Fachverfahren, cit, intelliForm, Formular-Server, Antragsmanagement, Fall-Management, Handwerkerparkausweis, Senatsverwaltung Berlin

Bildquelle: PEAK