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Stadt Essen nutzt Eingangsrechnungsworkflow der xSuite im großen Stil:
Sichere Planung durch Rechnungsworkflow


23.3.2023 Essen ist eine moderne Wirtschafts-, Handels- und Dienstleistungsmetropole im Herzen des Ruhrgebiets. Sie ist Konzernzentrale, zum Beispiel für RWE AG, Evonik Industries AG, E.ON Ruhrgas AG, GALERIA Karstadt Kaufhof GmbH und Hochtief AG. Die Messe Essen ist etabliert unter den Top-Ten der deutschen Messeplätze. Was viele Besucher angesichts der modernen Essener Skyline verblüfft: Die Geschichte der Stadt ist älter als die Berlins, Dresdens oder Münchens. Essen feierte im Jahr 2002 das 1150-jährige Jubiläum von Stift und Stadt Essen.

So modern wie die Stadt ist auch die Finanzverwaltung der Stadt Essen. Doppik ist für sie daher auch längst nichts Neues mehr. Schon mit Verabschiedung des Gesetzes zur Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF) für NRW im November 2004 war die Stadt bei dem Thema vorn dabei und setzte doppische Buchhaltung zügig um. Damals schon involviert war Ina Schömig, heute Leiterin des SAP Customer Competence Center in Essen. In dieser Funktion begleitete sie 2010 auch die Einführung einer SAP-integrierten Lösung für die Eingangsrechnungsbearbeitung.

Von E-Rechnung bis SAP PSCD/PSM

Nach öffentlicher Ausschreibung fiel die Wahl auf das System der xSuite Group. „Für einen umfassenden Einsatz, wie er uns vorschwebte, brachte der Rechnungsworkflow von xSuite alle Voraussetzungen mit“, erklärt die Finanzexpertin. „Er integriert sich in SAP FI, MM, PSM und PSCD und verarbeitet alle Formate, von Papier über PDF bis zur XRechnung.“ Im Einsatz in Essen sind neben SAP PSCD und PSM außerdem die Module MM, FI-AA, RE-FX, EAM und weitere. FI-Auszahlungen laufen über PSCD. Die Integration in PSCD und PSM war letztlich ausschlaggebend für xSuite. „So muss man nicht mit drei Bildschirmen arbeiten, sondern hat alle Anwendungen verbunden und integriert“, so Ina Schömig.

Mario Riepe vom ESH Essener Systemhaus, das IT-Projekte der Stadt durchführt: „Uns gefiel insbesondere die Möglichkeit, dass man in der Lösung sehr viel selbst steuern und einrichten kann. Viele Anforderungen der User lassen sich durch einfaches Customizing selbst umsetzen, ohne dass man jedes Mal Beratungstage einkaufen muss.“ Ein sehr hilfreiches Feature in den Folgejahren. Zum Beispiel das Lenken von E-Mails: Viele Freizeichnende brauchen nicht extra eine Benachrichtigung über eingegangene Belege, weil sie dies bereits im Rechnungseingangsbuch sehen. In xSuite Invoice lässt sich dies einfach anpassen.

Roll-out innerhalb von anderthalb Jahren

Nach Projektstart im Frühjahr 2011 rollten xSuite und ESH die Lösung zunächst binnen anderthalb Jahren in sämtlichen Abteilungen der Stadtverwaltung aus. Die xSuite-Lösung liest die Inhalte eintreffender Rechnungen aus, gleicht sie mit den SAP-Stammdaten ab und vorerfasst sie im SAP-System. Anschließend startet der Prüfungs- und Freigabeworkflow. An ihn sind heute 1.700 Personen aus allen Fachbereichen angebunden (und damit ein Viertel aller Beschäftigten in der Kernverwaltung). Sie zeichnen Rechnungen komfortabel per Web-Client frei. Abgelegt werden die Rechnungen in einem elektronischen Archivsystem.

