[19.1.2021] Die Hamburger Behörde für Umwelt, Klima, Energie und Agrarwirtschaft digitalisiert die Anträge zur Wasserrechtlichen Erlaubnis. Damit verbessert die Freie und Hansestadt ihre Servicequalität und entlastet Mitarbeiter.

Wenn Bauherren oder Unternehmen in das Grundwasser eingreifen, bedarf es in der Regel einer Wasserrechtlichen Erlaubnis. Beispiele für solche Eingriffe sind die Förderung von Grundwasser über einen Brunnen, eine vorübergehende Absenkung für trockenes Arbeiten in einer Baugrube, die Erdwäremenutzung oder die Errichtung einer Abwassersammelgrube im Kleingarten. In der Freien und Hansestadt Hamburg ist für die Erteilung derartiger Erlaubnisse die Behörde für Umwelt, Klima, Energie und Agrarwirtschaft (BUKEA) zuständig. Bisher mussten die Antragsteller hierzu ein PDF-Formular ausdrucken, händisch ausfüllen und per Fax oder eingescannt per E-Mail verschicken. Bei der Behörde wurden die Daten aus dem Formular dann manuell erfasst und in das entsprechende Fachverfahren übertragen. Dieses Vorgehen war für alle Beteiligten äußerst aufwendig und fehleranfällig.
Die Behörde wollte den Vorgang für die Antragstellung deshalb optimieren und gleichzeitig die notwendigen Daten digital erhalten, um sie direkt in das Fachverfahren übernehmen zu können. Sie beschloss deshalb, von der Formularfabrik von DSV Service einen ansprechenden Online-Dienst erstellen zu lassen.

Niedrigschwelliges Angebot

Das Angebot sollte bewusst niedrigschwellig zugänglich sein, um möglichst vielen Interessierten die Online-Antragstellung zu ermöglichen. Deshalb wurde auf eine verpflichtende vorherige Registrierung beispielsweise über ein Servicekonto vorerst verzichtet. Als Grundlage konnten die Hamburger auf das bereits eingesetzte und – beispielsweise beim Mängelmelder Melde-Michel – bewährte Antrags- und Fallmanagement (AFM) zurückgreifen, das auf der Lösung cit intelliForm basiert. Damit wird der Antragsteller im Dialog durch den jeweiligen Antrag geführt und bekommt beispielsweise nur die Felder angezeigt, die für ihn relevant sind. Außerdem hat er die Möglichkeit, sämtliche notwendigen Anlagen und Nachweise direkt online hochzuladen.
Neben den Standard-Validierungen, zum Beispiel Postleitzahl oder E-Mail-Adresse, wird auch ein externes Straßenverzeichnis eingebunden. Darüber wird geprüft, ob die vom Antragsteller angegebene Adresse für das geplante Vorhaben korrekt ist und ob der Nutzungsort in Hamburg liegt. Über eine eingeblendete Karte kann dazu ein Pin an exakt die Stelle auf dem Grundstück gesetzt werden, an der das Vorhaben geplant ist.

Unmittelbare Rückmeldung

Unmittelbar darauf erhält der Antragsteller online eine Rückmeldung. Sollte das geplante Vorhaben an der vorgesehenen Stelle problematisch sein, etwa weil es sich in einem Wasserschutz- oder Überschwemmungsgebiet befindet, erhält er einen entsprechenden Hinweis. Noch bevor er den gesamten Antrag ausfüllt, erfährt der Nutzer also vorab, ob eine Antragstellung überhaupt sinnvoll ist.
Bestehen gegen das Vorhaben grundsätzlich keine Einwände und wird der Antrag vom Antragsteller vollständig ausgefüllt und abgesendet, wird er über eine Schnittstelle medienbruchfrei direkt in das Fachverfahren der Behörde übernommen. Der Fachbereich erhält daraufhin die Information, dass ein neuer Antrag zur Bearbeitung eingegangen ist. Die Wasserrechtliche Erlaubnis – oder Ablehnung – erhält der Antragsteller abschließend auf Wunsch entweder per Post oder per E-Mail.

Höhere Servicequalität

„Wir haben hier eine echte Win-win-Situation für alle Beteiligten geschaffen: die Daten werden online geprüft, sind vollständig und fehlerfrei, erfüllen die OZG-Anforderungen und erhöhen deutlich die Benutzerfreundlichkeit für die Antragsteller“, zieht Sven Hauenstein, Referatsleiter Projekt- und Prozessmanagement-Office bei der BUKEA, ein Fazit zum Projekt.
Mit der Digitalisierung der Formulare spart die Behörde enorme personelle sowie zeitliche Ressourcen und erhält qualitativ bessere Anträge, was zu deutlich weniger Rückfragen führt. Das ansprechende benutzerfreundliche Angebot sowie die spürbar schnelleren Bearbeitungszeiten verbessern zugleich die Servicequalität sowie die Außenwahrnehmung der Verwaltungsdienstleistung.

Bernd Hoeck ist freier Journalist in Villingen-Schwenningen und IT-Experte.

https://www.hamburg.de/bukea
https://www.dsv-service.de

Stichwörter: Dokumenten-Management, DSV Service GmbH, Hamburg

Bildquelle: 123rf.com/Mikhail Markovskiy