[14.4.2023] Eine Software für das Aufgaben-Management sorgt in der Gemeinde Angelbachtal für ein termin- und dokumentationssicheres Facility Management. Denn sie zeigt auf einen Blick, welche Prüf- und Wartungstermine aktuell anstehen.

Frank Arnold, Facility Manager der Gemeinde Angelbachtal, muss in seinem Job vieles im Blick behalten. Der gelernte Elektriker zähmt seit fünf Jahren die gesamte Gebäudetechnik der 5.000 Einwohner umfassenden Kommune und überblickt dabei einen zwischen spannender Vielfalt und überbordender Komplexität schwankenden Wirkungskreis. Regelmäßig stehen etwa diverse Prüfungen an: Der Regensensor-Check der Sonnenbergschule ist dann beispielsweise ebenso fällig wie das Anschließen der Orgel in der Aussegnungshalle an die Lautsprecheranlage. Dazwischen grätscht eine defekte Rückfahrkamera beim Bauhoffahrzeug rein, während das Bürgerbüro Kabelsalat beklagt und die Straßenlaternen Menschen zu lange im Dunkeln tappen lassen. Schon wieder ein Jahr vorbei? Höchste Zeit für die Schulung zur Fachkraft für Rauchwarnmelder. Wann ist nochmal der Sound-Check für die Veranstaltung in der Sonnenberghalle und warum bloß fallen die Elektrogeräteprüfungen für Bauhof und Rathaus in denselben Monat? Solche und ähnliche Fragen gehen Frank Arnold täglich durch den Kopf.
Prüforganisationen verlangen regelmäßig die Auffrischung technischer Elemente, doch im Alltagstrubel drängen sich aktuelle Ereignisse leicht vor die Erinnerung an Wartungsrhythmen. Daher holte sich Arnold im März 2022 eine digitale Erinnerungsstütze ins Team: Mit dem Instandhaltungsprogramm Excelation:assets aus dem Software-Haus Dr. Eckhardt + Partner organisiert, kontrolliert, kommuniziert und dokumentiert er seitdem terminsicher hereinschneiende sowie regelmäßig wiederkehrende Aufgaben.

Arbeitsflut besser meistern

Die Wohngemeinde Angelbachtal, wirtschaftlich günstig im Einzugsgebiet zwischen Heilbronn und Karlsruhe gelegen und umgeben von zahlreichen Feld- und Wanderwegen, freut sich über regen Zuzug gerade junger Familien. Die Gebäudefülle in Arnolds Ressort zeugt davon: Unter anderem verantwortet der Facility Manager gemeinsam mit seinem Kollegen Kita, Grund- und Werkrealschule, JUZ und Vereinsheim, das Feuerwehrgerätehaus, zwei Sportanlagen, Schwimmbad, Rathaus, Aussegnungshallen, Geflüchtetenunterkünfte und eine Mehrzweckhalle für 1.000 Personen. Viele Gebäude, die Wasser, Strom oder einen Schornsteinfeger benötigen; Sportplätze, die beregnet, Häuser, die beheizt werden müssen – im vergangenen Winter auf 19 Grad. Von plötzlich klemmenden Rolltoren oder streikenden Mährobotern einmal abgesehen. Den Reichtum an Technik bändigte Abteilungsleiter Frank Arnold die ersten fünf Jahre seines Schaffens mit einem Whiteboard, auf das sein Kollege und er spontan eintrudelnde Themen notierten. Regelmäßige Daten trugen sie vereinzelt ein. „An eine ganze Menge werden wir mündlich erinnert“, erklärt Arnold. „Aber eben nicht an alles.“
EDV spielt für den 52-Jährigen von jeher eine große Rolle: Beinahe die Hälfte seiner Arbeitszeit verbringt er am PC. Für die Elektrogeräteprüfung verwendet der Facility Manager ein Tool, das über eine Access-Datenbank mit dem Server synchronisiert wird. Auch die Gefährdungsbeurteilung läuft über den Rechner. Als EDV-technisch Interessierter entschied sich Frank Arnold daher auch für digitalen Support, um die Arbeitsflut zu meistern. Auf die Software-Lösung Excelation:assets fiel die Wahl, weil diese flexiblen Handlungsspielraum lässt und vom Anbieter genau für solche vielgestaltigen Themenwelten entwickelt wurde, wie sie das Facility Management der Gemeinde Angelbachtal ausmachen.

Einfacher Einstieg, Ausweitung im Blick

Der Einstieg in die Cloud-Software ist Arnold dabei nach eigenen Angaben nicht schwergefallen, da diese intuitiv erlernbar sei. Als Gesamtverantwortlicher arbeitet Arnold dabei in der so genannten Manager-Ansicht der Software. Technisch Ausführende nutzen die Assistent-Ansicht. Zu Beginn wurden zunächst alle Gebäude angelegt und je Gebäude die zugehörigen wiederkehrenden Termine eingetragen. Damit war das Wichtigste geschafft. Aktuell aufpoppende Aufgaben werden von Frank Arnold nach Bedarf notiert.
Seit der Einführung der Lösung beginnt jeder Arbeitsmorgen mit einem Blick ins Programm am Rechner oder auf dem Mobiltelefon. Zunächst sichtet die FM-Crew rot Markiertes: Das sind Termine, die keinen Aufschub mehr dulden. Gelb Markiertes verlangt allmählich Aufmerksamkeit, während einwandfrei Erledigtes grün leuchtet. Werden technische Fachkräfte beim Durchführen von Arbeiten mit Problemen konfrontiert, melden sie diese in ihrer Assistent-Ansicht bequem via Handy an Frank Arnold. Stechen ihm selbst unterwegs Mängel ins Auge, erfasst er in seiner mobilen Ansicht direkt die entsprechende Instandsetzungsaufgabe. „Übers Smartphone bin ich über alle Punkte immer auf dem aktuellen Stand“, resümiert er. „Beschwerden gingen stark zurück, weil sich das Programm Daten für uns merkt. Anliegen erfassen und erledigen wir nun deutlich schneller.“
Auf lange Sicht verfolgt Arnold das Ziel, auch den Bauhof der Gemeinde Angelbachtal in das Instandhaltungsprogramm einzugliedern. Dann stünde auch dem ähnlich stark beschäftigten Bauhofleiter eine Erinnerungsstütze zur Seite. Denn „an die regelmäßigen Prüftermine erinnert zu werden und die Durchführung dokumentiert zu haben, stellt für mich die größte Erleichterung dar“, urteilt er.

Claudia Bendrat ist bei der Borgmeier Media Gruppe tätig.

https://www.angelbachtal.de
https://www.excelation.io/assets
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe April 2023 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Facility Management, Angelbachtal

Bildquelle: Gemeinde Angelbachtal