Dokumenten-Management:
Erfolg im Verbund


[19.9.2013] Mehrere Kunden der Kommunalen Datenverarbeitungszentrale (KDVZ) Rhein-Erft-Rur haben sich für die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems entschieden. Die kommunale Zusammenarbeit spart Zeit und Geld.

KDVZ: Kommunen kooperieren bei DMS-Einführung. Drei Landkreise – Düren, Euskirchen und Rhein-Erft – bilden zusammen mit 34 Städten und Gemeinden das Verbandsgebiet der Kommunalen Datenverarbeitungszentrale (KDVZ) Rhein-Erft-Rur. Viele von ihnen haben sich in den vergangenen zwei Jahren mit dem Thema Dokumenten-Management beschäftigt, entweder in Eigenregie oder zusammen mit ihrem Rechenzentrum. Durch gemeinsame Nutzung fährt die einzelne Kommune dabei viel güns­tiger, so die Erfahrung.
Die KDVZ Rhein-Erft-Rur mit Sitz in Frechen ist als kommunaler Zweckverband Full-Service-IT-Dienstleister für seine Mitglieder. Er stellt seinen Kunden Netz- und Rechnerkapazitäten zur Verfügung und betreut zahlreiche Fachanwendungen, darunter das Finanzverfahren newsystem kommunal von Anbieter Infoma. Zu dessen Nutzern gehört auch die Stadt Pulheim, die bereits 2007 ein Dokumenten-Management-System (DMS) für den Aufbau einer digitalen Steuerakte eingeführt hat. Weil d.3 über eine Schnittstelle zu Infoma und dem seinerzeit eingesetzten Finanzverfahren KIRP verfügte, wählte die IT-Abteilung die Software der d.velop AG und ließ sie vom Partner codia installieren. Inzwischen sind in Pulheim weitere d.3-basierte DMS-Lösungen im Einsatz, etwa für die Vertragsverwaltung im IT- und Immobilien-Management sowie für die Bereiche Personalwesen, Baugenehmigung, Kassenwesen und Aktenplan. Ähnlich ist es in der benachbarten Verwaltung der Stadt Wesseling. Dort startete man mit der digitalen Steuerakte und einem DMS für den Bereich IT-Service/-Einkauf. 2012 führte Wesseling dann die digitale Personalakte ein und stattet aktuell sein Bürgeramt mit dem d.3-System aus, hier integriert in das Fachverfahren OK.EWO im Einwohnermeldewesen. Das Resultat jeweils: schnelle Recherche und sofortige Auskunftsfähigkeit bei Anfragen sowie der Wegfall von Hunderten von Aktenordnern.

Gemeinsame Lösung

Was Pulheim und Wesseling im Alleingang stemmten, konnten oder wollten andere Kommunen nicht leisten. Denn wie bei allen IT-Services, lässt sich auch beim DMS-Einsatz viel Geld sparen, wenn man sich eine gemeinsame Lösung teilt. Basierend auf den Erfahrungen aus Pulheim sowie nach Gesprächen mit anderen Rechenzentrumsbetreibern innerhalb der Dachorganisation KDN beschäftigte sich die KDVZ deshalb seit 2011 verstärkt mit dem Thema Dokumenten-Management und begutachtete verschiedene Produkte. „Die Software d.3 lag beim Preis-Leistungs-Verhältnis klar vorne“, sagt Karl-Matthias Pick, Fachbereichsleiter Sicherheit und Ordnung bei der KDVZ. „Uns überzeugte insbesondere, dass es zu sehr vielen Fachverfahren bereits praxiserprobte Schnittstellen gibt.“
Als erste Verwaltung hatte die Stadt Frechen angefragt, ob die KDVZ sie beim Aufbau einer digitalen Steuerakte unterstützen könne. Dort ging es um die Anbindung an das Abrechnungssystem newsystem kommunal. „Schnell stellte sich heraus, dass die Nutzung der Software für die einzelne Kommune sehr viel güns­tiger wäre, wenn sich mehrere beteiligen“, erklärt Karl-Matthias Pick. So bekundeten schon bald weitere Verwaltungen aus dem Kreis Euskirchen, die ebenfalls die Infoma-Finanz-Software nutzen, ihr Interesse. KDVZ und codia erarbeiten zusammen ein Feinkonzept, um die Consulting-Leistungen, die einen beträchtlichen Teil der Kosten darstellen, zu reduzieren. Die Jahres-Soll-Stellung 2013 wurde für jede Verwaltung aus der Finanz-Software newsystem kommunal als Erstbestand aufgebaut. Die laufenden Änderungsbescheide werden über eine automatische Aktualisierungsroutine fortlaufend aus dem Fachverfahren importiert. Die Altbescheide aus den Vorjahren sollen in Kürze auf ähnlichem Wege in das DMS überführt werden.

Kosten reduzieren

Dem Projekt-Team gelang es durch die Zusammenfassung der codia-Leistung für mehrere Kommunen, das Consulting – und damit die Kosten – für die Ersteinführung gegenüber einer jeweils individuellen Implementierung mehr als zu halbieren. „Nicht nur, dass wir bei der Beratung sparen, auch im Rechenzentrum sind die Kosten um rund ein Viertel niedriger als bei der Einzeleinrichtung, weil wir nämlich bei der Erstinstallation jetzt ein Set haben, das wir zeitgleich und identisch für alle Kunden auf die Server spielen“, erläutert Fachbereichsleiter Pick. Bleiben die Schulungen als letzter Einsparposten. Für sechs Verwaltungen benötigte die KDVZ nur zwei Tage. Am Beispiel der Gemeinde Vettweiß wurde exemplarisch durchgerechnet, was eine Kommune nun insgesamt an Investitionsmitteln für die DMS-Einführung durch den gemeinsamen Roll-out gespart hat. Das Ergebnis: rund 6.000 Euro.
Für die Steuerakte haben deshalb schon weitere vier Verwaltungen um Angebote gebeten. Ferner gab es Workshops in den Teilbereichen Bau- und Personalakte, für die Ablage von Dokumenten aus den Fachverfahren ProBauG und LOGA sowie für die Rechnungseingangsbearbeitung mit frühem Erfassen, die Kassenbelegarchivierung mit spätem Erfassen und das Thema Aktenplan.
Ab Herbst 2013 will die Kommunale Datenverarbeitungszentrale Rhein-Erft-Rur eine Personalaktenlösung auf Basis des d.3-Systems anbieten, die von mehreren Verwaltungen genutzt wird. Zudem gibt es bereits Kommunen, die noch in diesem Jahr mit der Rechnungseingangsbearbeitung und der Schriftgutverwaltung nach Aktenplan starten werden. Während dies quasi Standardanwendungen sind, die auch die Pulheimer in Eigenregie schon betreiben, entwickelt die KDVZ derzeit eine Rettungsdienstakte. Der Hintergrund: Viele Verwaltungen nutzen die gleiche Software für ihre Rettungsdienste, eine DMS- und Archivkomponente gibt es dafür jedoch noch nicht.

Frank Zscheile ist freier Redakteur in München.

Dieser Beitrag ist in der September-Ausgabe von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Dokumenten-Management, Kommunale Datenverarbeitungszentrale (KDVZ) Rhein-Erft-Rur, codia, Pulheim, Wesseling

Bildquelle: Kommunale Datenverarbeitungszentrale Rhein-Erft-Rur (KDVZ)

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