Formular-Management:
Assistent fürs Standesamt


[15.11.2019] Intelligente Formularassistenten helfen bei der medienbruchfreien Abwicklung von Prozessen im Standesamt. Die Schnittstelle zu AutiSta und die Einbindung von E-Payment vervollständigen das Angebot, sind aber optional.

Stadt Diepholz setzt auf Online-Urkundenservice. Die Erwartungen an die Dienstleistungen der öffentlichen Hand werden geprägt von der alltäglichen Präsenz von Internet, Handy und den vielen kleinen Helfern und Assistenten in Verkaufsportalen und sozialen Netzwerken. Ohne Warteschlange und unverständliche Papierformulare wollen Bürger nutzerorientiert Anträge stellen, Sachverhalte klären, Urkunden bestellen, Geburten oder Sterbefälle anzeigen.
Das Onlinezugangsgesetz (OZG) gibt den Beteiligten hier einen zeitlichen und rechtlichen Rahmen vor. Diesen mit Leben zu füllen, stellt jedoch eine besondere Herausforderung dar. Wenig sinnvoll ist es, für jeden Bereich eine eigenständige technische Lösung zu kreieren, denn der Aufwand für die Einrichtung und Betreuung ist weder wirtschaftlich vertretbar noch mit den vorhandenen Ressourcen leistbar. Daher sieht das Antragsmanagement 4.0 von Form-Solutions mit seinen mehr als 5.000 Verlagsobjekten eine gesamtheitliche Lösung für alle Bereiche der Verwaltung vor.

Wartung und Pflege inbegriffen

Es beinhaltet auch Lösungen für das Standesamt mit seinen sehr stark formalisierten Verwaltungsabläufen und Formularen. Diese steigern den Service für die Anfragenden und reduzieren den Aufwand bei den Verwaltungen. Das verdeutlichen die jahrelangen Erfahrungen von Standesämtern, etwa der Städte Diepholz mit jährlich rund 170 Bestellungen und Coesfeld.
Mit den intelligenten Formularassistenten können Bürger ebenso wie andere Stellen folgende Prozesse medienbruchfrei abwickeln: die Bestellung von Geburts-, Ehe-, Sterbe- und Lebenspartnerschaftsurkunden auf der Basis von XPersonenstand, die Anzeige von Geburten und Sterbefällen sowie in Kürze die Anzeige von Eheschließungen. Mit nur einem Link auf der Homepage oder im Portal decken die Assistenten derzeit sechs wichtige Anliegen im Standesamtsbereich ab. Die Daten werden medienbruchfrei und datenschutzkonform über eine Schnittstelle an das Fachverfahren AutiSta übergeben. Mit dem optionalen E-Payment erfolgt eine automatisierte und zuverlässige Einnahme der Gebühren für die Urkunden. Die Technik erlaubt auch eine schrittweise Einführung zunächst ohne Schnittstelle und/oder E-Payment mit oder ohne individuelle Gebührensätze und Inhalte. Die spezielle Ausgestaltung der Assistenten stellt die barrierefreie und rechtskonforme Nutzung sicher. Die Assistenten werden von der Verlagsabteilung von Form-Solutions gewartet und gepflegt, ohne dass sich das jeweilige Standesamt darum kümmern muss.

Individueller Assistent trotz Standardisierung

Dank responsivem Layout passt sich das Formular automatisch an die Bildschirmgröße des jeweiligen Endgeräts an. Schritt für Schritt leitet der Assistent durch den Prozess. Je nachdem, welche Urkunde in welchem Formular benötigt wird, erscheinen erforderliche oder entfallen unnötige Fragen. Auf Basis der hinterlegten Gebührensätze berechnet sich der Preis für die Urkunden.
Bei Aufruf über ein Portal oder bei Nutzung des Personalausweises lassen sich die Antragstellerdaten automatisch vorbefüllen. Solche Funktionen sichern ebenso wie die Autovervollständigung der Postleitzahl, Plausibilisierungsregeln und Validierungen die Qualität der erfassten Daten. Der zuständige Sachbearbeiter kann die Bestellungen und Anzeigen einsehen und direkt in AutiSta weiterverarbeiten.
Individuelle Kundenwünsche, Besonderheiten und Abläufe bei den Standesämtern erfordern eine Anpassung des Standardassistenten aus dem Verlagssortiment. Mit der so genannten Konfigurationsliste lassen sich diese einpflegen und so im Standardassistenten hinterlegen, dass die allgemeinen und rechtlichen Vorgaben um Kundenanforderungen ergänzt werden – egal, ob es sich um individuelle Gebühren oder bestimmte Auswahlkriterien bei der Versandart handelt. Im Ergebnis erhält jeder Kunde seinen individuellen Assistenten, obwohl es ein standardisierter Verlagsassistent ist.

