Sozialwesen:
Zentrale Datenhaltung


[30.9.2011] Um die Verwaltung von Betreuungsplätzen für Kinder optimieren zu können, müssen künftig sowohl die Kommunen als auch die Einrichtungen mit demselben Fachverfahren arbeiten. Ein Pilotprojekt startete jetzt in der Verbandsgemeinde Zweibrücken-Land.

Bund will Kinderbetreuungsangebot verbessern. Wenn es um die Geburtenrate geht, belegt Deutschland in Europa und weltweit einen der hintersten Plätze, so die Meldung zahlreicher Medien in diesem Sommer. Dass dafür nicht ein Grund, sondern vielmehr eine Reihe von Gründen verantwortlich ist, darin sind sich Medien und Bürger einig. Auch die Regierung ist sich der Probleme bewusst, die auf die Bundesrepublik zukommen, wenn sich die Geburtenziffer nicht drastisch erhöht.

Einer der zentralen Unterschiede zu anderen europäischen Ländern mit deutlich höheren Geburtenraten ist die Kinderganztagesbetreuung. In skandinavischen Ländern und auch beim Nachbarn Frankreich gehört die flächendeckende Ganztagesbetreuung, die es Eltern erlaubt, Vollzeitstellen nachzugehen, seit vielen Jahren zum Alltag. Die Bundesregierung hat erste Maßnahmen ergriffen: Bis zum Jahr 2013 soll für jedes dritte Kind ein Betreuungsplatz vorhanden sein. Dies bedeutet eine Verdreifachung der Betreuungsplätze bis zu diesem Zeitpunkt.

Der Druck auf die Kommunen als Verantwortliche für den Ausbau ist somit groß, sowohl in finanzieller als auch in organisatorischer Hinsicht. Dabei ist oftmals unklar, wie viele Plätze überhaupt benötigt werden. Der Grund für dieses Dilemma: In den meisten Städten und Kreisen sind zahlreiche Akteure in die Betreuung involviert, darunter Jugendamt, Verwaltung, verschiedene Träger und die Einrichtungen selbst, die jeweils über eine eigene Organisation und Infrastruktur verfügen. Wie sich dies in der Praxis auswirkt, zeigt das Beispiel einer großen Stadt im Norden von Deutschland. Bei der Zählung und Summierung der Wartelisten aller Einrichtungen kam heraus, dass deutlich mehr Kinder auf diesen zu finden sind, als in der Stadt und den angehörigen Gemeinden leben.

Vernetzte Einrichtungen

Um diese Problematik lösen zu können, sollten Daten künftig nicht mehr an vielen verschiedenen Stellen vorgehalten, sondern zentral verwaltet werden. Die Verbandsgemeinde Zweibrücken-Land in Rheinland-Pfalz ist diesen Weg gegangen. Mithilfe des Fachverfahrens Care4 Kids des Herstellers INFOsys Kommunal sind dort seit Beginn des aktuellen Kindergartenjahres die Verwaltung und die Einrichtungen der Gemeinde vernetzt. Die Vorteile einer solchen Aufteilung zeigen sich nicht nur bei der Verlässlichkeit der Daten, sondern auch im Arbeitsalltag. So werden in den Einrichtungen alle Daten erfasst, die dort täglich benötigt werden, von Eltern und ihren Kindern, aber auch von Gruppen, Personal, Abholberechtigten sowie medizinische Daten. Da diese Informationen zentral gespeichert werden, kann die Verwaltung beispielsweise die Beitragsberechnung vornehmen oder die aktuelle Belegung jeder einzelnen oder aller Einrichtungen einsehen. Zudem können diese Daten anderweitig ausgewertet und somit die Anforderungen, die an ein modernes Controlling gestellt werden, erfüllt werden. In dem häufig vorkommenden Fall, dass Eltern ihr Kind in mehreren Einrichtungen anmelden, erlaubt eine integrierte Duplikatsprüfung die Identifizierung und Zusammenführung von Anmeldungen. Dass ein Kind dann auf mehreren Wartelisten steht, entspricht dem gegenwärtigen Zustand. Wird ein Betreuungsvertrag geschlossen, wird der Status des Kindes auf allen Wartelisten automatisch angepasst, sodass dieser auch im Nachhinein ausgewertet werden kann. Ein aufwändiger regelmäßiger Abgleich, der insbesondere durch die verschiedenen Organisationsarten der Träger erschwert wird, entfällt somit.

Bei einer solchen zentralen Datenhaltung kommt dem Thema Datenschutz eine Schlüsselrolle zu. Dieser muss bei allen arbeitserleichternden Möglichkeiten jederzeit gewährleistet sein. Deshalb ist die Datenbank in Mandanten unterteilt und alle Datensätze zudem mittels Rollen und Rechten abgesichert. Ein Beispiel aus der Praxis: In einer Tagesstätte sind alle Daten zu Eltern, Kindern, Personal, Gruppen und Abholberechtigten erfasst. Die Verwaltung kann zur Berechnung der Beiträge auf die Daten der Eltern und die aktuelle Belegung zugreifen. Sie hat jedoch keinen Zugriff auf medizinische Daten oder Abholberechtigte. Gleiches gilt für eine zweite Tagesstätte, deren Personal die eigenen Daten, nicht jedoch das Personal der anderen Tagesstätten oder beitragsrelevante Daten, wie etwa das Einkommen der Eltern, abrufen kann.

Zudem ist es entscheidend, dass die Fachverfahren möglichst einfach zu bedienen sind, damit wertvolle Betreuungszeit nicht mit Schulungen oder Problemlösungen im Umgang mit der Software verbracht wird. Aus diesem Grund sind moderne Anwendungen in der Lage, die jeweils angezeigte Oberfläche und die zur Verfügung stehenden Optionen auf das zu reduzieren, was der jeweilige Benutzer für seine Arbeit braucht.

Fazit

Das System mit einer zentralen Datenhaltung und einheitlichen Verfahren für die Kindertagesbetreuung löst das Problem, vor dem viele Kommunen stehen: Wie sieht die aktuelle Belegung aus und wie viele Kinder warten auf einen Betreuungsplatz? Je mehr Akteure in das Verfahren eingebunden werden, desto genauer können diese Fragen beantwortet werden, und desto besser sind die Kommunen in der Lage, den Anforderungen gerecht zu werden, gerade auch im Bereich des Kosten-Managements.

Jan Hoßfeld ist zuständig für Marketing und Vertrieb bei der INFOsys Kommunal GmbH, Kirkel.

http://www.vgzwland.de
http://www.infosys-kommunal.de

Stichwörter: Fachverfahren, INFOsys Kommunal, KiTa, Zweibrücken-Land

Bildquelle: MEV Verlag

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