[30.9.2011] Content-Management-Lösungen eignen sich ideal für die Erstellung und Verwaltung von Web-Seiten im Internet. Soll jedoch ein leistungsstarkes Intranet für die Mitarbeiter aufgebaut werden, empfiehlt es sich, auf spezialisierte Portal-Software zu setzen.

Zahlreiche Ämter und Behörden pflegen ihren Internet-Auftritt mithilfe eines Content-Management-Systems (CMS) wie TYPO3, Joomla! oder Drupal. Diese Lösungen sind beliebt, weil für sie als Open Source Software keine Lizenzgebühren anfallen und sich mit ihnen ohne großen Aufwand und Vorkenntnisse solide Web-Seiten erzeugen lassen. Für die Umsetzung eines Internet-Auftritts sind CMS das ideale Werkzeug, da sie genau für diese Aufgabe gemacht sind. Häufig kommen Anwender jedoch in die Versuchung, ihre CMS-Lösung auch für die Erstellung des internen Mitarbeiterportals oder Intranets zu nutzen. Dies ist allerdings nicht ganz unproblematisch.
Soll ein Intranet-Portal erstellt werden, das Verwaltungsvorgänge automatisiert, vorhandene Daten aus Drittsystemen wie SAP integriert oder die Mitarbeiter auch außerhalb des Büros mobil mit Informationen versorgt, kann dies mit einem Content-Management-System schnell sehr teuer werden. Zwar ist es denkbar, mit einer CMS-Lösung einzelne Aspekte zu realisieren. Da viele Funktionen aber erst individuell programmiert werden müssen, entstehen hohe Kosten für den Einsatz externer Dienstleister. Durch die Erweiterungen wird das Projekt zudem schnell unübersichtlich, die Abhängigkeit von Dienstleistern nimmt zu.

Spezialisierte Portal-Software empfehlenswert

Um die Kosten möglichst gering zu halten und gleichzeitig möglichst unabhängig zu bleiben, empfiehlt es sich, auf eine spezialisierte Portal-Software zu setzen, die diese Funktionalitäten bereits im Standard anbietet. Eine Portallösung kommt spätestens dann ins Spiel, wenn es gilt, miteinander verknüpfte Web-Anwendungen, Dienste und Prozesse auf personalisierter Basis online abzubilden, sie zu steuern und professionell abzusichern. Oder dann, wenn Mitarbeitern ein einfacher Zugriff auf alle relevanten IT-Ressourcen verschafft werden soll und sie auch außerhalb des Büros die Möglichkeit haben sollen, per Smartphone mit den bereitgestellten Web-Anwendungen zu arbeiten. Für diese Aufgaben ist eine CMS-Lösung ohne zusätzliche Programmierung nicht ausgelegt. In der Regel verfügt sie im Standard lediglich über Funktionen, um Informationsinhalte auf Web-Seiten zu erstellen und zu verwalten. Ein Intranet-Portal versteht sich dagegen als umfassende Integrationsplattform für die zentrale Erfassung und gezielte Verteilung von Informationen sowie für die Abwicklung der betrieblichen Prozesse. Die Erstellung statischer Informationsinhalte ist lediglich ein Teilbereich, der um prozessgetriebene Applikationen und weitere Funktionalitäten ergänzt wird.

Intranet verbessert Kommunikation

Das Intranet-Portal fasst eine Vielzahl wichtiger Abläufe von Ämtern und Behörden auf einer Plattform zusammen: Unter anderem erhalten die Mitarbeiter darüber passgenauen Zugang, um Wissen zu sammeln, Fachinformationen zu teilen, Projekte zu organisieren oder Berichte zu erfassen. Über das Portal können sie auf Dienstpläne, Unterlagen, Kalender, Telefon­bücher und Stellenanzeigen zugreifen oder Fahrzeuge und Räume buchen und koordinieren. Darüber hinaus lassen sich so sämtliche Antragsverfahren, etwa Urlaubs- und Investitionsanträge, elektronisch abwickeln. Ganz nebenbei verbessert ein Intranet die interne Kommunikation sowie die Zusammenarbeit der Mitarbeiter.
Eine Portal-Software, die bereits von zahlreichen Ämtern und Behörden eingesetzt wird, ist die Lösung Intrexx von Anbieter United Planet. Der Browser wird damit zu einer Schaltstelle der täglichen Arbeit und erzeugt zum Beispiel Eingabeformulare und Ausgabe­seiten, bindet Daten – etwa aus einer ERP-Lösung – in eigene Web-Anwendungen ein, beschleunigt die Abläufe und bildet alle wichtigen Prozesse praktikabel ab. Zusätzlich bieten moderne Portallösungen eine einfache und sichere Nutzerverwaltung, starke Suchfunktionen und eine klare Systemadministration. Hinzu kommt, dass Nutzer einer Portallösung praktisch nichts von der eigentlichen Technik verstehen müssen. So gelingt es relativ leicht, ein ganzes Intranet in Eigenregie einzurichten und zu verwalten.

Volle Bandbreite

Auf diese Weise wird den Mitarbeitern die volle Bandbreite der vorhandenen IT-Ressourcen unkompliziert zur Verfügung gestellt. Für solche Ansprüche ist ein Content-Management-System kaum geeignet. Für jeden, der mehr braucht als eine dynamisch verwaltete Web-Seite empfiehlt sich deshalb der Einsatz einer professionellen Portallösung.

Gerhard Sommer ist Senior Consultant bei der United Planet GmbH, Freiburg.


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