[9.2.2024] Um die digitale Transformation effektiv durchzuführen, ist eine klare und effiziente Dokumentation unverzichtbar. Vorlagen können den Prozess vereinfachen und eine klare Struktur vorgeben, an der sich Teams orientieren können.

Öffentliche Einrichtungen stehen vor einer wesentlichen Herausforderung: der digitalen Transformation. Dieser überfällige Schritt ist jedoch alles andere als einfach. Um einen solchen Wandel nicht nur anzustoßen, sondern auch effektiv durchzuführen, ist eine klare und effiziente Dokumentation unverzichtbar. Sie erstreckt sich von der Erfassung technischer Systeme über die Durchführung agiler Meeting Sprints bis hin zur Visualisierung der Organisationsstruktur. In der Regel kommen hier Tools zur digitalen Zusammenarbeit ins Spiel. Doch die vielfältigen Funktionen dieser Tools können Teams schnell überfordern, besonders da es während der Einarbeitungsphase eine steile Lernkurve geben kann. Hier sind Vorlagen, die häufig im öffentlichen Sektor verwendet werden, hilfreich: Sie vereinfachen den Prozess und geben eine klare Struktur vor, an der sich Teams orientieren können.

Vorlagen zur Dokumentation von Vision und strategischer Ausrichtung

Die Definition einer klaren Vision bildet das Fundament für eine erfolgreiche digitale Transformation im öffentlichen Sektor. Sie ermöglicht es Teams, fokussiert zu bleiben – selbst, wenn die Umstände sich ändern. Doch unter den beteiligten Interessengruppen eine gemeinsame Vision und Ziele zu definieren, erfordert eine enge Zusammenarbeit. Vorlagen können hierbei ein nützliches Werkzeug sein, denn sie unterstützen Teams schrittweise dabei, die Ziele und Absichten ihres Projekts zu identifizieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf einem gemeinsamen Nenner sind.
Öffentliche Einrichtungen können durch den Einsatz von Team-Visions-Boards individuelle Ziele und Motivationen für jedes Team, jede Abteilung oder auch für Einzelpersonen festhalten. Diese dienen als Grundlage, um eine kollektive Vision zu entwickeln. Sobald die Vision Boards ausgefüllt sind, können wiederkehrende Themen identifiziert und zusammengeführt werden, um die übergreifende Vision und strategische Ausrichtung für das Projekt zu formen.
Über ein Produkt-Visions-Board können Teams – sowohl asynchron als auch synchron – auf einem virtuellen Whiteboard zusammenarbeiten, um eine Produktvision zu entwickeln und eine Strategie herauszuarbeiten. Dabei werden alle relevanten Informationen zu Zielgruppen, Bedürfnissen der Kundinnen und Kunden sowie Organisationszielen in einem visuell kollaborativen Raum gesammelt und übersichtlich zusammengefasst.
Um den Bedürfnissen der Bürgerinnen und Bürger gerecht zu werden, müssen öffentliche Einrichtungen zunächst die Erfahrungen und Interaktionen der Zielgruppe mit der angebotenen Dienstleistung nachvollziehen. In einer Journey Map können diese Kontaktpunkte – sei es online, persönlich oder über andere Kommunikationswege – visuell erfasst und der Weg der Nutzerinnen und Nutzer von einem Servicepunkt zum nächsten veranschaulicht werden. Dadurch können öffentliche Einrichtungen potenzielle Chancen und Herausforderungen aufdecken und das Nutzungserlebnis der Zielgruppe kontinuierlich verbessern. 

Vorlagen zur Dokumentation technischer Systeme

Für eine erfolgreiche digitale Transformation ist die Modernisierung des Technologie-Stacks mit Anwendungen und Tools, die Echtzeit-Kollaboration unterstützen, entscheidend. Die Ziele des öffentlichen Sektors – zu digitalisieren, zu innovieren und Erfahrungen zu verbessern – hängen von ihrem Systemdesign ab. Dabei ist die Visualisierung der erste Schritt.
Mithilfe eines Flussdiagramms für IT-Prozesse können öffentliche Einrichtungen ihre IT-Systeme systematisch bewerten und kontinuierlich optimieren. Denn durch eine detaillierte Visualisierung und Analyse der IT-Prozesse lassen sich Schwachstellen schneller identifizieren, Daten effektiver schützen und Bedrohungen proaktiver reduzieren. Das IT-Team erhält somit nicht nur einen klaren Überblick über die IT-Infrastruktur, sondern kann auch Verbesserungsmaßnahmen präzise planen und umsetzen.
Um den Bürgerinnen und Bürgern sowie anderen Interessengruppen störungsfreie und verlässliche Dienste anbieten zu können, benötigen öffentliche Einrichtungen vor allem eine stabile und zuverlässige Internet-Verbindung. Mithilfe eines physischen Netzwerkdiagramms lassen sich Elemente wie die WLAN-Abdeckung detailliert abbilden. Somit kann ihre Anordnung kritisch geprüft und ein Ausbau der Netzwerkinfrastruktur sorgfältig geplant werden.

Vorlagen zur Dokumentation der Organisationsstruktur

Eine klare und gut dokumentierte Organisationsstruktur ist entscheidend für eine effektive Verwaltung und Zusammenarbeit. Doch die Dokumentation sollte dabei stets auf dem neuesten Stand sein. Das heißt: Öffentliche Einrichtungen sollten Vorlagen nutzen, die nicht nur eine übersichtliche Struktur vorgeben, sondern auch schnell und leicht zu aktualisieren sind. Mit einem standortbasierten Organigramm können öffentliche Einrichtungen die vielschichtigen Rollenbeziehungen innerhalb ihrer Einrichtung transparent machen und mit wenig Aufwand aktualisieren. Das unterstützt die Planung und Koordination von Projekten und macht es für die Teams leichter, die richtigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner an verschiedenen Standorten zu identifizieren und einzubeziehen.

Vorlagen zur Dokumentation von Zeitplänen

Eine erfolgreiche digitale Transformation setzt eine reibungslose Abstimmung und Team-Arbeit voraus. Dafür sollten Teams schnell und einfach wichtige Stakeholderinnen und Stakeholder identifizieren sowie stets den Überblick über den aktuellen Projektstatus, Deadlines, Aufgaben und Meilensteine behalten können.
Mithilfe einer Zeitleiste können Teams ihre Projekte und Aufgaben organisieren, wichtige Meilensteine und Ereignisse festhalten und sich einen Überblick über den aktuellen Projektfortschritt verschaffen. Durch den Einsatz einer Technologie-Roadmap können Teams zukünftige Produktveröffentlichungen und technologische Entwicklungen sorgfältig planen und ihren Zeitplan übersichtlich darstellen.
Die digitale Transformation im öffentlichen Sektor ist ein facettenreicher Prozess, der präzise Dokumentation und strategische Planung verlangt. Moderne Tools und gut gestaltete Arbeitsvorlagen erleichtern diese Aufgabe erheblich – denn sie tragen dazu bei, dass Teams effektiver zusammenarbeiten und Projekte transparenter und übersichtlicher gestaltet werden.

David Torgerson ist Vizepräsident für Technologie und Sicherheit bei Lucid Software.

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Stichwörter: Panorama, Lucid Software, Dokumentation, IT-Infrastruktur, Roadmap

Bildquelle: Lucid Software Inc. United States (2023)