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d.velop public sector GmbH

Die d.velop public sector GmbH (ehemals codia) ist seit über 20 Jahren innovativer Lösungsanbieter für das gesamte ECM-Umfeld mit Spezialisierung auf öffentliche Verwaltungen und Hochschulen sowie Universitäten. Die eingesetzten Lösungen lassen sich an die jeweiligen Anforderungen anpassen oder in Fachanwendungen integrieren.

Unternehmensportrait

Firmensitz in Meppen
Firmensitz in Meppen
Die d.velop public sector GmbH ist Anbieter in den Bereichen Dokumenten-Management, elektronische Archivierung und Vorgangsbearbeitung (Lösungen auf Basis der DOMEA 2.0 zertifizierten ECM Plattform d.3 der d.velop AG) für die Öffentliche Verwaltung mit den Schwerpunkten Integration in kommunale Fachverfahren, ganzheitliche elektronische Akte, Schriftgutverwaltung/Aktenplan, Posteingangslösungen, automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung und -freizeichnung. Zusätzlich hat sich die d.velop public sector GmbH auf DMS-Lösungen für den Hochschulbereich spezialisiert.

Der größte Teil der mehr als 400 direkt und indirekt betreuten Kunden von d.velop public sector besteht aus Kommunal- und Kreisverwaltungen sowie Hochschulen verschiedener Größenordnungen im gesamten Bundesgebiet.

Der Firmensitz ist seit Unternehmensgründung 1999 in Meppen. Grundsätzlich ist d.velop public sector mit seinen 130 Mitarbeitern im gesamten Bundesgebiet tätig. Die Mitarbeiter verfügen nachweislich über langjährige Projekt- und Entwicklererfahrungen mit Informationssystemen der öffentlichen Verwaltung.

Die d.velop DMS-Lösungen beinhalten neben der fachspezifischen Ablage- und den Verwaltungsmöglichkeiten von Dokumenten und den zugehörigen Metainformationen nahezu immer eine auf definierte Schnittstellen basierende Integration in vorhandene Anwendungssysteme und Fachverfahren.

Im Partnernetzwerk der d.velop Gruppe hält die d.velop public sector GmbH den führenden Partnerstatus eines d.velop competence centers (d.cc) für die öffentliche Verwaltung und ist in strategischen Entwicklungsprojekten der d.velop Familie für den Zielmarkt öffentliche Verwaltung eingebunden.

Das Leistungsspektrum der d.velop umfasst neben der Entwicklung von ECM-und DMS-Lösungen mit Systemintegrationen zu kommunalen Fachverfahren und ganzheitlichen Projektumsetzung (Beratung, Realisierung, Einführung, Schulung) die Betreuung der Kunden im Rahmen von Service und Support.

Lösungen


d.velop ECM für die ganze Verwaltung
Das Enterprise Content Management (ECM) von d.velop public sector (ehemals codia) auf Basis von d.3 ist ein Alleskönner! Der modulare Aufbau ermöglicht sowohl die partielle Installation von Komponenten als auch eine schrittweise erweiterte Einführung IT-gestützter Vorgangsbearbeitung oder eben die Komplettlösung auf einen Schlag. Entsprechend der individuellen Anforderungen wird dabei die bestehende Aufbau- und Ablauforganisation flexibel integriert.
codia_loesungsuebersicht.pdf (PDF, 1.410 KB)

Schriftgutverwaltung / Aktenplan
Das Modul Aktenplan/Schriftgutverwaltung ermöglicht eine vollständig elektronische Schriftgutverwaltung.Es bildet sämtliche Verwaltungs- und Registraturprozesse zentral ab und sorgt für eine querschnittliche Dokumenten- und Schriftgutablage gemäß Aktenplan. Der bisherige Aktenplan wird dabei weiterhin genutzt und die Anwender arbeiten in ihren gewohnten Abläufen. Die Begriffe Akte, Vorgang und Dokument werden von der papierbasierten in die elektronische Welt übernommen.
Schriftgutverwaltung_Aktenplan.pdf (PDF, 535 KB)

Automatisierte Rechnungsbearbeitung mit Freizeichnungsworkflow
Eingangsrechnungen erfassen, prüfen und bearbeiten – dies ist auch in der Öffentlichen Verwaltung mit erheblichem Kosten- und Zeitaufwand verbunden. Die Lösung "Automatisierte Rechnungsbearbeitung mit Freizeichnungsworkflow“ sorgt hier für Transparenz und Schnelligkeit.
automatisierte_rechnungseingangsbearbeitung.pdf (PDF, 983 KB)

ECM für Hochschulen
Enterprise Content Management (ECM) und Workflow spielen an deutschen Hochschulen eine immer größere Rolle. Grund ist der allseits vorherrschende Sparzwang. Mittelverteilungsmodelle der Länder zwingen die Hochschulen, Personal zu reduzieren; gleichzeitig wird es immer schwieriger, neue Mitarbeiter einzustellen und Stellen nach zu besetzen. Mit dem bisherigen Personal und knapper werdenden Ressourcen müssen also dieselben Aufgaben sowie neu hinzukommende in der gleichen Qualität bewältigt werden. Hier können ECM-Lösungen für die elektronische Dokumentenbearbeitung und -archivierung helfen. Hochschulen verkürzen damit ihre internen Geschäftsprozesse und verbessern das gesamte interne Prozess-Controlling.
ecm_in_hochschulen.pdf (PDF, 764 KB)

