[12.2.2021] In Wuppertal arbeitet man schon seit vielen Jahren mit elektronischen Akten im PDF-Format. Der Beabeitungskomfort der einfach digitalisierten Bestandsakten ließ jedoch zu wünschen übrig. Eine zusätzliche Software brachte Abhilfe.

Bereits vor 15 Jahren begann die Stadtverwaltung Wuppertal mit der schrittweisen Einführung der E-Akte. Dabei kam zur Verwaltung der digitalen Akten von Beginn an das Dokumenten-Management-System d.3ecm des Software-Herstellers codia zum Einsatz.
Wie codia berichtet, wurde im Jahr 2016 das Jobcenter Wuppertal auf die E-Akte umgestellt. Dazu wurden die papierbasierten Bestandsakten des Jobcenters – insgesamt 15 Millionen Seiten – digitalisiert und im PDF-Format im d.3ecm-System abgelegt. Eine E-Akte entsprach dabei einer PDF-Datei. Die Dateien waren zum Teil 400 Megabyte groß und das Arbeiten damit gestaltete sich als mühsam und unkomfortabel. Daher habe das Amt für Informationstechnik und Digitalisierung bei der Stadtverwaltung Wuppertal nach einer Software gesucht, mit der die Größe von PDF-Dateien komprimiert werden kann, erklärt Tobias Teitscheid vom Wuppertaler Amt für Informationstechnik und Digitalisierung.

Von 400 MB auf 40 MB

Zum Einsatz kam der PDF Compressor des Herstellers Foxit Software, der eine vollständige Integration in das d.3ecm-System bietet und hochkomprimierte, volltextdurchsuchbare PDF-Dateien im ISO-Standards PDF/A erzeugt. Zunächst wurden die Bestandsakten des Jobcenters der Komprimierung unterzogen. „Neben der deutlichen Verringerung der Bearbeitungszeiten liegen die Vorteile auch darin, dass die Akten aufgrund des über Jahrzehnte hinweg beweiswerthaltend speicherbar und reproduzierbar sind“, erläutert Teitscheid. Weitere Anwendungsfälle in anderen Teilen der Verwaltung folgten, beispielsweise bei der Komprimierung der digitalen Notfallprotokolle von Krankenwageneinsätzen, in der Personalabteilung der Stadtverwaltung Wuppertal und im Bauamt. In allen Fällen konnte der Foxit PDF Compressor problemlos in d.3ecm integriert werden, heißt es im Bericht von codia weiter.

Smarter digitaler Posteingang

Derzeit finalisiere die Stadt Wuppertal außerdem ein weiteres Großprojekt unter Einsatz des Foxit PDF Compressors: die vollständige Digitalisierung des Posteingangs. Dabei handle es sich um täglich rund 3.500 Briefe, die digitalisiert, komprimiert und im Volltext durchsuchbar gemacht werden. Um die eingehende Post automatisiert an die zuständigen Abteilungen weiterzuleiten oder dem digitalen Aktenplan zuzuordnen, kommen intelligente Klassifizierungsmechanismen des Foxit Compressors zum Einsatz. Die Software überwache kontinuierlich einen Ordner, der über die digitale Poststelle befüllt werde und die dort abgelegten Dateien in Echtzeit verarbeite. Die Verschlagwortung der digitalen Poststücke erfolge mit der OCR-Komponente des Foxit PDF Compressors.
Das Fazit zum Einsatz der Software ist gut. „Die komprimierten Dateien werden schneller in unserem DMS abgelegt und lassen sich von dort aus viel effizienter bearbeiten als vorher“, fasst Tobias Teitscheid die Erfahrungen zusammen. (sib)

https://www.wuppertal.de
https://www.codia.de
https://www.foxitsoftware.com/de

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