[24.9.2010] In Zusammenarbeit mit Partnern hat die Gemeinde Wadersloh ein Dokumenten-Management-System (DMS) eingeführt. Das neue Verfahren soll als Pilotprojekt und Referenz für weitere Verwaltungen dienen.

Die nordrhein-westfälische Gemeinde Wadersloh (13.000 Einwohner) hat ihre Aktenhaltung auf ein Dokumenten-Management- und Archivsystem umgestellt. „Bislang wurden Dokumente dezentral in verschiedenen Formaten und an unterschiedlichen Orten gespeichert. Die zentrale Ablage wird die Suche nach Dokumenten deutlich beschleunigen und vereinfachen“, sagt Bürgermeister Christian Thegelkamp. Wie der IT-Dienstleister citeq mitteilt, wird eingehende Post zentral digitalisiert und über einen Workflow automatisiert verteilt. Die Sachbearbeiter entscheiden, ob ein Dokument aufbewahrt, einer Akte zugeordnet oder in einem Vorgang weiterverarbeitet wird. Wichtige Dokumente werden revisionssicher in einem elektronischen Langzeitarchiv abgelegt. Beraten und unterstützt wurde die Kommune neben citeq von den Firmen H+K Consulting und SER. Stefan Schoenfelder, stellvertretender citeq-Betriebsleiter: „Bei diesem Projekt haben wir erstmals für eine gesamte Kommunalverwaltung den kompletten Prozess vom Posteingang bis zur Archivierung in einem einheitlichen Workflow abgebildet.“ Wadersloh möchte im kommenden Jahr auch den Rechnungseingang in einen entsprechenden Workflow einbinden. Andere Gemeinden im Münsterland haben laut citeq Interesse an der Lösung bekundet. (rt)

http://www.wadersloh.de
http://www.citeq.de

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