[28.4.2023] Ein anwenderorientiertes, schrittweises und an konkreten Aufgaben orientiertes Vorgehen ist das Erfolgsrezept der Stadt Holzgerlingen bei der Verwaltungsdigitalisierung. Maß­gebend für die Implementierung neuer Lösungen ist ein Dokumenten-Management-System.

Ein Platz zum Wohlfühlen – das ist der Slogan von Holzgerlingen. Die baden-württembergische Kleinstadt punktet nicht nur mit attraktiven Arbeitsmöglichkeiten oder einem breiten Bildungs- und Kulturangebot. Sie bringt auch beste Voraussetzungen für eine digitalisierte Verwaltung mit. Den Startschuss für die digitale Transformation gab die Entscheidung für das Dokumenten-Management-System (DMS) regisafe des Anbieters comundus regisafe. Zum Gelingen trägt außerdem ein schrittweises und an konkreten Aufgaben orientiertes Vorgehen bei.
Überzeugt hat regisafe die Stadt Holzgerlingen aus mehreren Gründen. Die Lösung hat sich beispielsweise in vielen Kommunen bewährt, wird kontinuierlich an die Bedürfnisse der Verwaltungen angepasst und verfügt über funktionierende Schnittstellen zu den Fachverfahren des kommunalen Rechenzentrums. Heute sind in Holzgerlingen 59 ­Lizenzen im Einsatz und nahezu alle regisafe-Module vorhanden. Einzelne Teilbereiche arbeiten bereits zu 100 Prozent digital.
Das DMS ist in Holzgerlingen sogar maßgebend für Digitalisierungsvorhaben. Denn noch bevor neue Fachverfahren eingeführt werden, prüft die IT, ob eine regisafe-Schnittstelle existiert. Nur wenn diese vorhanden ist, wird ein neuer Prozess implementiert. Dank regisafe ist es beispielsweise gelungen, während der Corona-Pandemie den Großteil der Steuerakten zu digitalisieren. Die Bescheide kommen über die Schnittstelle eSteuerakte in regisafe und werden dort als Schriftstück abgelegt. Falls noch nicht vorhanden, wird vom System automatisch eine entsprechende Steuerakte erstellt.

Papierlose Verwaltung ist das Ziel

Seit dem Jahr 2018 arbeitet außerdem die zentrale Buchhaltung dank regisafe digital: Nach Freigabe der Zahlungen werden die entsprechenden Metadaten aus dem Finanzverfahren des kommunalen Rechenzentrums übergeben und anschließend die zugehörigen Unterlagen eingescannt. Die Zuordnung erfolgt automatisiert unter Zuhilfenahme eines individuellen Barcodes.
Zur Planung und Umsetzung der Digitalisierungsschritte stimmen sich die Holzgerlinger IT-Experten mit den Verantwortlichen der Sachgebiete ab und definieren die spezifischen Anforderungen an die E-Akte sowie an das jeweilige Fachverfahren. Dann wird die technische Umsetzbarkeit geprüft. Bei positivem Ergebnis wird die neue Lösung beauftragt. Dass dieses Vorgehen problemlos funktioniert, ist nicht zuletzt der Haltung des Bürgermeisters Ioannis Delakos zu verdanken. Das Stadtoberhaupt unterstützt aktiv das Ziel einer komplett papierlosen Verwaltung: „Die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen bietet uns auf der einen Seite die Chance, die Serviceleistungen für unsere Bürgerinnen und Bürger zu verbessern und andererseits die Kolleginnen und Kollegen von zeitraubenden Standardprozessen zu entlasten.“
Eine wichtige Bedingung für den Digitalisierungserfolg ist die Anwenderqualifizierung. Hier setzt die Stadtverwaltung auf konsequent durchgeführte Schulungen. Alle neuen Mitarbeitenden absolvieren beispielsweise das regisafe Grundlagenseminar I. Wird regisafe weiterentwickelt, geben die Holzgerlinger IT-Experten die Neuerungen an die Kolleginnen und Kollegen weiter. Beim Aufbau von Standardakten und -vorgängen übernehmen wiederum die Sachbearbeitenden-Teams eine aktive Rolle.

Aufwand hat sich bereits gelohnt

Kürzere Abstimmungswege, schnellere Entscheidungen, fundierte Bürgerinformation per Mausklick, mobiles Arbeiten und Ressourcenschonung machen in Holzgerlingen deutlich: Der Aufwand lohnt sich. Schon der verwaltungsweite Digitalisierungsgrad von derzeit circa 30 Prozent sorgt für spürbar vereinfachte Verwaltungsprozesse. Die Bürgerschaft profitiert von kürzeren Bearbeitungszeiten, rasch erstellten Bescheiden und papierlosen Vorgängen. Die bisherigen Erfolge stimmen zuversichtlich, dass die E-Akte in Holzgerlingen bald vollständig verwirklicht werden kann. Auch die Bereitstellung der entsprechenden ­finanziellen Mittel ist gewährleistet, da die digitale Transformation der Verwaltungsprozesse bei den Entscheidungsträgern vor Ort weiterhin höchste Priorität genießt. Allen voran hat Bürgermeister Ioannis Delakos klare Vorstellungen von der digitalen Zukunft vor Ort. Das papierlose Arbeiten an PC, Laptop, Tablet und Smartphone soll hier möglich werden. „Elektronisch gestellte Anträge müssen von uns auch elektronisch bearbeitet werden können, ohne, dass der Antrag ausgedruckt wird“, sagt er. „Hier sind alle gefragt: Gesetzgebung, Entscheidungsträger und die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter.“
Aktuell wird vom Sachgebiet IT das regisafe-Projektportal umgesetzt, und auch das Online-Portal für die Stellenbesetzung steht in den Startlöchern. Das Dokumenten-Management-System soll als Datendrehscheibe weiter ausgebaut werden. Dank regisafe können neue Module kurzfristig eingeführt und produktiv gesetzt werden.

Ralph Hanus ist Sachgebietsleiter Informations- und Kommunikationstechnik bei der Stadt Holzgerlingen.

https://www.holzgerlingen.de
https://www.regisafe.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe April 2023 von Kommune21 im Schwerpunkt Dokumenten-Management erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Dokumenten-Management, comundus regisafe, Holzgerlingen, regisafe

Bildquelle: Stadt Holzgerlingen