[24.1.2024] Um iKfz 4 im Live-Betrieb testen zu können, bevor die entsprechenden rechtlichen Vorgaben in Kraft getreten waren, ist der Kreis Heilbronn mit iKfz 3+ gestartet und hat mit seinen Erfahrungen die Nutzerfreundlichkeit des Verfahrens verbessert.

Was lange währt, wird endlich gut. Das hofften zumindest viele Kfz-Zulassungsbehörden in Baden-Württemberg, als am 1. September 2023 das Online-Zulassungstool von IT-Dienstleister Komm.ONE auf die Stufe iKfz 4 umgestellt wurde: Der große Umstieg auf ein System, das in neuem Gewand daherkommt, An-, Um- und Abmeldungen von Kraftfahrzeugen nutzerorientierter, intuitiver und komfortabler machen und auf Dauer mehr als nur eine Alternative zur Vor-Ort-Zulassung sein soll – ein Online-Service im Kontext des Onlinezugangsgesetzes (OZG), der in Baden-Württemberg erarbeitet wurde und flächendeckend in allen Zulassungsstellen im Ländle eingesetzt werden soll. Nach dem Einer-für-Alle(EfA)-Prinzip wird der digitale Prozess auch für andere Bundesländer nachnutzbar sein – viele davon haben bereits Interesse bekundet.
Das System legte jedoch zunächst einmal einen eher holprigen Start hin: Bereits am Tag der Umstellung gab es über weite Strecken technische Probleme, sodass Bürgerinnen und Bürger anstelle des neuen Systems eine Wartungsseite zu sehen bekamen. Auch in den Folgewochen kam es hie und da zu technischen Fehlern. Trotz aller Anfangsschwierigkeiten und nicht vollständig implementierter Funktionalitäten konnte das System aber zeigen, zu was es fähig ist und dass es künftig nur noch in den seltensten Fällen notwendig sein wird, die Zulassungsstellen vor Ort aufzusuchen.

Einfach und intuitiv zu bedienen

iKfz gibt es in verschiedenen Vorstufen schon seit einigen Jahren, doch nie war es so einfach und intuitiv, einen Zulassungsvorgang online zu durchlaufen. Die einwandfreie Online-Authentifizierung der antragstellenden Person ist dabei die Voraussetzung, um einen Vorgang in iKfz zu starten. Was bei natürlichen Personen analog durch Vorzeigen des Personalausweises erfolgt, muss bei Online-Services in die digitale Welt transformiert werden. Eine solche Online-Authentifizierung ist bereits seit Jahren mit der eID des Personalausweises möglich. Neu ist nun die zusätzliche Möglichkeit der Online-Authentifizierung per ELSTER-Zertifikat. Dies soll mehr Menschen den Zugang zur Online-Zulassung ebnen. Beide Authentifizierungsarten sind Bestandteil der BundID, die ein deutschlandweites Nutzerkonto für Bürgerinnen und Bürger darstellt. Ein Vorteil: Mit der BundID können auch andere digitale Dienstleistungen genutzt werden. In iKfz 4 können erstmals auch juristische Personen den Online-Service nutzen. Sie können sich ebenfalls mit ELSTER-Zertifikaten über „Mein Unternehmenskonto“ authentifizieren. Die Außerkraftsetzung von Fahrzeugen kann ohne Authentifizierung durchgeführt werden.

Direkt losfahren

War die Online-Authentifizierung erfolgreich, können die benötigten Daten befüllt und geforderte Anhänge digital angefügt werden. Am Ende des Prozesses können die angefallenen Gebühren online bezahlt werden. Dafür stehen die heute üblichen Zahlungsmöglichkeiten wie PayPal oder Kreditkarte zur Verfügung. Anschließend versenden die Zulassungsstellen die Plaketten postalisch an die antragstellenden Personen, die diese dann selbst auf die Nummernschilder aufkleben müssen. Neu ist seit September, dass man nicht bis zum Erhalt der Plaketten warten muss, sondern direkt losfahren kann. Grund: Nach der erfolgreichen Antragstellung wird ein elektronischer vorläufiger Zulassungsnachweis verschickt, der die direkte, wenn auch zeitlich begrenzte, Nutzung des online zugelassenen Kfz im Straßenverkehr ermöglicht. Um das Angebot noch attraktiver zu machen und weitere Anreize für die Nutzung von iKfz 4 zu schaffen, wurden die Kosten für die Online-Vorgänge immens gesenkt.

