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Beta Systems:
Arbeitsmarktpolitik effizient umsetzen mit modernen Aktenlösungen


4.4.2016 Das LDMS-Projekt bei der Knappschaft-Bahn-See ist eines der umfangreichsten Dokumenten-Management-Projekte in Deutschland.

Arbeitsministerin Andrea Nahles höchstselbst war dabei, als die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (KBS) im Oktober 2014 in Bochum ihre neue Haushaltsjob-Börse (www.haushaltsjob-boerse.de) vorstellte. Ein Projekt mit hoher politischer Bedeutung: Vor dem Hintergrund des demografischen Wandels soll insbesondere Frauen durch die Inanspruchnahme familienunterstützender Dienstleistungen der rasche Wiedereinstieg in den Beruf erleichtert werden. Technologisch wird die Haushaltsjob-Börse von LDMS unterstützt, dem leistungsfähigen Dokumenten-Management- und Archivsystem der SI Software Innovation GmbH, einem Unternehmen der Beta Systems Group. Bereits seit 2003 setzt die Knappschaft-Bahn-See LDMS erfolgreich in der unter ihrem Dach angesiedelten Minijob-Zentrale ein.
2,1 Millionen Unternehmen beschäftigen in Deutschland gut sieben Millionen geringfügig Beschäftigte. Der KBS, einem Zusammenschluss aus ehemaliger Bundesknappschaft, Bahnversicherung und Seekasse, wurde im Zuge der Arbeitsmarkt-Reformen 2002 die Aufgabe übertragen, die neu geschaffene Minijob-Zentrale zu übernehmen. In LDMS fand die KBS ein leistungsfähiges Dokumenten-Management- und Archivsystem mit starker Performance für die Erfassung aller ein- und ausgehenden Dokumente. Für die neu hinzugekommenen Aufgaben bot die Lösung die besten Voraussetzungen. „LDMS ist überaus anwenderfreundlich und bringt nur geringen Schulungsbedarf mit sich. So konnten unsere 1.800 Kräfte das System schnell einsetzen“, sagt Silke Cieslak, die das Projekt bei der KBS organisatorisch von Beginn an betreut.

Haushaltsjob-Börse – Stellenportal für private Beschäftigungsverhältnisse

Zwölf Jahre arbeitet die Minijob-Zentrale nun erfolgreich mit LDMS. Durch Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch eröffneten sich neue Möglichkeiten für das Vermitteln von Beschäftigungsverhältnissen in Privathaushalten. Die Idee zur Haushaltsjob-Börse entstand im Rahmen der Demografie-Strategie der Bundesregierung. Qualifizierten Eltern soll durch die Inanspruchnahme haushaltsnaher Dienstleistungen der Wiedereinstieg in den Beruf erleichtert werden. Doch woher das Personal nehmen, wenn man sich nicht am Schwarzmarkt bedienen will? Seriöse überregionale Vermittlungsplattformen oder elektronische schwarze Bretter gibt es nur wenige, sie sind in der Regel kostenpflichtig und bieten keine Erfolgsgarantie.
Ein Großteil der sieben Millionen geringfügig Beschäftigten in Deutschland arbeitet zwar gewerblich, aber es gehören dazu eben auch Angestellte in Privathaushalten. Diese wurden bislang ebenfalls in der Minijob-Zentrale als Einzugs- und Meldestelle verwaltet, aber es gab keine Möglichkeit, dort auch Stellen zu suchen oder anzubieten.