Nutzung als Einzelapplikation möglich

Der Assistent kann auch als Einzelapplikation genutzt werden, wenn der Kunde nicht sowieso schon das Verlagssortiment lizenziert hat. Für die Einarbeitung und Nutzung sowohl der Schnittstelle zu AutiSta als auch von Kundenanpassungen ist lediglich eine, nach Aufwand bemessene Einrichtungsgebühr fällig.
Viele weitere komplexe Ausfüllassistenten für den Standesamtsbereich sind in Planung. Zunächst wird, wie bereits erwähnt, die Geburten- und Sterbefallanzeige um die Anzeige von Eheschließungen erweitert. Zudem werden die Nutzerorientierung und der Ausbau der schon weitgehend vorhandenen Barrierefreiheit mit Blick auf die Umsetzungsfrist zum 1. September 2020 verbessert.

Frank-Olaf Wilhelm ist Geschäftsführer Verwaltungsdigitalisierung und Verlag bei der Form-Solutions GmbH, Selina Alfaiate leitet dort den Verlagsbereich Personenstandswesen.

https://www.form-solutions.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe November 2019 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Fachverfahren, Form-Solutions, Formular-Management, Antragsmanagement, Standesamt, AutiSta



Druckversion    PDF     Link mailen



Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich Fachverfahren
Gewerbewesen: Verteildienst für Gewerbemeldungen
[18.9.2020] Digitale Verteilplattformen für Gewerbemeldungen gibt es bereits in mehreren Bundesländern. Eine Software-Lösung unterstützt die Behördenmitarbeiter dabei, die Meldungen zeitnah an alle Adressaten zu übermitteln. mehr...
ITK Rheinland: Wahlergebnisse live verfolgen
[16.9.2020] Die ITK Rheinland hat ihre Verbandsmitglieder bei der Kommunalwahl 2020 in Nordrhein-Westfalen sowohl bei der Ergebniserfassung als auch der Online-Präsentation der Ergebnisse unterstützt. mehr...
Axians Infoma: Update erleichtert den Arbeitsalltag
[4.9.2020] Vollständig digitale Arbeitsprozesse gelingen mit dem Update 19.2 der integrierten Gesamtlösung Infoma newsystem. Beispielsweise vereinfachen Mobile Zählererfassung, ein Einsatzplan in der Mobilen Datenerfassung sowie das Modul Kalender & Planung den Arbeitsalltag in Bauhöfen und kommunalen Betrieben. mehr...
Hamburg: Alle Kita-Gutscheine online beantragen
[3.9.2020] In Hamburg können Eltern den Kita-Gutschein egal welchen Umfangs jetzt online beantragen. Damit sollen im Jahr bis zu 150.000 Behördengänge weniger anfallen. mehr...
In Hamburg können Kita-Gutscheine jetzt online beantragt werden.
Fachverfahren: Nächste OWi-Generation Bericht
[28.8.2020] Das Ordnungswidrigkeiten-Fachverfahren von Mäder Computersysteme ist bei mehr als 280 Städten und Gemeinden im Einsatz. Nun entwickelt der Software-Anbieter ein OWi-Verfahren, das integraler Bestandteil der VOIS-Plattform sein wird. mehr...
OWIGWARE mobil.AIR: Verstöße mit dem Smartphone erfassen.
Suchen...

 Anzeige

Aktuelle Information des Verlags


In Zeiten der Corona-Pandemie werden wir aktuelle Ausgaben von Kommune21 allen Interessierten bis auf weiteres kostenfrei digital zur Verfügung stellen. Weisen Sie bitte auch Ihre Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice auf diese Möglichkeit hin.

Wir haben an dieser Stelle eine Bitte an Sie:
Die gegenwärtige Situation macht einmal mehr deutlich, wie wichtig das Thema Digitalisierung auch in Ihrer Verwaltung, Behörde oder Schule ist. Kommune21 berichtet seit 20 Jahren über alle wichtigen Themen der IT-gestützten Verwaltungsmodernisierung und hilft, die Digitalisierung im Public Sector transparent und besser zu gestalten. Bitte prüfen Sie über Ihre Buchhaltung, ob Sie bereits ein reguläres Abonnement von Kommune21 haben. Wenn nicht, dann freuen wir uns, wenn Sie gerade in diesen Zeiten ein Abonnement in Betracht ziehen. Danke!

Kommune21, Ausgabe 9/2020
Kommune21, Ausgabe 8/2020
Kommune21, Ausgabe 7/2020
Kommune21, Ausgabe 6/2020

Form-Solutions GmbH
76137 Karlsruhe
Form-Solutions GmbH
Aktuelle Meldungen