[1.3.2023] In ihrem IT-Rathaus hat die Stadt München verschiedene Zonen für unterschiedliche Aufgaben und Arbeitsformen eingerichtet. Zwei Teams nutzen die Räumlichkeiten seit nunmehr einem Jahr – Zeit für eine Bilanz zu Erfahrungen bei der Umstellung auf flexible Arbeitsplätze.

Die Stadt München bietet ihren Beschäftigten neue, flexible Arbeitsplatzkonzepte. So können sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einem von mehreren Büros ihren Wunschschreibtisch per App buchen (wir berichteten). Eine solche räumlich flexible Arbeitsplatznutzung erlaubt eine bessere Raumauslastung und kommt auch den Beschäftigten zugute, die auf diese Weise etwa Wegzeiten einsparen können.
In ihrem Digitalblog „München. Digital. Erleben.“ berichtet die bayerische Landeshauptstadt nun über ein weiteres Pilotprojekt aus dem Bereich New Work: Im IT-Rathaus der Stadt in Moosach arbeiten seit Sommer 2021 zwei Teams des städtischen IT-Dienstleisters it@M in neu gestalteten, flexiblen Multispace-Arealen. Dabei hat das Projekt-Team bewusst Pilot-Teams mit zwei unterschiedlichen Arbeitsfeldern ausgewählt: Das erste arbeitete bereits sehr agil und projektorientiert. Zuständig für Automatisierung ist es technikaffin und gilt als Vorreiter für digitales Arbeiten innerhalb der Stadtverwaltung. Das zweite Team aus dem Vergabebereich bildet eher das typische Arbeitsumfeld der Verwaltung ab. Die Pilotflächen sind in ihrem Aufbau sehr ähnlich. Nun hat das Projekt-Team die Erfahrungen der Pilot-Teams und speziell der Führungskräfte für ein Fazit zusammengetragen.

Der passende Ort für jede Tätigkeit

Das Multispace-Konzept bietet für unterschiedliche Aktivitäten jeweils passende Raumsituationen: von akustisch geschützten Ein- und Zwei-Personen-Räumen über Inseln für Team-Arbeit bis hin zu Kaffeeküchen und einer Lounge. Auch Arbeiten im Homeoffice war weiterhin möglich. Beim Umstieg in das neue Arbeitsumfeld erhielten die Mitarbeitenden von it@M Unterstützung in zahlreichen Workshops und Events. Führungskräfte konnten spezielle Change- und Digital-Leadership-Workshops besuchen.
Zwar sei durch die Homeoffice-Erfahrung in der Coronazeit vielen Mitarbeitenden der Wechsel zwischen externen und internen Arbeitsplätzen vertraut, berichtet das Projekt-Team. Dennoch habe sich gezeigt, dass es längst nicht für jeden selbstverständlich war, sich im Desk Sharing je nach anstehender Aufgabe einen passenden Arbeitsplatz zu suchen, Team-Ablagen zu nutzen und am Ende des Arbeitstages einen Clean Desk zu hinterlassen.

Regeln sind notwendig

Das agile Team hatte von Anfang an großes Interesse an den neuen Räumen und konnte sich vor allem die Kollaborationsinseln sehr schnell erschließen, denn diese entsprechen dem Arbeitsmodus des Teams am besten. Auch die vorhandene offene Team-Kultur, geprägt von kommunikationsstarken Persönlichkeiten war ein Erfolgsfaktor für die schnelle Eingewöhnung. Das Verwaltungsteam konnte sich zunächst weniger vorstellen, in den neuen Büroräumen zurechtzukommen. Das Arbeiten mit Papier und Ordnern gehört hier zum Alltag, zudem unterliegen viele zu bearbeitende Themen der Vertraulichkeit.
Letzten Endes haben sich aber beide Teams gut in der neuen Umgebung organisiert. Ein Erfolgsfaktor dabei war die Etablierung partizipativ entwickelter Regeln für Kommunikation und Zusammenarbeit, hybrides Arbeiten zwischen Büro und Homeoffice sowie für gemeinsame Arbeitszeiten. Die während der Pilotphase gewonnenen Erfahrungen bilden nun eine gute Grundlage für die Teams, die im Laufe des Jahres 2023 ihre neuen Büroraumumgebungen beziehen sollen. (sib)

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