Referenzen


Stadt Osnabrück
Im Rahmen ihrer eGovernment-Strategie setzt die Stadt Osnabrück auf Dokumentenmanagement, eAkte und digitale Vorgangsbearbeitung mit d.3ecm. Inzwischen rangiert sie auf Platz 8 des Smart City Index 2020, dem jährlichen Digitalranking der deutschen Großstädte des Bitkom, bei der Unterkategorie „Verwaltung“ – auf Platz 2. Die Hansestadt setzt auf vollständige Durchdringung der Verwaltung mit ECM-Technologie. Grundstein dafür war ein eGovernment-Projekt im Jahr 2004 mit verschiedenen Maßnahmen, darunter einem Formularservice, der Einrichtung einer virtuellen Poststelle und einer digitalen Bauplattform.
Lesen Sie die ganze Erfolgsgeschichte der Stadt Osnabrück.

Stadt Greven
Die Stadt Greven im Kreis Steinfurt nutzt seit 2012 die Software d.3ecm. Damals entschied man sich für die Einführung der Lösung mit den Themenschwerpunkten Belegarchivierung und Rechnungseingangsbearbeitung. Mit der Zeit installierte man mit Unterstützung der d.velop public sector GmbH (früher codia) zahlreiche Aktenlösungen: eine digitale Steuer- und Vollstreckungsakte sowie eAkten in den Bereichen Einwohnermeldewesen, Wohngeldakte, Personal und Bildung jeweils mit Anbindung an die dortigen Fachverfahren. Seit Ende 2019 führt die Stadt Greven auch ein digitales Vertragsmanagement mit der Prüfung nach §2b UStG ein.
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Kreis Borken
Seit mittlerweile mehr als zehn Jahren beschäftigt sich der Kreis Borken mit ECM, digitalen Workflows und eAkten. Inzwischen ist die Verwaltung flächendeckend von der Digitalisierung durchdrungen, das d.3ecm ist in nahezu allen Fachbereichen im Einsatz. Gerade angesichts der momentanen Lage erweist sich die technische Weitsicht als unschätzbarer Vorteil: In kurzer Zeit konnte die Kreisverwaltung mehr als ein Viertel ihrer Beschäftigten vom Homeoffice aus arbeiten lassen, ohne dass die täglichen Verwaltungsvorgänge deswegen ins Stocken geraten sind.
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Landratsamt Ansbach
Seit Frühjahr 2019 arbeiten die 17 Beschäftigten im Ausländerwesen im Landratsamt Ansbach ausschließlich elektronisch in ihrem neuen DMS mit d.3ecm. Erste Planungen zur DMS-Einführung datieren auf Januar 2015. Angesiedelt ist das DMS-Projekt in der Abteilung Finanzen, Organisation, die auch als Pilotabteilung fungierte – neben der IT und dem Sachgebiet Immissions- und Naturschutzrecht. Anders als in vielen anderen Verwaltungen, die sich zunächst der DMS-Integration in ihre großen Fachverfahren widmen, startete das Landratsamt Ansbach mit der allgemeinen Schriftgutverwaltung.
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FH Münster
Bei der Beauftragung von externen Lehrkräften, beim Vertragsmanagement oder der E-Rechnung optimiert die FH Münster durch die ECM-Technologie seit 2015 ihre internen Prozesse. Angesichts räumlich verteilter Fachbereiche und zentraler Dienste bedeutet das Arbeiten mit digitalen Dokumenten für jede Hochschule einen enormen Effizienzgewinn. An mehreren Standorten kann man dadurch auf Personalakten, Rechnungen und Verträge parallel zugreifen. Das Vertragsmanagement ist für die FH Münster bedeutsam, besonders vor dem Hintergrund der Einführung des § 2b UStG.
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Hochschule Düsseldorf
An der Hochschule Düsseldorf kam das Thema E-Rechnung im Jahr 2017 zum ersten Mal auf. Drei Jahre später war die Lehreinrichtung pflichtgemäß in der Lage, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Dafür sorgte der Einsatz der Software d.3ecm von d.velop, implementiert durch die d.velop public sector GmbH. Die Hochschule hat außerdem die E-Dienstreise@HSD mit d.3ecm eingeführt. In Sachen Digitalisierung gehört die Hochschule Düsseldorf damit landesweit zu den Vorreiterinnen im Hochschulumfeld.
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Jobcenter Wuppertal
25.000 Bedarfsgemeinschaften mit etwa 50.000 Leistungsbeziehenden führt das Jobcenter Wuppertal mittlerweile in elektronischen Akten. Die Ausstattung des Jobcenters mit ECM-Technologie ist nicht der erste Schritt, mit dem die Stadt Wuppertal durch Softwareeinsatz ihre E-Government-Strategie umsetzt. Bislang hat die Verwaltung mit ECM-Lösungen auf Basis des d.3ecm-Systems digitale Akten im Steueramt, in der Stadtkasse und Teilen des Stadtarchivs aufgebaut sowie eine automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung realisiert.
Lesen Sie die ganze Erfolgsgeschichte des Jobcenters Wuppertal.



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Marburg macht Schluss mit analogen Akten.
Kommunale 2019: d.3ecm am codia-Stand und im IT-Talk
[10.10.2019] Die vollständig digitalisierte Rechnungsverarbeitung ist ein wichtiges Thema am Stand von codia auf der Kommunale. Darüber hinaus ist das Unternehmen auch auf dem IT-Talk mit einem Vortrag vertreten. mehr...
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