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Erfolgreiche Modernisierung der E-Vergabe


21.1.2016 Es ist fast so wie der Frühjahrsputz in den eigenen vier Wänden.

Über seine Lebens- und Nutzungsdauer verändert sich das Aussehen eines Hauses. Dies hat nicht alleine mit dem Alter des Gebäudes zu tun. Neue Bewohner mit neuen Ideen und Vorstellungen ziehen ein und bringen neuen Ideen, Vorstellungen und Anforderungen mit. Das heißt, es wird an- und umgebaut: ein heimeliges Erkerzimmer wird angefügt oder ein Arbeitszimmer muss angebaut werden. Vermutlich müssen auch die Heizungsanlage erneuert und die Wasserrohre ausgewechselt werden. Neue technische Möglichkeiten wie Smart Metering erfordern die Verlegung entsprechender Bus-Systeme im Haus und der große neue Flachbildschirm lässt die alte Schrankwand zum Sperrmüll wandern.

Aber was hat das alles mit der E-Vergabe zu tun?

Die Ursprünge der E-Vergabe gehen zurück auf die Jahre 2001/2002. Die Anforderungen, die damals formuliert wurden und bestimmend für die Architektur waren, haben sich über die Zeit massiv geändert. Seit der Einführung der E-Vergabe-Plattform steigt die Nutzung sowohl auf Seiten der Vergabestellen als auch auf Seiten der Unternehmen kontinuierlich. Im ersten Halbjahr 2012 hat sich die Anzahl der Verfahren gegenüber dem Vorjahreszeitraum verdreifacht (Tätigkeitsbericht 2011/12, Beschaffungsamt). Ebenso nimmt die Anzahl der Bedarfsträger und Bieter kontinuierlich zu. Mittlerweile wird die Plattform von rund 500 Vergabestellen und rund 27.000 Bietern genutzt. Gleichzeitig haben sich die gesetzlichen Rahmenbedingungen über die Zeit geändert und mussten deshalb in der E-Vergabe-Plattform ihren Niederschlag finden.
Dies zog Umbauten in der E-Vergabe-Plattform nach sich. An einigen Stellen musste entsprechend angebaut werden, andere Funktionen wurden in der bestehenden Form nicht mehr gebraucht und mussten angepasst werden. Andere wiederum waren nicht mehr notwendig und wurden quasi abgeschaltet.
Die Zeit war reif, das Haus beziehungsweise die E-Vergabe-Plattform einem Frühjahrsputz oder besser einer gründlichen Renovierung zu unterziehen. Eine gute Gelegenheit dafür ergab sich, als 2012 ein neuer Dienstleister – die adesso AG – die Ausschreibung zur Pflege und Weiterentwicklung der e-Vergabe gewann. Nach dem Motto „Neue Besen kehren gut“ unterzog adesso die Architektur einer kritischen Prüfung. In der Folge wurde die E-Vergabe einer Modernisierung unterzogen. Parallel wurden eine neue Infrastruktur und Systemlandschaft konzipiert. So verbraucht die neue E-Vergabe-Plattform wesentlich weniger Strom für Betrieb und Kühlung. Zudem ist die Leistung der neuen Server leichter skalierbar und kann damit einfacher an eine wachsende Nutzeranzahl angepasst werden.
Die Modernisierung erfolgte zunächst hinter den Kulissen. Der Anwender sieht von den Anstrengungen und der Arbeit zunächst wenig. Aber diese technische Verjüngungskur ist die Voraussetzung, um in der Folge neue anwendungsbezogene Funktionalitäten und Erweiterungen umsetzen zu können. Die neue Infrastruktur ist wiederrum die Basis dafür, auf neue Anwender vorbereitet zu sein und die steigende Anzahl elektronischer Vergabeverfahren stabil abwickeln zu können. Um bei dem Bild des Hauses zu bleiben: Die neuen Bewohner stehen praktisch schon vor der Tür. Im Rahmen der Novellierung des europäischen Vergaberechts sieht die EU-Kommission vor, das elektronische Vergabeverfahren bis Mitte 2016 EU-weit verpflichtend vorzuschreiben. Dies wird die Entwicklung weiter stützen. Spätestens zu diesem Zeitpunkt muss „das Haus“ in der Lage sein, alle Benutzer aufzunehmen und ohne Performanceeinbußen die Vergabeverfahren abzuwickeln.

Parallele Entwicklung

Möchte man ein Haus im Kern sanieren, dann bleibt den Hausbewohnern nur die Möglichkeit, in der Zeit des Umbaus auszuziehen. Diese Möglichkeit kam bei der E-Vergabe-Plattform nicht in Betracht. Das konnte man bei der E-Vergabe so nicht organisieren. In den letzten Monaten wurde parallel zum bestehenden System geplant, entwickelt und installiert. Der 27. Juli 2013 war dann der große Tag: Innerhalb eines kurzen Wartungsfensters wurden die Daten gesichert, die alte E-Vergabe abgeschaltet, die alten Daten auf die neue Systemumgebung migriert und das neue System eingeschaltet. Was sich einfach anhört, war ein akribisch geplanter Prozess. In enger Abstimmung mit den Verantwortlichen des Beschaffungsamts haben die Mitarbeiter von adesso den Umzug durchgeführt. Am Samstag um 10.00 Uhr hieß es dann: „Alle Daten sind migriert, wir können wieder online gehen.“ Von da an gab es kein Zurück mehr. Der Umzug hat so reibungslos funktioniert, dass der Zeitpuffer, der für ungeplante Überraschungen vorgesehen war, nicht benötigt wurde. Das Wartungsfenster wurde bereits einen Tag früher wieder geschlossen. Auch der Projektleiter des Beschaffungsamtes, Rolf Kewitz, hat die Phase der Umstellung positiv in Erinnerung: „So eine erfolgreiche und problemlose Umstellung ist bei einem Projekt dieser Größe keine Selbstverständlichkeit.“


Kontakt

adesso AG
Stockholmer Allee 24
44269 Dortmund
Telefon +49 231 930-9330
Fax +49 231 930-9331

Info:
http://www.adesso.de
info@adesso.de


Bildquelle: adesso

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