[3.3.2015] Die Digitalisierung aller Akten ermöglicht der Samtgemeinde Altes Amt Lemförde nicht nur einen schnelleren Verwaltungsablauf. Die Mitarbeiter können auch gleichzeitig auf dasselbe Dokument zugreifen.

Die Samtgemeinde Altes Amt Lemförde aus dem Kreis Diepholz wird ihre Verwaltungsabläufe künftig mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) verschlanken. Die digitale Steuerakte ist bereits eingeführt, jetzt folgt der Rechnungseingangs-Workflow. Für Gerd-Dieter Bühning, Projektleiter und allgemeiner Vertreter des Bürgermeisters, ist das ein wichtiger Schritt in Richtung Verwaltungsmodernisierung: „Ein DMS bringt uns viele Vorteile. Wir reduzieren die Papierakten und sparen allein damit schon Zeit. Mit dem DMS können zukünftig mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf einen Vorgang zugreifen – unabhängig vom Arbeitsplatz. Und wir schaffen Platz. Eine große Rolle spielt auch die Sicherheit: Papierakten sind immer durch äußere Einflüsse gefährdet – bei einem DMS geht nichts mehr verloren.“ Die Sachbearbeiter der Samtgemeinde können den alten Aktenbestand bereits am Bildschirm sehen. Neue Rechnungen werden direkt in das DMS übernommen. Der Rechnungseingangs-Workflow ist in das Finanzwesensystem KDO-doppik&more auf Basis von SAP ERP integriert. Er beschleunigt den gesamten Buchungsprozess, wie die niedersächsische Gemeinde meldet. Gerd-Dieter Bühning sieht einen weiteren Vorteil in der kurzen Einführungszeit der Lösung: „Die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg hat das System eingerichtet und danach haben wir in Ruhe alle Funktionalitäten getestet. Wir hatten einige wenige Änderungswünsche – und die wurden kurzfristig umgesetzt. Somit konnten wir relativ problemlos nach einer kurzen Projektlaufzeit in den Produktivbetrieb starten.“ (an)

http://www.lemfoerde.de
http://www.kdo.de

Stichwörter: Dokumenten-Management, Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO), Altes Amt Lemförde, Finanzwesen, Kreis Diepholz

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