29.8.2022 Die Messe Stuttgart hat sich gleich nach ihrem Wechsel auf S/4HANA eines weiteren wichtigen Themas angenommen: der Einrichtung einer ganzheitlichen und SAP-integrierten P2P-Lösung.

Elektronische Rechnungsbearbeitung war für die Messe Stuttgart nichts grundlegend Neues, als sie sich Ende 2019 dafür entschied, auf die Lösung der xSuite umzusteigen. Immerhin zehn Jahre lang war zuvor ein entsprechendes Vorgängersystem im Einsatz gewesen, welches aber zum einen außerhalb von SAP ablief und zum anderen vom Hersteller nicht mehr supportet wurde. Direkt im Anschluss an den Wechsel auf S/4HANA begann das Unternehmen daher, sich am Markt nach einer zukunftsfähigen Alternative umzusehen, die auf der neuen SAP-Produktgeneration lauffähig sein würde.

„Wichtig war für uns eine vollständig in SAP integrierte Lösung, denn wir arbeiten im Finanzbereich durchgängig mit SAP als Kernsystem. Dieses Kriterium erfüllt xSuite zu 100 Prozent“, erklärt Lukas Dilger, Fachreferent Finanzsysteme und Prozesse bei der Messe Stuttgart. Zwei weitere wichtige Gründe sprachen für die Software aus Ahrensburg: Mit ihr lassen sich elektronische Rechnungen verarbeiten, und zwar nicht nur PDF-Dokumente, sondern auch strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD, deren Aufkommen sich nach Voraussage von Lukas Dilger mittelfristig stark erhöhen wird. Statt externer Workflows, deren Daten erst nach Ende des Vorgangs an SAP übergeben werden, nun also eine integrierte Lösung, die alle Eingangskanäle einheitlich betrachtet und die Rechnungsdaten gleich zu Beginn an SAP übergibt.

Ganzheitliche Fiori-Strategie

Außerdem sprach für xSuite Invoice Cube, dass viele Funktionen bereits über das Fiori-Kacheldesign steuerbar sind. Lukas Dilger: „xSuite bietet eine vollständige Fiori-Lösung und orientiert sich damit eng am neuen User-Interface-Konzept von SAP, das auch wir im Unternehmen intensiv nutzen. Von einer Oberfläche aus kann man in alle P2P-relevanten Themen abspringen – insbesondere den Usern außerhalb des Finanzbereichs erleichtert dies enorm die Arbeit.“

Das Projekt startete im Mai 2020, produktiv im Einsatz ist die Lösung seit November desselben Jahres. Knapp 30.000 Eingangsrechnungen erhält die Messe Stuttgart durchschnittlich pro Jahr. Den Anteil an Papierbelegen konnte sie mittlerweile auf zehn Prozent drücken, 85 Prozent kommen per E-Mail als PDF und fünf Prozent sind echte E-Rechnungen, d.h. strukturierte Datensätze, die keine OCR mehr durchlaufen müssen. Für Rechnungen, die sich über eine definierte Periode erstrecken, gibt es in SAP sogenannte Dauerbuchungen. Diese verarbeitet die Messe Stuttgart mit einer eigens dafür konzipierten Komponente der xSuite-Lösung: Über xSuite Recurring Documents Cube werden die Dauerbuchungen angelegt, bearbeitet und geprüft.

Keine doppelten Freigaben mehr durch 3-Way-Match

Für rund 60 Prozent der eingehenden Rechnungen liegt bereits eine Bestellung in SAP MM vor – ein Anteil, den die Messe weiter in Richtung der 100 Prozent steigern will. Vor diesem Hintergrund erklärt sich auch die zeitgleich mit der Rechnungseingangsverarbeitung eingeführte Beschaffungslösung xSuite Procurement Cube. „Durch die Verbindung von Beschaffung und Rechnungsprüfung können wir einen durchgehenden P2P-Prozess aufsetzen“, beschreibt Lukas Dilger das neue Vorgehen. Der Rechnung liegt eine Bestellung zugrunde, die bereits einen Freigabeprozess durchlaufen hat. Bei ihrem Eintreffen muss dadurch nur noch ein 3-Way-Match stattfinden – d. h. Abgleich der Rechnung mit Bestellung und Wareneingang sowie Prüfung auf mögliche Mengen- oder Preisabweichungen. „Stimmt alles, ist eine anschließende sachliche Prüfung und Freigabe der Rechnung nicht mehr nötig und wir können den Beleg No-Touch buchen. Das spart uns einiges an Prozesskosten, weil keine doppelten Freigaben anfallen.“

Echtzeitdaten in SAP

Zu den wesentlichen Vorteilen einer vollständig SAP-integrierten Lösung gehört es für den Finanzfachmann, dass im ERP-System nun Echtzeitdaten vorliegen. Denn fand der Workflow früher außerhalb des ERP statt, konnte das Rechnungswesen die Rechnungsinformationen immer nur mit Verzug einsehen, nämlich nach ihrem Überspielen in das System. Auch im Controlling standen sie damit erst zur Verfügung, nachdem sie fertig verbucht waren. Lukas Dilger: „Mit der neuen xSuite-Lösung wird bestellt und sofort liegt das Obligo auch im Controlling vor, wo es sofort bei Rechnungs- bzw. Wareneingang verbucht wird. Dies ermöglicht uns ein transparentes Kostenmanagement.“

Das neue System in Zeiten der Pandemie komplett remote einzuführen, war für alle Beteiligten eine Herausforderung, hat aber dank der Erfahrung des xSuite-Teams gut funktioniert. Rund 350 User am Standort Stuttgart sind heute an den Workflow angeschlossen, im Rechnungswesen arbeiten fünf Personen mit dem System. Ihr Feedback ist durchweg positiv, denn sie sind schon lange mit SAP-Oberflächen vertraut und mussten sich durch die SAP-Integration der xSuite-Lösung nicht erst mit einer neuen Software vertraut machen. Lukas Dilger: „Direkt aus den Rechnungsbelegen können unsere Mitarbeiter:innen in andere SAP-Transaktionen abspringen und sich zum Beispiel die zur Rechnung gehörende Bestellung ansehen. Auch die Verfügbarkeit von Echtzeitdaten ist hilfreich – insgesamt eine deutliche Erleichterung in der täglichen Arbeit.“



Info:
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Bildquelle: Landesmesse Stuttgart GmbH