Marburg:
E-Rechnung spart Regalmeter


[22.8.2018] Auf die elektronische Rechnungsbearbeitung stellt ab dem kommenden Jahr die Stadt Marburg um. Das soll für effizientere Prozesse sorgen und jährlich rund 40 laufende Regalmeter Ablagefläche für Aktenordner sparen.

Rechnungen und Zahlungsanordnungen füllen bei der Stadt Marburg rund 40 laufende Meter Regal in Papierform. In der hessischen Stadt Marburg werden ab dem Jahr 2019 alle Rechnungen und Zahlungsanordnungen, die bei der Verwaltung eintreffen, eingescannt und in elektronischer Form abgelegt. Anschließend können sie von den Beteiligten digital eingesehen und weiterbearbeitet werden. Das soll unter anderem dazu beitragen, den Papierverbrauch der Verwaltung weiter zu senken: Im Jahr 2017 haben Stadtverwaltung und Hausdruckerei zusammen 6,1 Millionen Blatt Papier im A4-Format verbraucht.
„Bislang wird das Kassenbelegarchiv bei der Stadt Marburg in Papierform empfangen, bearbeitet und abgeheftet. Das bedeutet: Alle Rechnungen müssen ausgedruckt und abgeheftet werden. Das ist ein riesiger Aufwand und hoher Papierverbrauch“, erklärt Oberbürgermeister Thomas Spies. Die Rechnungen werden zur Erstellung des Jahresabschlusses einmal im Jahr von der Kasse an das Rechnungsprüfungsamt gegeben. Im Anschluss wandern die Kisten voller Aktenordner in den Archivraum der Stadt Marburg, wo sie gemäß Gesetz zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Hierbei werden nach Angaben der Stadt jedes Mal Ordner bewegt, die 40 laufende Regalmeter füllen.
Von der elektronischen Rechnungsbearbeitung erwartet sich die Stadt nach eigenen Angaben auch ein effizienteres Arbeiten: Ist eine Original-Rechnung in Papierform bislang schon einmal mehrere Tage unterwegs, wenn sie zwischen verschiedenen Fachdiensten ausgetauscht werden muss, kann die digitale Rechnung künftig von mehreren Personen zeitgleich eingesehen und somit schneller bearbeitet und angewiesen werden.
Wie die Stadt Marburg weiter mitteilt, starten ab Januar 2019 zunächst die Fachdienste „Unterstützung kommunaler Gremien“, „Personal- Organisations- und Beteiligungsmanagement“, „Technische Dienste“ und „Brandschutz“ mit der Umstellung auf die digitale Rechnungsablage und -bearbeitung. Die weiteren Fachdienste würden sukzessive folgen. „Die Umstellung der gesamten Stadtverwaltung mit ihren rund 1.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern funktioniert nicht zu einem Stichtag“, erläutert Nicole Pöttgen, Fachbereichsleiterin Zentrale Dienste, die für die Digitalisierung der Stadtverwaltung verantwortlich zeichnet. „Alle, die mit Rechnungen und Zahlungsanordnungen arbeiten, müssen geschult werden.“ Nicht betroffen von der Digitalisierung sind zunächst Bescheide, welche die Stadt Marburg verschickt. Denn: „Bescheide müssen rechtssicher zugestellt werden. Das werden wir nach wie vor in Papierform machen“, so Pöttgen.
Die Digitalisierung des Rechnungsworkflows bringt nicht nur der Stadtverwaltung Vorteile, sie ist auch für diejenigen attraktiv, die Rechnungen bei der Kommune einreichen: Sie sparen Druckkosten, Papier, Umschläge und Porto. „Wer möchte, kann seine Rechnungen aber nach wie vor in Papierform schicken. Dann werden sie in der Stadtverwaltung eingescannt und weiterbearbeitet“, sagt Marburgs Oberbürgermeister Thomas Spies. (bs)

http://www.marburg.de

Stichwörter: Finanzwesen, E-Rechnung, Marburg

Bildquelle: Dr. Karen Verbist, Stadt Marburg

Druckversion    PDF     Link mailen


ekom21

 Anzeige

Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich Finanzwesen
Kreis Biberach: Vertragsverwaltung mit Axians Infoma
[10.5.2019] Der Kreis Biberach weitet seine Zusammenarbeit mit Axians Infoma aus und setzt künftig auch die Zentrale Vertragsverwaltung des Unternehmens ein. mehr...
Siegburg: Rechnungswesen wird digitalisiert
[23.4.2019] Im Rechnungswesen wird die Stadt Siegburg künftig vollständig auf Papier verzichten und die Prozesse optimieren – und zwar im Gesamtkonzern Stadt. Das Projekt ist ein Kernelement der in der Entstehung befindlichen Gesamtstrategie SmartCity Siegburg. mehr...
Wipperfürth: Digital prüfen mit DATEV
[15.4.2019] Für den Einsatz der Software DATEV Prüfung ÖR hat sich die Hansestadt Wipperfürth entschieden. mehr...
DocuWare: Vorkonfigurierte Lösung für Kommunen
[9.4.2019] Eine maßgeschneiderte Lösung für die Rechnungsverarbeitung in Kommunen bietet jetzt das Unternehmen DocuWare an. Die Rechnungsverarbeitung erfolgt vom Erfassen bis zum Buchen durchgängig digital, wobei die Anforderungen der GoBD erfüllt werden. mehr...
Hamburg: E-Rechnung im Aufwind
[4.4.2019] Seit vier Jahren verarbeitet die Freie und Hansestadt Hamburg Rechnungen mit dem Standard XRechnung. 2018 waren es über 100.000. mehr...
Suchen...

 Anzeige

 Anzeige

Advantic
Ausgewählte Anbieter aus dem Bereich Finanzwesen:
Axians Infoma GmbH
89081 Ulm
Axians Infoma GmbH
WMD Group GmbH
22926 Ahrensburg
WMD Group GmbH
ITEBO GmbH
49074 Osnabrück
ITEBO GmbH
ab-data GmbH & Co. KG
42551 Velbert
ab-data GmbH & Co. KG
Aktuelle Meldungen