Handlungsbedarf gesehen

Das Pilotprojekt für iKfz 4 fand in gemeinsamer Arbeit des kommunalen IT-Dienstleisters Komm.ONE mit dem Landratsamt Heilbronn statt und startete bereits 2022. Nutzerfreundliche Online-Services anzubieten, Warteschlangen vor der Zulassungsstelle, die Verpflichtung aus dem Onlinezugangsgesetz und schlussendlich auch die Corona-Pandemie waren bereits davor Gründe, warum das Landratsamt Heilbronn beim Thema Online-Zulassungen Handlungsbedarf sah. Das zu der Zeit aktive System iKfz 3 wurde als nicht nutzerfreundlich und als viel zu komplex angesehen, was sich auch in den sehr geringen Nutzerzahlen widerspiegelte. In Absprache mit weiteren Landkreisen wurde der Wunsch nach Systemänderungen und Verbesserung der User Experience (UX) an Komm.ONE herangetragen. Da bei dem IT-Dienstleister iKfz 4 bereits in Planung war, einigte man sich auf ein gemeinsames Projekt zur Verbesserung der Online-Services. In Workshops wurden die Antragsmasken von iKfz 3 kritisch hinterfragt und ein intuitiveres Maskengerüst für iKfz 4 erarbeitet. iKfz 4 sollte dann basierend auf einer neuen technischen Basis die rechtlichen Neuerungen der geänderten Fahrzeugzulassungsverordnung (FZV) beinhalten.

Mit iKfz 3+ zu einem besseren iKfz 4

Die neue FZV sollte ursprünglich im Frühjahr 2023 in Kraft treten, wurde dann allerdings auf September verschoben, weshalb die rechtlichen Änderungen im Frühjahr technisch noch nicht umgesetzt werden konnten. Trotzdem wollte man das neue iKfz-System mit der optimierten Benutzeroberfläche im Live-Betrieb testen, weshalb die Entscheidung fiel, im April die Version 3+ einzuführen. iKfz 3+ entsprach technisch und optisch iKfz 4, nur ohne die neuen rechtlichen Vorgaben aus der FZV.
Nach dem erfolgreichen Einführungsprojekt konnte das Landratsamt Heilbronn Ende April 2023 iKfz 3+ als erste Behörde deutschlandweit in Betrieb nehmen (wir berichteten). Die neue, verbesserte Möglichkeit der Zu-, Ab- und Ummeldung von Fahrzeugen wurde in mehreren Medien aktiv beworben und auch Baden-Württembergs Innenminister Thomas Strobl stattete dem Landratsamt einen Besuch ab, um das neue System medienwirksam auszuprobieren. Zum Go-live waren auch Vertreter von Komm.ONE anwesend, die gemeinsam mit Mitarbeitenden bei den wartenden Personen in der Zulassungsstelle Werbung für das neue System machten und mit den Bürgerinnen und Bürgern vor Ort die ersten Zulassungsvorgänge online vornahmen.

Nutzerzahlen gestiegen

Seit Einführung von iKfz 3+ sind die Nutzerzahlen in der Zulassungsstelle des Landratsamts Heilbronn erheblich gestiegen. Insbesondere die Möglichkeit der Außerbetriebsetzung ohne Authentifizierung wird deutlich häufiger genutzt. Trotzdem deckt iKfz 4 bislang nur einen Bruchteil aller Zulassungsvorgänge ab. Als Hürde wird immer noch die Authentifizierung gesehen, da vielen Bürgerinnen und Bürgern die BundID und ihre Funktionen noch gänzlich unbekannt sind. Die Ersteinrichtung der BundID kann an zu vielen Voraussetzungen scheitern – eID nicht freigeschaltet, kein ELSTER-Zertifikat vorhanden –, sodass sich die Bürgerinnen und Bürger doch für den Gang zur Behörde entscheiden. Eine vom Bund groß angelegte Werbeaktion für die eID und die BundID wäre wünschenswert und dringend notwendig, um den Bekanntheitsgrad der sehr hilfreichen Funktionen zu steigern. Dann kann iKfz langfristig vielleicht auch die Erwartungen erfüllen, die von allen Seiten an das System gestellt wurden.

David Grimmeisen ist Leiter des Teams Digitalisierung beim Landratsamt Heilbronn.

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Eine gekürzte Version dieses Beitrags ist in der Ausgabe Januar 2024 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Fachverfahren, Komm.ONE, Verkehrswesen, Kfz-Wesen, iKfz, Kreis Heilbronn

Bildquelle: Landratsamt Heilbronn