[23.11.2020] Das Amt Südtondern setzt mit seinen 30 Gemeinden, sieben Zweckverbänden und rund 170 Gremien auf digitale Ratsarbeit. Die Stadt Niebüll, der Verwaltungssitz des Amtes, war eine der ersten, die Papier aus den Sitzungsmappen verbannte.

Mit dem flächendeckend genutzten Dokumenten-Management-System regisafe, seinem Sitzungsdienst KommunalPLUS Sitzung und dem vollintegrierten Ratsinformationssystem (RIS) ist die E-Akte im Amt Südtondern in Schleswig-Holstein schon Realität. Einfach und schnell werden die elektronische Verfahrensakte und weitere Unterlagen mit dem jeweiligen Tagesordnungspunkt verknüpft und diese sitzungsübergreifend verfolgt. Ohne Medien­bruch sorgt das für einen direkten Zugriff auf die Unterlagen einer Sitzung oder die Dokumente aus dem jeweiligen Fachamt. Der Sitzungsdienst übergibt alle Informationen und Dokumente an das vollständig in die Systemlandschaft von regisafe integrierte Ratsinformationssystem.

Breit gefächertes Angebot an Features

Und so erfolgt die Gremienarbeit in der 10.000 Einwohner-Kommune Niebüll seit Mai 2020 komplett papierlos – ein Vorbild, dem sukzessive bis zu zehn umliegende Gemeinden folgen.
Die Benutzerfreundlichkeit zählt zu den wichtigsten Kriterien einer Software-Lösung. An dieser Stelle kann das RIS von regisafe mit seiner Funktionsvielfalt punkten. Die intelligente Gestaltung macht sich durch Übersichtlichkeit und einfacher Orientierung für die Gremienmitglieder und Mitarbeiter der Verwaltung bemerkbar. Die Arbeiten lassen sich dadurch schneller und effizienter erledigen. Auf positive Resonanz trifft auch das breit gefächerte Angebot an Features, die optimal an die Anforderungen der kommunalen Verwaltung angepasst sind.

Tägliche Verwaltungsarbeit erleichtern

Katrin Mülbe, Mitarbeiterin im Büro des Amtsdirektors, erklärt: „Das Ratsinformationssystem gibt unseren Anwenderinnen und Anwendern Orientierung und punktet mit einer intuitiven Nutzung. Besonders positiv beurteilen unsere Mandatsträgerinnen und Mandatsträger auch die Vielfalt praxisnaher Funktionen. regisafe unterstützt sie durch komfortable Zusatzfunktionen wie Zu- und Absagen, der Möglichkeit, Notizen in Dokumenten vorzunehmen oder Unterlagen als Gesamtdokument herunterzuladen. Für den Fall, dass das WLAN nicht verfügbar ist, besteht dennoch Zugriff auf alle benötigten Dokumente. Das macht uns und die Gremienarbeit unabhängig und ermöglicht jederzeit ein produktives Arbeiten.“
Die Digitalisierung sieht das Amt im Kreis Nordfriesland als echte Chance, die vor allem den Mitarbeitern die tägliche Verwaltungsarbeit erleichtert. Das ist möglich, weil das RIS vollständig integriert arbeitet und die Daten dadurch ungehindert fließen können. Auch kann schnell reagiert werden, wenn etwas neu hochgeladen oder nachgereicht werden muss. Das nahtlose Veröffentlichen ohne Schnittstelle trifft den Anspruch des Teams, das die entsprechenden Dokumente nun mit minimalem Aufwand publizieren kann.

Signifikante Zeit- und Kostenersparnis

Darüber hinaus ist die Behörde von der effizienten Form der Informationsvermittlung überzeugt. Eine Information an die Mandatsträger erfolgt nicht über die Statusänderung, sondern kann individuell gesteuert werden. Mülbe, die die Digitalisierungsmaßnahmen seit der ersten Stunde begleitet, fasst es so zusammen: „Wir profitieren täglich von einer signifikanten Zeit- und Kostenersparnis durch den Wegfall der bisherigen Papierflut und die Vereinfachung der Abläufe bei der Gremienarbeit. Die Sitzungsvorlagen werden digital erzeugt und Beschlüsse fließen ebenso digital wieder zurück in die Akte.“
Zunächst vielleicht weniger augenfällig, aber dennoch ein wichtiges Qualitätskriterium der Lösung sind die individuellen Steuermöglichkeiten, die das Ratsinformationssystem dem Nutzer bietet. Die Funktionen wurden aus der Praxis für die Praxis entwickelt und sind übersichtlich angeordnet, was eine deutliche Arbeitserleichterung bei der Administration bedeutet. Zudem sind die Administratoren im Amt Südtondern froh, dass das Online-Portal direkt an regisafe angeschlossen ist. Die Funktionen sind integriert und übersichtlich angeordnet. Außerdem können Benutzer schnell aktiviert beziehungsweise deaktiviert werden – ohne aufwendige Zwischenschritte oder Umwege.

Aufgabenkatalog wächst kontinuierlich

Allgemein gesehen ist das Amt mit der praxisnahen Weiterentwicklung und kontinuierlichen Verbesserung sowie mit der Zukunftssicherheit des RIS zufrieden. Letztgenannter Aspekt spielt dabei eine entscheidende Rolle, da auch auf kommunaler Ebene ein beschleunigter Wandel bewältigt werden muss. Nicht nur die Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes stellen die Kommunen vor neue Herausforderungen. Auch der tägliche Aufgabenkatalog wächst und verändert sich. Dass die regisafe-Lösung kontinuierlich weiterentwickelt wird, schafft zusätzliches Vertrauen und gibt der Verwaltung die Gewissheit, für künftige Aufgaben digital gewappnet zu sein. Nicht nur deshalb ist das Amt im Hinblick auf die nächsten Installationen bester Dinge.

Frerk Matthiesen ist Leiter des Büros des Amtsdirektors im Amt Südtondern.

https://www.amt-suedtondern.de
https://www.regisafe.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe November 2020 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, comundus regisafe, Amt Südtondern

Bildquelle: Pia Jeanine Schmidt