LDMS-Kundenakte zur Dokumentation der Datenqualität

Für diesen Zweck wurde die Haushaltsjob-Börse eingerichtet. Sie führt Angebot und Nachfrage nach haushaltsnahen Dienstleistungen von Minijobbern zusammen. Die Minijob-Zentrale sieht ihre Plattform als Ergänzung zu den privaten Anbietern, gegenüber denen sie einige Vorteile hat: Sie ist kostenlos und bietet vor allem eine deutlich höhere Datenqualität. „Wir kontrollieren regelmäßig, ob Anzeigen noch aktuell sind und löschen sie, wenn notwendig, auch wieder. So gibt es bei uns keine Karteileichen“, erklärt Thorsten Vennebusch, Projektleiter der Haushaltsjobbörse.
Wesentlich für eine hohe Datenqualität ist die Dokumentation des Schriftverkehrs, wenn sich herausstellt, dass im Zuge einer Registrierung falsche Adressangaben gemacht wurden. Wer sich auf www.haushaltsjob-boerse.de registriert, erhält eine Kundennummer und ein Begrüßungsanschreiben. Über dieses prüft die KBS, ob die hinterlegte Anschrift auch die richtige ist. Kann der Brief nicht zugestellt werden, muss nachgehakt werden, um die Anschrift zu korrigieren. Thorsten Vennebusch: „Das damit verbundende Rückläufer-Postvolumen sowie Nachfragen per E-Mail dokumentieren wir in der LDMS-Kundenakte. So sorgen wir von vornherein für eine hohe Datenqualität der Adressen aller registrierten Nutzer.“ Solche Fälle gibt es öfter als man meint. Viele Interessenten geben zunächst ihre richtige Adresse nicht an, weil sie damit Nachteile verbinden und vielleicht schlechte Erfahrungen bei anderen Anbietern gemacht haben.
Für die weitere Nutzung von LDMS hat sich die KBS wegen der positiven Erfahrungen mit dem DMS im Bereich der Minijob-Zentrale während der letzten zwölf Jahre entschieden: Höchste Performance, verbunden mit einfacher Bedienbarkeit – von diesen Vorteilen wollte man auch im Bereich der Haushaltsjob-Börse weiterhin profitieren. Für die Recherche in der LDMS-Kundenakte der Haushaltsjob-Börse nutzen die Mitarbeiter/innen der KBS wie schon bei der Minijob-Zentrale den Beta Business Client. Mit ihm reduzieren sich Verwaltung, Bearbeitung, Verteilung und Aufbewahrung von Listen und Dokumenten im LDMS-Archiv erheblich. Dokumentenbasierte Prozesse werden schlanker, schneller und somit effektiver.
Zwischen November 2014 und Mai 2015 wurde die Haushaltsjob-Börse rund 400.000 Mal aufgerufen. Die Zuverlässigkeit der Angebote ist hoch; dies lässt sich daran ablesen, dass erst wenige LDMS-Kundenakten für den Fall fehlerhafter Adressangaben angelegt wurden. Ein seriöses Angebot abseits vom Schwarzmarkt also, das durch den Einsatz geeigneter Technologie von Beta Systems eine hohe Datenqualität und -aktualität aufweist.

Ideale Aufgabenverteilung mit dem LDMS-Client

Derweil läuft die Arbeit mit LDMS in der Minijob-Zentrale geräuschlos und erfolgreich weiter. Waren es in den Anfangsjahren noch Papierdokumente, so müssen die Arbeitgeber seit 2006 bis auf wenige Ausnahmen ihre Meldungen und Beitragsnachweise maschinell - also per Datensatz – übermitteln. Die Eingangspost wird nach ihrem Eintreffen sofort in LDMS eingelesen und gelangt in den elektronischen Posteingangskorb des jeweils zuständigen Sachbearbeiters.
Die Minijob-Zentrale ist verteilt auf verschiedene KBS-Standorte in Essen, Gelsenkirchen, Cottbus und Hamburg. Mit dem LDMS-Client lassen sich die Aufgaben ideal verteilen. Bei rein papierbasierter Arbeit, wie früher in der Rentenversicherung, mussten Akten oft per Lkw von einem zum anderen Standort transportiert werden, wenn sich Zuständigkeiten änderten. Dr. Erik Thomsen, Leiter der Minijob-Zentrale, erklärt zum Einsatz von LDMS: „Wir können dadurch die Arbeit heute viel schneller zu den Menschen bringen“.

LDMS an das SAP-System angebunden

Über Schnittstellen ist LDMS an das eingesetzte SAP-System angebunden. Die KBS nutzt das SAP-Modul Oscare für Beitragseinzug, Verbuchung und Kontenführung. Für die Sachbearbeiter ist das Versicherungsbeitragsportal das führende System, in dem die Zuständigkeiten der einzelnen Mitarbeiter festgelegt sind. Durch die Integration mit LDMS ist sichergestellt, dass jeder Sachbearbeiter genau die Eingangspost erhält, die in seinen Zuständigkeitsbereich fällt, also von den Unternehmen stammt, deren Konten er in SAP Oscare betreut.
Eintreffende Beitragsnachweise werden in die Arbeitgeberakte in LDMS aufgenommen, gleichzeitig wird in Oscare eine Sollstellung für den Arbeitgeber gebildet. Über das SAP-Modul kontrolliert der Sachbearbeiter, ob die Beiträge zur Fälligkeit gezahlt wurden – falls nicht, wird aus SAP automatisch ein Mahnschreiben generiert, verschickt und parallel in LDMS archiviert.

