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Interne Verwaltungsdigitalisierung vorantreiben:
Die Mitarbeitenden im Fokus der Veränderung


30.10.2020 Die Digitalisierung der Kommunen ist ein Dauerthema. Neben den Maßnahmen, die primär dem Bürger dienen, rückt die interne Digitalisierung der Verwaltung immer stärker in den Vordergrund. Wer sich dabei am Bedarf der Anwender orientiert, hat bessere Chancen, den Veränderungsprozess in der eigenen Behörde erfolgreich zu gestalten.

Fachkräftemangel, eine hohe Arbeitsbelastung, eine alternde Mitarbeiterstruktur und immer höhere Anforderungen. So sieht der Alltag in vielen kommunalen Verwaltungen aus. Die interne Verwaltungsdigitalisierung bietet dabei große Chancen, diesen Herausforderungen entgegenzutreten. Sie kann den Mitarbeitenden die Arbeit durch neue, digitale Services dauerhaft erleichtern und sie dabei unterstützen, ihre Verwaltungsaufgaben einfacher und effizienter zu bewältigen. Doch das Letzte, was die Mitarbeitenden neben ihrem hohen Arbeitspensum brauchen, sind umfangreiche Digitalisierungsprojekte, die nur zusätzlichen Aufwand mit sich bringen, aber keinen konkreten Nutzen für ihren Alltag haben. Für viele Behördenleiter bedeutet dies einen echten Spagat.

Digitalisierung „von unten“

Um die Mitarbeitenden konkret zu unterstützen, ist es notwendig, ihre Perspektive einzunehmen. Sicherlich ist eine übergreifende Digitalisierungsstrategie die Basis. Entscheidend für den Erfolg ist jedoch die Umsetzung der Strategie anhand der spezifischen Erfordernisse der Anwender in den einzelnen Fachämtern. Im Rahmen der Planungen sollten zielgruppengenaue Expertenlösungen zum Einsatz kommen, die den Mitarbeitenden in der täglichen Praxis einen echten Mehrwert bieten. Die Akzeptanz ist von Beginn an hoch und der Veränderungsprozess, hin zum digitalen Arbeiten, vollzieht sich schneller.

Technologie dort einsetzen, wo sie gebraucht wird

Solche Expertenlösungen zeichnen sich zum einen durch ihre Integrationsfähigkeit in amtsspezifische Arbeitsprozesse und zum anderen durch ihre schnelle Verfügbarkeit aus. Eine Dokumentation der einzelnen Arbeitsschritte mit einer Einschätzung der üblichen Zeitaufwände, gibt bereits erste Aufschlüsse über Optimierungspotenziale. Dies ist die Basis bei der Wahl einer anwendungsorientierten Expertenlösung. Auch die Technologie spielt eine große Rolle. Moderne, browserbasierte Lösungen sind hierbei zu bevorzugen. Sie benötigen keinen Eingriff in die IT-Infrastruktur und sie sind jederzeit erreichbar, auch aus dem Homeoffice.

Mitarbeiter im Alltag entlasten

Auf diese Weise können einzelne Fachämter im Rahmen einer übergreifenden Planung ihre spezifischen Verwaltungsabläufe digitalisieren und sogar Vorreiter in ihrer Kommune werden.


Der Autor:
Uwe Kalkuhl ist Business Manager Public Digital bei Wolters Kluwer Deutschland.


Info:
Jetzt Leitfaden „Wie Sie die interne Verwaltungsdigitalisierung schritt­weise vorantreiben“ herunterladen: (Deep Link)


Bildquelle v.o.n.u.: ALTO IMAGES/Stocksy/stock.adobe.com, Wolters Kluwer

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