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Systego GmbH:
Automatisierte Workflows in der kommunalen IT


27.8.2013 Prozessautomation entlastet IT-Abteilungen und spart bis zu 40 Prozent des Ressourceneinsatzes. Kommunen sollten dieses Zukunftsthema nicht länger ignorieren.

Kommunen müssen sparen – ein Satz, der bereits seit vielen Jahren aktuell ist. Von den knapper werdenden Geldern sind dabei nicht nur die öffentlichen Einrichtungen betroffen, sondern auch die interne Infrastruktur der Ämter. Wie lassen sich also vorhandene Ressourcen effizient einsetzen? Besonders die Ausstattung und der Betrieb der IT-Infrastruktur sind personal- und kostenintensive Posten, die oft nicht optimal verwaltet werden, so dass der Handlungsspielraum klein bleibt: Kommunen setzen nur rund ein Drittel der IT-Ressourcen für spezifische Projekte mit den Ämtern ein, der größere Teil fließt in operative Tätigkeiten. Zugleich werden IT-Landschaften immer komplexer und beanspruchen so wiederum mehr Personal und finanzielle Mittel. Im Bereich der Effizienzsteigerung ist die Prozessautomation zu einem wichtigen Thema geworden: Weniger Ausfälle, schnellerer Zugriff und eine bessere Bedienbarkeit der Systeme ermöglichen eine Verlagerung der Ressourcen hin zu strategischen Projekten. In vielen Kommunen und auch Unternehmen spielt dieses Thema bisher jedoch keine große Rolle. Umfragen zeigen, dass viele CIOs bisher keine oder nur durchwachsene Erfahrungen mit Workflow-Automation gemacht haben. Gründe dafür, warum IT-Prozesse vorwiegend immer noch manuell erfolgen, gibt es mehrere: Viele Kommunen befürchten zum Beispiel, dass Automationsziele zu aufwendigen Projekten führen. Weitere Hemmschwellen sind fehlende finanzielle Mittel sowie der Fokus auf andere Maßnahmenplanungen. Zudem herrscht oft auch nur eine geringe Kenntnis von geeigneten Lösungen. Trotzdem ist klar, dass mit einer Reduzierung der manuellen Vorgänge in der Prozesssteuerung Kosten gespart werden können. Diese Einsparungen werden von IT-Managern auf bis zu 40 Prozent geschätzt, liegen vermutlich aber noch deutlich höher, da nicht nur der manuelle Aufwand, sondern gleichzeitig auch die Fehlerquote reduziert wird.
Finanzielle Bedenken sind demnach kein Argument gegen die Automatisierung, die Kosten eines effizienten Systems haben sich meist bereits nach einem Jahr amortisiert. Durch automatisierte Prozesse lassen sich Ressourcen und somit Kosten sparen – ein Thema, dem sich Kommunen in Zukunft kaum entziehen können. Auch die großen Anbieter rüsten sich für den Automationstrend: So übernahm Hewlett-Packard den Automatisierungsanbieter Opsware und BMC kaufte RealOps und BladeLogic. Dabei versprechen große Namen nicht immer die besten Lösungen, und die Liste der Anbieter für Automatisierungslösungen ist lang. So lässt bereits die Suche nach dem passenden Tool das gesamte Projekt Prozessautomatisierung aufwendig werden. Es gibt aber auch Anbieter, die gerade durch ihre eigene schlanke Struktur eine persönliche und individuelle Betreuung während des Projektes garantieren können.

Mit ein paar Klicks zur gewünschten Aktion

Benutzerfreundliche Systeme sind konsequent aus Usersicht entwickelt und funktionieren so einfach und komfortabel wie das Selbst-Boarding am Flughafen: Mit einfachen Klicks auf Symbole können auch User ohne tiefe IT-Kenntnisse Aktionen wie Druckerzuordnung, Passwort Reset oder Zugriffsberechtigungen ausführen. Systeme wie beispielsweise flowster von der systego GmbH entlasten die IT-Abteilung dadurch, dass die Mitarbeiter in den kommunalen Ämtern Routineaufgaben selbst erledigen können. Anstatt dem Helpdesk oder der IT erklären zu müssen, was, warum und wann man etwas will, können die Nutzer Aktionen selbst per Mausklick initiieren und zum Beispiel mehr Platz für das Postfach, mehr Speicherplatz oder eine neue Zugriffsberechtigung anfordern. Die Aktion selbst läuft dann im Hintergrund ohne weitere Interaktion. Vordefinierte Tasks für Standardabläufe, die in allen Unternehmen ähnlich sind, lassen sich mit solchen Systemen einfach und schnell installieren und anpassen. Für die IT-Anwender lässt sich damit deutlich mehr Komfort und Sicherheit, gerade auch für Tasks mit begrenzten Zugriffsrechten, schaffen.
Viele der Automatisierungslösungen stellen die IT-Systeme und Managementkonsolen in den Vordergrund und arbeiten somit aus Sicht der Administration. Im Mittelpunkt sollte aber vielmehr der Anwender mit seinen alltäglichen Aufgaben stehen. Damit sowohl IT-Mitarbeiter als auch Anwender sich auf ihre Kerngeschäfte konzentrieren können, müssen sie von Routineabläufen befreit werden. Das Konzept der vorgefertigten Tasks ist für alle IT-Prozesse einsetzbar, unabhängig von der Organisationsgröße. Durch kurze Projektzyklen ist der Erfolg schnell sichtbar und Kernanforderungen wie Sicherheit, die Dokumentation der Prozesse sowie deren revisionssichere Ablage werden erfüllt.

Mehr Effizienz durch stabile Abläufe

Manuelle Vorgänge sind fehleranfällig, schlecht dokumentiert und kaum nachvollziehbar. Die automatische Dokumentation und Protokollierung der Prozesse bilden also die Kernaufgaben der Automation. Aber auch die einfachere und schnellere Steuerbarkeit der IT-Abläufe birgt Vorteile. Dadurch bleibt mehr Zeit für strategische Aufgaben und Projekte. Weniger Systemausfälle führen außerdem zu einer signifikanten Effizienzsteigerung bei den Anwendern. „Insgesamt wird durch die mit der Automatisierung einhergehende Standardisierung der Prozesse die Qualität und die Stabilität der Abläufe optimiert“, sagt Harold Butzbach von der systego GmbH. „Das erhöht die Prozessgeschwindigkeit und steigert gleichzeitig die Zufriedenheit sowohl der IT-Mitarbeiter als auch der Anwender.“
Mit den kommunalen Strukturen befindet sich auch die IT in einem rasanten Wandel: Nahezu täglich kommen neue Aufgaben hinzu, die von Personal und Infrastruktur bewältigt werden müssen. Diese steigende Komplexität kann nur durch Standardisierung und Automatisierung beherrschbar bleiben. Kommunen werden in Zukunft nicht darum herumkommen, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Um nicht irgendwann im Schatten zu stehen und um die Vorteile der Automatisierung nutzen zu können, dürfen kommunale IT-Strategen die Prozessautomation als Zukunftsthema nicht länger ignorieren.

Info:
www.systego.eu




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