Wuppertal:
Handliche PDFs und digitaler Posteingang


[12.2.2021] In Wuppertal arbeitet man schon seit vielen Jahren mit elektronischen Akten im PDF-Format. Der Beabeitungskomfort der einfach digitalisierten Bestandsakten ließ jedoch zu wünschen übrig. Eine zusätzliche Software brachte Abhilfe.

Bereits vor 15 Jahren begann die Stadtverwaltung Wuppertal mit der schrittweisen Einführung der E-Akte. Dabei kam zur Verwaltung der digitalen Akten von Beginn an das Dokumenten-Management-System d.3ecm des Software-Herstellers codia zum Einsatz.
Wie codia berichtet, wurde im Jahr 2016 das Jobcenter Wuppertal auf die E-Akte umgestellt. Dazu wurden die papierbasierten Bestandsakten des Jobcenters – insgesamt 15 Millionen Seiten – digitalisiert und im PDF-Format im d.3ecm-System abgelegt. Eine E-Akte entsprach dabei einer PDF-Datei. Die Dateien waren zum Teil 400 Megabyte groß und das Arbeiten damit gestaltete sich als mühsam und unkomfortabel. Daher habe das Amt für Informationstechnik und Digitalisierung bei der Stadtverwaltung Wuppertal nach einer Software gesucht, mit der die Größe von PDF-Dateien komprimiert werden kann, erklärt Tobias Teitscheid vom Wuppertaler Amt für Informationstechnik und Digitalisierung.

Von 400 MB auf 40 MB

Zum Einsatz kam der PDF Compressor des Herstellers Foxit Software, der eine vollständige Integration in das d.3ecm-System bietet und hochkomprimierte, volltextdurchsuchbare PDF-Dateien im ISO-Standards PDF/A erzeugt. Zunächst wurden die Bestandsakten des Jobcenters der Komprimierung unterzogen. „Neben der deutlichen Verringerung der Bearbeitungszeiten liegen die Vorteile auch darin, dass die Akten aufgrund des über Jahrzehnte hinweg beweiswerthaltend speicherbar und reproduzierbar sind“, erläutert Teitscheid. Weitere Anwendungsfälle in anderen Teilen der Verwaltung folgten, beispielsweise bei der Komprimierung der digitalen Notfallprotokolle von Krankenwageneinsätzen, in der Personalabteilung der Stadtverwaltung Wuppertal und im Bauamt. In allen Fällen konnte der Foxit PDF Compressor problemlos in d.3ecm integriert werden, heißt es im Bericht von codia weiter.

Smarter digitaler Posteingang

Derzeit finalisiere die Stadt Wuppertal außerdem ein weiteres Großprojekt unter Einsatz des Foxit PDF Compressors: die vollständige Digitalisierung des Posteingangs. Dabei handle es sich um täglich rund 3.500 Briefe, die digitalisiert, komprimiert und im Volltext durchsuchbar gemacht werden. Um die eingehende Post automatisiert an die zuständigen Abteilungen weiterzuleiten oder dem digitalen Aktenplan zuzuordnen, kommen intelligente Klassifizierungsmechanismen des Foxit Compressors zum Einsatz. Die Software überwache kontinuierlich einen Ordner, der über die digitale Poststelle befüllt werde und die dort abgelegten Dateien in Echtzeit verarbeite. Die Verschlagwortung der digitalen Poststücke erfolge mit der OCR-Komponente des Foxit PDF Compressors.
Das Fazit zum Einsatz der Software ist gut. „Die komprimierten Dateien werden schneller in unserem DMS abgelegt und lassen sich von dort aus viel effizienter bearbeiten als vorher“, fasst Tobias Teitscheid die Erfahrungen zusammen. (sib)

https://www.wuppertal.de
https://www.codia.de
https://www.foxitsoftware.com/de

Stichwörter: Dokumenten-Management, codia, Wuppertal, Foxit



Druckversion    PDF     Link mailen



Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich Dokumenten-Management
Formular-Management: Systematisch umsetzen Bericht
[15.6.2021] Auf die Kooperation mit drei anderen Kommunen stützt sich der Kreis Coesfeld bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Das Ergebnis sind einfache, medienbruchfreie Online-Dienste für Bürger und Unternehmen. mehr...
Gefragter Bürgerservice im Kreis Coesfeld: Die Liegenschaftskarte-Online.
Ceyoniq: Launch der E-Akte-Lösung nscale eGov 8.0
[14.6.2021] Die speziell für den Public Sector ausgelegte E-Akte-Lösung nscale eGov 8.0 des Software-Spezialisten Ceyoniq ist in Version 8.0 verfügbar. Bei der Entwicklung wurde vor allem Wert auf eine einfache Bedienbarkeit und durchgängige Barrierefreiheit gelegt. mehr...
München: 100 Tage E-Akte
[8.6.2021] Nach 100 Tagen zieht das für die Digitalisierung der Münchner Stadtverwaltung zentrale Umsetzungsprogramm E-Akte Bilanz. Als Voraussetzung für gutes Gelingen wurde eine effiziente Projekt­organisation geschaffen. mehr...
Das Programm E-Akte der Stadt München umfasst drei Projekte.
Landkreis Börde: Analog war gestern Bericht
[31.5.2021] Der Landkreis Börde will bis Mitte 2022 in der gesamten Verwaltung ein Dokumenten-Management-System einführen. In einem ersten Schritt wird derzeit das Sozialdezernat auf die elektronische Aktenführung umgestellt. mehr...
Landkreis Börde: Virtuelle DMS-Vertragsunterzeichnung.
Kreis Traunstein: Schluss mit Papierkram Bericht
[27.5.2021] Innerhalb von sechs Jahren wurden im Kreis Traunstein alle Fachbereiche der Verwaltung an ein Dokumenten-Management-System (DMS) angebunden. Es sorgt nun für ­effiziente und strukturierte Arbeitsprozesse. mehr...
Betreute die digitale Umstellung: Die Projektgruppe DMS des Landratsamts Traunstein.
Suchen...

Aktuelle Information des Verlags


In Zeiten der Corona-Pandemie werden wir aktuelle Ausgaben von Kommune21 allen Interessierten bis auf weiteres kostenfrei digital zur Verfügung stellen. Weisen Sie bitte auch Ihre Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice auf diese Möglichkeit hin.

Wir haben an dieser Stelle eine Bitte an Sie:
Die gegenwärtige Situation macht einmal mehr deutlich, wie wichtig das Thema Digitalisierung auch in Ihrer Verwaltung, Behörde oder Schule ist. Kommune21 berichtet seit 20 Jahren über alle wichtigen Themen der IT-gestützten Verwaltungsmodernisierung und hilft, die Digitalisierung im Public Sector transparent und besser zu gestalten. Bitte prüfen Sie über Ihre Buchhaltung, ob Sie bereits ein reguläres Abonnement von Kommune21 haben. Wenn nicht, dann freuen wir uns, wenn Sie gerade in diesen Zeiten ein Abonnement in Betracht ziehen. Danke!

Kommune21, Ausgabe 6/2021
Kommune21, Ausgabe 5/2021
Kommune21, Ausgabe 4/2021
Kommune21, Ausgabe 3/2021

IT-Guide Pluscodia Software GmbH
49716 Meppen
codia Software GmbH
Aktuelle Meldungen