Hamburg:
Transparenz durch RIS


[10.6.2015] Die Bezirksverwaltungen der Freien und Hansestadt Hamburg haben ein neues Ratsinformationssystem eingeführt. Der Roll-out über alle sieben Bezirke verlief Dank einer Pilotphase problemlos. Das große Ziel lautet nun: papierlose Gremienarbeit.

In den sieben Hamburger Bezirken läuft ein neues RIS. Die Hamburger Bezirksverwaltung entschied sich im Jahr 2011, einheitlich für alle sieben Bezirke eine Ausschreibung für ein neues Ratsinformationssystem (RIS) durchzuführen. Die folgenden Ziele wurden mit der Beschaffung der neuen Lösung verfolgt:
• Beseitigung der vorhandenen Probleme mit dem Altsystem.
• Verbesserung der Akzeptanz des Ratsinformationssystems bei den Anwendern in Gremienbetreuung und Politik.
• Automatisierte Abrechnung und Auszahlung von Sitzungsgeldern und Fraktionszuschüssen.
• Papierlose Gremienbetreuung.
Im Rahmen einer Ausschreibung wurde Ende August 2012 die Standard-Software ALLRIS des Anbieters CC e-Gov aus Hamburg ausgewählt. Von den angebotenen Produkten erfüllte die Lösung die Ausschreibungskriterien und die Ziele am besten. Auch die Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung unter den günstigsten Konditionen für Beschaffung, Unterstützung der Einführung in Hamburg sowie dem anschließenden Betrieb wurden erfüllt. Die Systemeinrichtung, Altdatenmigration und Produktivsetzung erfolgte im Frühjahr 2013 für die beiden Pilotbezirke Altona und Harburg. Der Betrieb lief von Anfang an sehr stabil. Nach der erfolgreichen Pilotphase folgte dann ab Juni 2013 der Roll-out in den übrigen Bezirken. Nach der Einführung waren in der Gremienbetreuung rund 80 Mitarbeiter der Bezirksverwaltung an das System angeschlossen. Der Zugriff erfolgt für diese Benutzergruppe über Citrix-Clients oder über das Intranet. Das ALLRIS-Modul Bürgerinformationssystem mit Darstellung aller öffentlichen Sitzungsinformationen im Internet wurde im Anschluss an den Produktivstart der Gremienbetreuung im Sommer 2013 freigegeben.

Daten sind abrufbereit

Seit Herbst 2014 sind die öffentlichen Informationen aus dem Ratsinformationssystem auch über das Transparenzportal Hamburg recherchierbar, das zur Erfüllung des Transparenzgesetzes der Freien und Hansestadt eingerichtet wurde. Seit Oktober 2013 haben die über 350 Mandatsträger und rund 700 weitere zubenannte Ausschussmitglieder der Hamburger Bezirksversammlungen über das Internet Zugriff auf öffentliche und nicht-öffentliche Informationen der Sitzungen der Bezirksversammlungen und ihrer Ausschüsse. Die Daten und Dokumente können über das ALLRIS-Modul Ratsinformationssystem nach vorheriger Registrierung über einen mit ID und Passwort gesicherten verschlüsselten Internet-Zugang über das Hamburg-Gateway abgerufen werden. In einer weiteren Projektphase wurden im Jahr 2014 das ALLRIS-Abrechnungsmodul eingeführt und an das neue doppische SAP-System angebunden. Aufgrund der über die Gremienbetreuung in ALLRIS hinterlegten Sitzungsteilnahme und der Stammdaten werden nun automatisch die Sitzungsgelder berechnet. Nach Prüfung und Freigabe der berechneten monatlichen Zahlung für die Politiker und Fraktionen wird eine Schnittstellendatei erzeugt und an das SAP-System übertragen. Dort erfolgt dann anschließend auf elektronischem Wege die Anweisung der Zahlung. Die Berechnung der Sitzungsgelder und auch der auf gleichem Wege abgerechneten Fraktionszuschüsse erfolgt in ALLRIS auf Basis der im Programm hinterlegten Beträge und Regeln für die in Hamburg geltenden gesetzlichen Grundlagen. Zur Unterstützung der Anforderungen der SAP-Schnittstelle findet anschließend im Genehmigungsworkflow des Abrechnungsmoduls eine automatisierte Buchung entsprechend dem Vier-Augen-Prinzip statt. Anschließend erfolgt die Protokollierung der Anordnungen, die Dokumentation gemäß kassenrechtlicher Anforderungen sowie die Aufbereitung und Darstellung der Fehler und Erfolgsmeldungen aus der SAP-Rückschnittstelle.

Zügige Bedienungssicherheit

Bis auf die papierlose Gremienbetreuung wurden bis dato alle Projektziele erreicht. Als Voraussetzung für die flächendeckende papierlose Arbeit wird in Zukunft noch der Internet-Zugang über WLAN in der Umgebung der Sitzungsräume der Bezirksversammlungen und ihrer Ausschüsse ausgebaut. Auch aus der Praxis der Gremienbetreuung der Bezirksämter kommen positive Rückmeldungen. Klaus-Peter Schimkus, Leiter des Fachamtes Interner Service im Bezirksamt Harburg, berichtet: „Eine Akzeptanz für das Sitzungsdienstmodul hat sich bei allen Anwendern schnell eingestellt. Neben der Anwenderfreundlichkeit und Verfahrensstabilität des Systems, hat dazu sicherlich auch die kompetente Schulung der Mitarbeiter durch den Software-Hersteller CC e-Gov beigetragen.“ ALLRIS biete für Politik, Öffentlichkeit und Verwaltung einen übersichtlichen und umfassenden Einblick in das Handeln der Bezirksversammlungen und ihrer Ausschüsse. Obwohl es sich um eine umfangreiche Datenbankanwendung mit verhältnismäßig aufwendiger Datenpflege handle, habe sich doch zügig eine Bedienungssicherheit bei den Mitarbeitern der bezirklichen Gremienbetreuungen eingestellt, sagt Schimkus. Allerdings sei die Software-Ergonomie des Sitzungsdienst-Moduls noch an einigen Stellen optimierungsfähig. Deshalb sei die mit der Programmversion 4 angekündigte Anpassung des Look and Feel an die übrigen Programm-Module begrüßenswert. Cindy Emmrich, Leiterin der Verfahrensbetreuung für mehrere IT-Fachverfahren im Fachamt Interner Service, bestätigt, dass einige Bausteine noch ergonomisch angepasst werden müssten. Noch fraglich sei, ob die ALLRIS-Smartphone-App in Hamburg zur Anwendung komme. Emmrich: „Der Support dieser Anwendung gestaltet sich aufgrund der Vielzahl der mobilen Zugänge als sehr schwierig.“ Vor dem Einsatz der App seien noch klärende Gespräche nötig. Zudem stünden noch die Optimierung der technischen Infrastruktur und eine Möglichkeit der Mandatsträger, Anträge an die Verwaltung selbst über das Verfahren zu stellen, vor der Umsetzung. Die Einführung der ALLRIS-Funktion „Antragstellung für Mandatsträger“ ist für dieses Jahr geplant.

Jürgen Stoeckler ist Leiter IT-Angelegenheiten der Bezirksverwaltung (N/ITB), Ernst-Dieter Wallrodt war Projektleiter RIS-Einführung.

www.hamburg.de
www.cc-egov.de
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Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, CC e-gov, Hamburg, ALLRIS

Bildquelle: Bernd Sterzl/pixelio

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