Paralleles Arbeiten in LDMS und SAP

Die Sachbearbeiter können komfortabel zwischen den Masken des SAP-Versicherungsbeitragsportals und der LDMS-Arbeitgeberakte hin- und herwechseln. Dies ist besonders hilfreich für die 160 Beschäftigten des Service-Centers in Cottbus. Bei telefonischen Anfragen eines Arbeitgebers können sie durch Einblick in die elektronische Akte sofort Auskunft zum Vorgang geben. Immerhin rund 2,5 Millionen Anrufe gehen jährlich im Service-Center ein.
Hunderte von Millionen Dokumenten hat LDMS im Verlaufe des erfolgreichen und langlebigen Projektes mittlerweile aufgenommen, im Jahr 2015 waren es bereits 410 Millionen. Der Kontakt zwischen KBS und SI war während der gesamten Jahre sehr eng, denn immer wieder kommen – etwa im Rahmen geänderter Gesetze – neue Dokumentarten hinzu, die sauber in das System importiert werden müssen, Schnittstellen zu den angrenzenden Systemen müssen angepasst werden etc. „Dabei erhalten wir stets zeitnah und konstruktiv Hilfe“, erklärt Dr. Erik Thomsen, „die Zusammenarbeit mit den Experten der SI ist in jeder Hinsicht positiv.“

Das Unternehmen:
Mit ihrem einzigartigen Verbund aus gesetzlicher Rentenversicherung, Renten-Zusatzversicherung, Kranken- und Pflegeversicherung, der Seemannskasse und einem eigenen medizinischen Netz nimmt die Knappschaft-Bahn-See (KBS) in der Sozialversicherung einen besonderen Platz ein und bietet ihren Mitgliedern eine umfassende soziale wie medizinische Sicherheit. Darüber hinaus werden alle geringfügigen Beschäftigungsverhältnisse durch die Minijob-Zentrale unter dem Dach der Knappschaft-Bahn-See betreut.

Facts & Figures:
Gründungsjahr: 2005 (Verschmelzung von Bundesknappschaft, Bahnversicherungsanstalt und Seekasse)
Mitarbeiter/innen: 27.748 (ohne Auszubildende)
Sitz der Hauptverwaltung: Bochum
Geschäftsführung: Dr. Georg Greve, Bettina am Orde, Peter Grothues

Branche:
Versicherungen

Herausforderung:
Die Minijob-Zentrale benötigte ein leistungsfähiges System zur Archivierung ein- und ausgehender Dokumente für die sieben Millionen geringfügig Beschäftigten im gewerblichen und privaten Umfeld. Vorgänge sollten papierlos an Sachbearbeiter/innen weitergeleitet werden.

Eingesetzte Produkte:
LDMS
Beta Business Client

Nutzen der eingesetzten Beta Systems-Lösung:
Das Dokumenten-Management- und Archivsystem LDMS ist bei der Knappschaft Teil einer gemeinsamen Lösung der SI Software Innovation GmbH und Océ Deutschland (heute Open Text). Es zeichnet sich vor allem durch seine hohe Performance aus, die es ermöglicht, tagtäglich besonders große Dokumentmengen zu verarbeiten und zu archivieren.

Wettbewerbsvorteil:
Durch die elektronische Archivierung können die Sachbearbeiter der Minijob-Zentrale je nach Zugriffsberechtigung auf die 2,1 Millionen Arbeitgeberakten sofort zugreifen. Dies ist besonders hilfreich für die 160 Beschäftigten des KBS-Service-Centers in Cottbus, die jährlich rund 2,5 Millionen Anrufe entgegennehmen und den Kunden schnell Auskunft geben müssen. Im Bereich der Haushaltsjobbörse wird über die Anlage von Kundenakten in LDMS die Datenqualität auf einem hohen Niveau gehalten.

Kennzahlen:
Arbeitgeberakten: 2,1 Millionen
Archivierte Dokumente bis 2015: rd. 410 Millionen
Angeschlossene Arbeitsplätze: 1.800
Jährliche Anrufe im Service-Center: 2,5 Millionen
Aufrufe der Haushaltsjob-Börse von November 2014 bis Mai 2015: 400.000


Info:
http://www.haushaltsjob-boerse.de
http://www.si-software.de
http://www.betasystems.de






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