Alle Prüfungen und Freigaben werden lückenlos dokumentiert; über das Rechnungseingangsbuch lässt sich der aktuelle Status der Rechnungen zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen. Das ist besonders hilfreich für die Planung, wie Ina Schömig erklärt: „Durch den Process Analyzer von xSuite wissen wir stets, welche Zahlungen noch ausstehen und können zielgerichtet bei den Personen nachfassen, bei denen die Freigabe noch aussteht. Gerade im Hinblick auf den Jahresabschluss, wo wir täglich auswerten, ist dies für unsere Geschäftsbuchhaltung äußerst hilfreich.“

Angefangen mit einem Rechnungsvolumen von 75.000 Eingangsrechnungen p.a., sind es heute 110.000 Belege, die jährlich an die 50 Fachbereiche der Kernverwaltung gehen und mit der Lösung verarbeitet werden. Hohe Transparenz und ein besserer Überblick im Rechnungswesen, keine Übertragungsfehler mehr sowie schnellere Freigaben und Zahlungen sind die klassischen Vorteile der elektronischen, automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung, von denen die Stadt Essen profitiert.

Nach der Kernverwaltung (Stadt Essen), dem Essener Systemhaus (ESH) und der Messe Essen GmbH wurden danach sukzessive weitere Beteiligungsunternehmen der Stadt Essen angebunden, dazu gehören die Entsorgungsbetriebe Essen GmbH (EBE), die Arbeit & Bildung Essen GmbH (ABEG), BFZ-Essen GmbH und Essener Arbeit-Beschäftigungsgesellschaft mbH (EABG).

XRechnungen erhöhen Grad an automatisierter Verarbeitung

Seit 2019 werden auch XRechnungen über das System verarbeitet; für die Stadt erhöht dies noch einmal den Grad an automatisierter Verarbeitung. Die Bundesdruckerei und vereinzelte andere Kreditoren bedienen das neue Format bereits. Noch ist ihr Anteil allerdings im einstelligen Prozentbereich, weil die meisten Geschäftspartner nach wie vor PDF-Rechnungen schicken. Er wird jedoch steigen, wenn auch die Konzerngesellschaften außerhalb der Kernverwaltung – die Entsorgungsbetriebe Essen GmbH, Essener Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH (EVV), Essener Arbeit-Beschäftigungsgesellschaft (EABG), RGE Servicegesellschaft Essen mbH und das Essener Systemhaus (ESH) – auf XRechnungs-Versand umstellen.

Eigener Workflow zum Verrechnen interner Leistungen

2020/2021 wurde – als vorerst letzte Innovation – ein Sachkontenworkflow eingeführt, über den „Auslagen“-Belege zur Erstattung eingereicht werden können. Hintergrund: Die Verarbeitung interner Verrechnungen innerhalb einzelner Fachbereiche wurde bislang in SAP PSCD auf Geschäftspartnern abgebildet. Im NKF ist dieses interne Ausstellen von Forderungen und Anweisen von Beträgen allerdings nicht vorgesehen, so fordert es auch das Prüfungsamt. Solche Vorgänge müssen vielmehr innerhalb der Budgets und Sachkonten umgebucht werden. „Diese interne Verrechnung können wir nun über das Rechnungseingangsbuch und den neuen Sachkontenworkflow in der xSuite-Lösung abbilden“, freut sich Ina Schömig. Erhält das Jugendamt also vom Jobcenter 1000 €, trägt es im Invoice-Monitor der Lösung seine Kontierung ein, aus welcher die Forderung dann beglichen wird – ohne Rechnung!

Vollständig S/4HANA-kompatibel

Seit 2022 läuft in Essen die Ausschreibungsphase für ein S/4HANA-Transitionsprojekt. Gemeinsam mit einem Beratungsunternehmen wird die Stadt die neue Produktgeneration im Greenfield-Ansatz implementieren. Hierfür sind auch neue Überlegungen hinsichtlich der Einrichtung der Budgetierung und Benennung von Sachkonten notwendig. Das bedeutet wiederum Anpassungen für das Rechnungseingangsbuch. Ina Schömig: „Das sind aber Kleinigkeiten im Vergleich zur ERP-Umstellung als solcher. Es ist einfach gut zu wissen, dass die xSuite-Lösung vollständig S/4HANA-kompatibel ist und das Thema Rechnungsbearbeitung nach dem Umstieg nahtlos weiterlaufen kann.“


xSuite Group GmbH
Tel. 04102 88 380
info@xsuite.com
www.xsuite.com


Info:
Mehr Informationen zur Eingangsrechnungsverarbeitung mit xSuite hier (Deep Link)


Bildquelle: Shutterstock

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